Eklo Hotels exploite dix établissements en France, construits autour d’un concept hôtelier économique et écologique, avec des chambres pouvant accueillir entre une et huit personnes, sa propre enseigne de restauration French Kiss, ainsi que des espaces événementiels et des coffee shops. À mesure que le groupe s’est développé, il a transféré l’ensemble de son portefeuille vers Apaleo, la plateforme ouverte de property management, API-first, automatisant le traitement des réservations, les réservations de groupe et les rapports quotidiens dans les dix hôtels.
Près de deux ans plus tard, Karine Girard, Regional Operations Manager chez Eklo, estime le gain à au moins deux minutes sur chaque réservation lors de l’étape d’intégration. Sur les 22 142 réservations traitées par le groupe en juin 2025, cela représente au moins 738 heures de travail des équipes. Mais ce qu’elle apprécie encore davantage, c’est ce qui s’est passé après la signature du contrat. « Ce n’est pas simplement un prestataire qui a déployé un outil pour nous et qui, aujourd’hui, n’est plus là. C’est une véritable collaboration, une vraie communication sur le long terme. Ayant travaillé avec plusieurs property management systems au cours de ma carrière, c’est le seul avec lequel nous avons cette collaboration au quotidien. »
Une marque qui a dépassé les capacités de ses propres systèmes technologiques
Les premiers hôtels Eklo accueillaient une clientèle de loisirs avec une offre F&B légère. Depuis, le groupe a ajouté des salles de conférence dont les premiers établissements ne disposaient pas, des espaces de restauration privés et deux coffee shops à Bordeaux et Nantes.
« Nous voulons que nos établissements soient de véritables lieux de vie, ouverts sur leur environnement, sur nos quartiers, sur nos villes », explique Karine Girard. « Pas seulement pour les clients extérieurs, mais aussi pour être des acteurs locaux. »
Dix établissements, plusieurs activités au sein de chaque bâtiment, une promesse de marque unique pour l’ensemble du groupe. C’est cette combinaison qui a commencé à mettre l’ancien système sous pression.
Le déclencheur de Porte de Versailles
Eklo a ouvert Paris Porte de Versailles en 2024. En tant que fleuron immobilier du groupe, avec un volume bien plus important de réservations individuelles et sa première activité MICE significative, il a rapidement mis en évidence les limites d’un PMS traditionnel.
Les équipes vérifiaient et corrigeaient manuellement presque chaque réservation : tarif, nombre de clients, routage, gestion des cartes corporate et virtuelles, tokenisation des cartes et saisie manuelle des paiements prépayés. Les plus petits établissements Eklo parvenaient à absorber cette charge de travail, mais avec le volume de réservations d’Eklo Paris, ce n’était pas gérable.
« Nous perdions du temps à répéter de nombreuses tâches humaines, ce qui entraîne inévitablement beaucoup d’erreurs », explique Karine Girard. « Une perte de temps pour les équipes, mais aussi une perte d’argent pour le groupe. »
À l’époque, elle était responsable de la qualité et du parcours client et a dirigé l’analyse qui a suivi. Avant que le groupe puisse repenser son écosystème technologique dans son ensemble, il fallait d’abord en changer le cœur.
Un pilote, puis l’ensemble du portefeuille en cinq mois
Eklo a testé Apaleo dans son établissement de Bordeaux en novembre 2024, avant de migrer ses autres hôtels entre janvier et mai 2025.
Le traitement des cartes a également évolué. La tokenisation et la préautorisation des paiements s’effectuent désormais au sein du logiciel ; les données des cartes ne sont donc plus saisies manuellement, y compris pour les réservations prépayées. La réduction du nombre de personnes amenées à manipuler les données des cartes constitue un gain en matière de sécurité qui ne se traduit pas par un gain de temps.
Pour l’activité groupe, Eklo travaille avec Backyou, désormais connecté à Apaleo. Une demande d’option est directement envoyée dans le PMS et passe au statut confirmé une fois validée, au lieu d’être recréée manuellement dans un second système. Environ 40 demandes de groupe par jour arrivent à Porte de Versailles, où une équipe commerciale de cinq personnes gère l’activité groupes et événements. « Avant, il y avait des oublis, il nous arrivait de ne pas mettre une option », explique Karine Girard. « Aujourd’hui, cette fluidité permet à nos équipes commerciales de se concentrer sur la réponse aux demandes plutôt que sur la saisie de données. »
Le reporting a également changé au siège. Auparavant, chaque hôtel transmettait ses chiffres à l’aide d’extractions Excel. Depuis, Eklo a connecté son outil financier à Apaleo, et les rapports quotidiens sont désormais générés automatiquement. « À 9 h, les hôtels savent exactement ce qu’ils ont réalisé l’année précédente, où ils en sont par rapport à leur budget depuis le début de l’année et depuis le début du mois », explique Karine Girard. « Le siège, l’équipe financière et nos investisseurs savent également très précisément ce qui se passe dans les hôtels. »
Un écosystème technologique en constante évolution
Trois intégrations sont désormais terminées, notamment un parcours client digital qui permet déjà aux clients d’acheter des surclassements et des services supplémentaires. Eklo travaille actuellement à l’intégration de la gestion des stocks entre le système de caisse de ses restaurants et Apaleo, afin que les ventes décrémentent automatiquement l’inventaire, et finalise son CRM dédié au parcours client.
Cette intégration des stocks a commencé par une mise en relation effectuée par Karine Girard elle-même, qui a présenté un contact d’Apaleo au fournisseur lors d’un salon professionnel. Aujourd’hui, cela fonctionne dans les deux sens : lorsqu’Eklo envisage d’adopter un nouvel outil, Apaleo est son premier interlocuteur. « Apaleo connaît nos hôtels, connaît nos équipes, connaît notre gamme d’hôtels », explique-t-elle. Le groupe participe également à des sessions produit trimestrielles et teste certaines fonctionnalités en version bêta.
L’IA entre les mains des équipes
Karine Girard considère la personnalisation et le revenue management comme les prochains leviers. Eklo utilise déjà des chatbots avec son partenaire Bowo, qui répondent aux questions simples des clients en moins d’une minute, alors que la disponibilité du personnel impliquait auparavant plusieurs heures d’attente.
En revanche, elle exclut le modèle sans personnel. « L’idée n’est pas d’avoir un groupe hôtelier 100 % digital. Il est hors de question pour nous de remplacer nos réceptionnistes par un check-in 100 % digitalisé. » D’autres groupes font ce choix. Eklo, en tant qu’acteur de l’hôtellerie économique capitalise sur la qualité de l’accueil et le contact humain, c’est ce qui fait l’ADN du groupe.
« Au final, ce sont les gens qui feront la différence. Mais ce sont les outils que nous mettons entre leurs mains qui leur permettent d’être aussi efficaces que possible. »
Karine Girard s’attend à ce que l’écosystème technologique continue de s’enrichir à mesure que le groupe se développe. « Le groupe n’a pas fini de grandir. »
