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Lorsque vous gérez une chaîne, vous devez simplifier la gestion répétitive d’une même tâche à réaliser pour plusieurs hôtels. Et, sachant que votre temps est précieux, nous avons travaillé sur une solution pour que vous puissiez désormais gérer facilement la création et le suivi de vos agences de voyage, de vos sociétés et de vos codes promotionnels.
Comment procéder ?
Dans l’extranet, lorsque vous accédez à la section “Vente privée” avec votre utilisateur de chaîne, vous verrez deux nouvelles sections, “Codes” et “Agences et entreprises”, qui étaient déjà disponibles dans l’extranet chaque hôtel.
Dans ces sections, vous pourrez gérer tout ce dont vous avez besoin à l’aide de feuilles de calcul Excel. Accédez à l’une d’entre elles, téléchargez le fichier qui vous servira de guide et commencez à remplir toutes les informations que vous souhaitez.
Pourquoi avons-nous choisi la gestion via Excel ?
Grâce à la faculté des feuilles de calcul, vous pourrez réaliser toutes les combinaisons de codes, d’établissements et de conditions que vous souhaitez avec des filtres, des formules, des “copier-coller” massifs, etc.
Pour les agences de voyage / entreprises, vous pourrez :
- Saisir les informations pour chacune d’entre elles : nom, adresse, numéro de TVA, IATA, coordonnées, etc. Vous pouvez les créer pour tous les établissements ou seulement pour certains d’entre eux.
- Attribuer les mêmes caractéristiques à toutes les agences ou entreprises ou personnaliser les données, comme la commission à attribuer à chacun, si elle doit se faire sur le net ou le brut ou si des conditions particulières doivent être appliquées pour le paiement de chacune des agences/entreprises.
Vous pouvez facilement dupliquer les informations et en créer autant que vous le souhaitez.
Pour les Codes, vous pourrez les gérer de la même manière et également :
- Saisir toutes les informations relatives à vos codes telles que le nom interne, la réduction à appliquer, la manière dont il doit s’appliquer en lien avec votre club et même s’il applique une réduction différente à certaines dates ou s’il ne doit s’appliquer qu’à une certaine période.
- Créer le même code pour tous vos établissements, en le personnalisant avec des conditions différentes pour chacun d’entre eux.
- Configurer une limite d’utilisation partagée des codes entre tous les établissements, une nouvelle fonctionnalité très appréciée.
- Associer les codes aux agences que vous avez préalablement créées.
Une fois que vous avez créé des agences/entreprises et/ou des codes promotionnels, vous pouvez à tout moment revenir à ces sections pour consulter un résumé de ce qui s’y trouve ou pour supprimer, modifier ou personnaliser davantage les informations.
Si vous avez commis une erreur en remplissant le fichier Excel, le système vous avertira afin que vous puissiez le corriger et poursuivre votre processus de téléchargement.
Qu’advient-il de tout ce que j’ai déjà créé dans le système au niveau de l’hôtel ?
Jusqu’à présent, notre système fonctionnait au niveau de l’hôtel et vous aviez créé vos agences/entreprises et vos codes promotionnels pour chacun de vos établissements. Désormais, vous aurez plusieurs façons de le configurer :
- Au niveau de chaque hôtel, c’est-à-dire comme auparavant. Tout ce que vous avez déjà créé continuera de fonctionner. Si vous choisissez de continuer ainsi, vous pouvez conserver cette configuration. Cela peut également être un avantage, car vous pouvez donner de l’indépendance à un ou plusieurs hôtels si nécessaire, en créant vos propres éléments.
- Au niveau de la chaîne, tout ce que vous créez peut être affecté aux établissements que vous souhaitez avec la personnalisation nécessaire. Vous pouvez migrer tout ce qui a déjà été créé au niveau de l’hôtel et l’appliquer pour toute la chaîne.
- Les deux systèmes peuvent coexister. Si vous le souhaitez, conservez tout ce que vous avez déjà créé et commencez désormais à créer les nouveaux éléments au niveau de la chaîne. Vous pouvez conserver les deux et ils fonctionnent parfaitement !
Dois-je activer ou faire quelque chose pour que cette nouvelle fonctionnalité soit active ?
Elle est déjà disponible pour votre chaîne et vous n’avez rien à activer de plus. Votre account manager est à votre disposition, si besoin, pour vous aider à trouver la meilleure façon de vous en servir. Nous vous aiderons dans la migration ou la création si vous voulez disposer de toute l’information au niveau de la chaîne. Au travail !
