3 outils pour booster votre organisation et votre productivité au quotidien

On commence cet article de manière originale avec une petite question inspirante…

Quel serait votre vœu le plus cher dans votre quotidien de porteur de projet ou d’exploitant d’hébergement touristique ?

• Réponse 1️⃣ : Faire en sorte que l’ensemble de mes voyageurs soient 100 % satisfaits de leur séjour au sein de mon établissement ⭐️⭐️⭐️⭐️
• Réponse 2️⃣ : Maximiser ma rentabilité, embellir mon lieu et générer un niveau de trésorerie le plus élevé possible 🤑
• Réponse 3️⃣ : Optimiser l’organisation de ma journée, ma productivité pour me garder un temps personnel suffisant à mon équilibre de vie ⚖️
• Réponse 4️⃣ : Embaucher du personnel, structurer mon entreprise pour en faire toujours plus 💪🏼

Nous ne portons aucun jugement de valeur et libre à vous de vous positionner sur celle qui vous correspond le mieux 😇. Au sein de Guest & Strategy et plus particulièrement en tant que Gérant de l’agence depuis mars 2010, je réponds sans l’ombre d’un doute : “ Optimiser l’organisation de ma journée, ma productivité pour garder un temps personnel suffisant à mon équilibre de vie ” 😌  Je n’oublie pas les 3 autres voeux mais ils découleront naturellement au sein de votre activité si votre gestion du temps est maîtrisée année après année, saison après saison 💪

Alors pourquoi un article sur un tel sujet ?

Lors de nos ateliers d’idéation avec l’Office de Tourisme d’Ancenis, la nécessité d’apprendre à gérer et optimiser son temps figurait dans le top 3 des besoins des prestataires.  Ce constat, nous le faisons également à l’issue de nos innombrables formations, conférences ou encore coachings auprès de nos porteurs de projet et exploitants d’hébergements touristiques. Aussi simple que cela puisse paraître, il est très difficile pour un professionnel du tourisme de bien gérer son temps. Vous le savez, sans nous chercher d’excuses, les raisons sont multiples :

• La passion nous guide au quotidien et je ne prends pas conscience du temps qui passe 🕰
• La satisfaction client est notre leitmotiv alors je suis capable de passer un temps infini pour les combler ⭐️
• Nous n’avons pas 1 métier mais plus d’une dizaine alors comment voulez vous que je m’en sorte dans 24 heures ! 👩🏻‍🌾👨🏽‍🍳👩🏼‍🔧
• Les tâches s’enchaînent sur un rythme infernal sans que je ne prenne le recul nécessaire d’analyse, de séquençage, de priorisation, etc. 🗓
• Je rencontre des difficultés de recrutement, particulièrement cette année, donc je suis littéralement au four et au moulin sur le fil du rasoir en permanence 🏃🏼‍♀️🏃🏾‍♂️
• …

Nous voulons à travers cet article, vous donner quelques pistes de réflexion et autres outils les plus opérationnels possibles afin d’arriver à mieux organiser votre temps du quotidien. Les bénéfices seront multiples :

• Santé physique 🚴🏼‍♂️
• Vitalité mentale ❤️
• Gain de productivité et d’efficacité synonyme d’accroissement de la satisfaction client donc de leur fidélisation 🤝
• J’anticipe plutôt que je fais face à l’urgence 💡
• Capacité à durer dans le temps sur 5, 10, 15 ans voire davantage avec toujours le même plaisir, la même passion et envie 💪🏼

1er outil : la semaine type

1er outil que nous vous partageons et que nous utilisons dans nos accompagnements de porteurs de projet et d’exploitants est la semaine type :

Le principe :

1. Vous découpez votre semaine en plusieurs tâches. Exemples :
   • a. Gestion des demandes de réservations
   • b. Mise en place du petit-déjeuner
   • c. Débarrassage du petit-déjeuner
   • d. Accueil de voyageurs
   • e. Ménage des chambres
   • f. Traitement administratif
   • g. Gestion marketing : réseaux sociaux, avis clients, site Internet, etc
   • h. Entretien du jardin
   • i. Etc, etc

2. Vous allouez un temps que vous estimez nécessaire par semaine pour chaque tâche. A noter que la tâche peut bien évidemment être répétée à plusieurs reprises. A vous de la glisser selon les horaires et les jours qui vous paraissent les plus appropriés. Certaines tâches sont “délocalisables” telles que le marketing ou l’administratif mais d’autres comme le ménage ou l’accueil de vos voyageurs, doivent respecter une fréquence et un horaire attitrés.

3. Pour davantage de clarté, vous pouvez catégoriser les tâches en famille et chaque famille aura sa couleur attitrée

4. A la différence de votre enfant qui n’a pas le choix que de respecter son emploi du temps scolaire et périscolaire, votre semaine type est là pour vous guider, vous offrir un cadre et un repère. Connaissez là, appliquez là au maximum mais sachez y faire quelques entorses face à des exceptions comme des tâches exceptionnelles que vous jugeriez urgentes et prioritaires.

Illustration d’une semaine type :

Le 2ème outil : la Matrice d’Eisenhower

On connaît Eisenhower comme l’un des présidents des Etats-Unis mais on lui doit également cet outil qui nous intéresse particulièrement aujourd’hui 💡

Cette matrice éponyme vous permettra de prioriser vos tâches selon 2 critères d’évaluation essentiels : le niveau d’importance et d’urgence.

Et oui, arrêtez de penser que vos tâches sont toutes aussi importantes les unes des autres et qu’elles doivent être avalées dans une urgence systématique. C’est faux ! Une telle démarche est contre productive pour ne pas dire destructrice sans générer la moindre efficacité 🤷‍♂️

Au sein de la matrice ci-dessous, vous retrouvez 4 quadrants dont l’issue est soit :

1. La planification de la tâche 🕝
2. Le traitement immédiat de la tâche ✅
3. La délégation de la tâche lorsque cela vous est possible 👥
4. L’abandon de la tâche 🗑

Passons à l’étape de l’illustration afin que vous puissiez encore mieux matérialiser la puissance d’une telle petite organisation. Vous avez un couple de clients installé dans l’un de vos gîtes et ils vous rapportent un souci de wifi qui d’après leurs dires, ne fonctionne pas. Où est-ce que vous classeriez l’action… ? N’ayons pas d’hésitation et ne jouez pas avec la réputation de votre établissement, la question du wifi est un sujet de “ vie ou de mort “ pour vos clients alors on bascule cela dans le quadrant 1 à savoir “ à traiter en priorité “ et on cherche à résoudre ce dysfonctionnement au plus vite.

A l’inverse, vous vous posez des questions sur votre logiciel de réservation en ligne appelé moteur de réservation ou encore “Booking Engine” dans un léger anglicisme. Est-il le plus adapté du marché ? Dois-je basculer vers une autre solution ? Où est-ce que vous mettriez cette tâche à savoir étudier l’intérêt de quitter son moteur de réservation actuel pour basculer vers une autre solution sachant que nous sommes à l’aube de votre nouvelle saison touristique ? Personnellement et par expérience, je positionnerais cette éventualité dans le quadrant 2 à savoir à planifier ✅

Notre conseil très opérationnel est ici de ne pas attendre que les tâches tombent sur vous mais davantage que vous soyez en capacité de les lister, de les anticiper puis de les classer 🧠

Illustration de la matrice d’Eisenhower:

 3ème et ultime outil : le rétro-planning

Allez, un petit dernier pour la route qui se cumule parfaitement avec les 2 précédents pour créer votre véritable éco-système d’optimisation de votre temps, de votre productivité et plus largement de votre succès 🚀

Après avoir listé vos tâches dans votre semaine type et après les avoir priorisées, on regarde maintenant vers le futur. 

Quels sont mes chantiers à venir ? Quelles sont les dates clés que je ne dois pas oublier s’inscrivant dans les prochaines échéances ? Quels sont mes projets que je dois prévoir, anticiper dans les mois voire années à venir ?

N’attendez pas la dernière minute, vous risquez de travailler dans l’urgence donc mal par définition et encore plus périlleux, vous vous laissez la possibilité d’oublier des dates clés  📆

Vous pouvez classer les tâches en fonction de leur nature, de leur dimension ou des grandes étapes du projet dont elles font partie. Par exemple :

• Marketing/commerciale :
  • Séance photos professionnelles
  • Mise à jour de mon site Internet voire refonte
  • Renouvellement de mes annonces et autres abonnements de mes annuaires de référencement
  • Renouvellement de mon nom de domaine et mon hébergement web
  • Etc, etc.

• Expérience client :
  • Identifier un nouveau fournisseur local de confitures et miel
  • Vider la piscine pour le nettoyage d’après saison
  • Elaguer les arbres centenaires de mon parc
  • Revoir mon livret d’accueil et le basculer au format numérique
  • Rafraîchir la peinture de la chambre familiale et du gite de 6 personnes
  • Etc, etc.

• Administratif :
  • Elaborer mon bilan de trésorerie trimestriel
  • Revoir mon classement meublés de tourisme tous les 5 ans
  • Mettre aux normes RGPD mon site Internet et mes moyens de communication
  • Dresser ma comptabilité fournisseurs et clients sur un rythme mensuel
  • Etc, etc.

Egalement le temps de formation perso et / ou de « veille » est primordial 🔍 Avec notre outil Guest Learning, vous pouvez vous fixer par semaine un créneau d’une heure de formation + 15 minutes pour suivre les dernières actualités du secteur touristique. Le e-learning permet de se former à son rythme, selon votre temps disponible et où que vous soyez 🎯

Illustration d’une trame de rétro-planning :

En cadeaux bonus, des outils organisationnels :

• Time Camp ➡️ pour mesurer le temps passé à faire une tâche : ainsi, si c’est une tâche récurrente vous saurez à l’avenir combien de temps elle vous prendra ⌛️
• ASANA ➡️ pour récapituler les tâches. C’est d’autant plus utile si vous êtes plusieurs à gérer votre structure. Vous pouvez créer des missions collaboratives et attribuer des tâches avec des échéances ✅
• Google Calendar ➡️ on ne le présente plus mais il est toujours aussi efficace dans la gestion de vos tâches notamment avec un agenda par défaut, un agenda partagé et le cumul de vos tâches avec vos réservations clients 📅
• Comme alternative à Google Calendar, vous pouvez également utiliser Framagenda 👍🏼

Organiser son temps, le mot de la fin

Vous l’aurez compris, une bonne organisation ne dépend pas du hasard ! Dans les métiers que sont les nôtres, nous devons chaque jour gérer des imprévus, des urgences ou des aléas qui viennent perturber notre emploi du temps déjà bien chargé. Dans un tel contexte, il est facile de se laisser submerger et de perdre le contrôle sur sa propre activité 🆘

Le secret de la gestion du temps réside donc dans votre capacité à hiérarchiser et organiser les tâches en fonction de leur niveau d’importance. Pour cela, nous vous avons donné quelques outils 🛠. Mais vous devez également être en mesure d’établir des limites entre vie professionnelle et vie privée : réussir à déconnecter, c’est soulager le stress et la tension d’une journée chargée pour être plus efficace le lendemain ✌🏼

Cependant, il n’y a pas qu’une seule bonne manière de gérer son temps. Si certains travaillent plus efficacement lorsqu’ils sont sous la pression d’une deadline imminente, d’autres, au contraire, ne supporteront pas de devoir gérer une tâche importante au dernier moment et préféreront la traiter longtemps en amont.

Ainsi, même si cet article vous donne quelques pistes qui peuvent vous être utiles pour améliorer votre productivité, c’est à vous de définir la stratégie qui vous correspond le mieux !