Chers WuBookers,
depuis quelque temps déjà, une nouvelle figure s’est imposée aux côtés des hôteliers et des propriétaires : le property manager, un professionnel de l’hospitalité chargé de gérer plusieurs hébergements pour le compte de tiers.
C’est en pensant à eux et à leurs besoins spécifiques que nous avons développé Vacation Rental, un module dédié au sein de notre PMS. Découvrons-le ensemble.
Qu’est-ce que Vacation Rental et à quoi sert-il ?
Gérer un hôtel, une maison de vacances ou un B&B est un travail exigeant qui demande organisation, temps et ressources. Lorsque le nombre de propriétés augmente, l’activité devient encore plus complexe. C’est pourquoi nous avons décidé de soutenir ceux qui, pour leur travail, gèrent plusieurs hébergements, souvent qui ne leur appartiennent pas.
Vacation Rental est le module de Zak de WuBook spécialement conçu pour ceux qui exercent ce métier. Grâce à un ensemble de fonctionnalités dédiées, il simplifie le travail des property managers, tant en termes de gestion opérationnelle que de relation avec les différents propriétaires, ainsi que pour les tâches administratives.
De plus, étant développé au sein de notre PMS pour les établissements touristiques, il peut être facilement intégré à tous les logiciels de vente, tels que le Channel Manager et le Booking Engine, essentiels pour garantir visibilité et chiffre d’affaires.
Mais comment fonctionne-t-il en détail ?
Fonctionnalités et caractéristiques du nouveau module
Commençons par le début : dans Zak Vacation Rental, vous pouvez enregistrer une ou plusieurs propriétés, chacune dotée de ses propres caractéristiques (nom de la propriété, tarifs et règles de vente, etc.). Chacune d’entre elles peut également être associée à un ou plusieurs propriétaires, qui peuvent être identiques ou différents.
Prenons l’exemple d’un property manager qui gère cinq appartements touristiques à Bologne : en accédant au PMS, il peut visualiser les performances globales de l’ensemble de l’activité — par exemple, le chiffre d’affaires généré par toutes les propriétés — ou se concentrer sur un seul appartement pour effectuer des modifications et ajustements ad hoc. Ceux-ci peuvent concerner les rotations de ménage, les prix, le calendrier des disponibilités, les canaux de vente, et bien plus encore.
La plateforme est simple et intuitive à utiliser : elle permet d’effectuer des actions rapides en masse ou des actions plus spécifiques sur chaque logement individuel. Il n’y a aucune limite au nombre de propriétés pouvant être ajoutées, ni d’exigence concernant leur localisation géographique : le property manager peut gérer facilement des biens situés dans différentes régions, le tout depuis la même interface.
Mais la facilité d’utilisation n’est pas la seule qualité de Vacation Rental : examinons de plus près certaines de ses principales fonctionnalités.
Gestion simplifiée des contrats clients : adieu la paperasserie
Dans de nombreux pays, lorsqu’un client réserve une chambre ou un appartement, il signe un contrat qui réglemente les conditions de vente et les accords avec le property manager. Prenons à nouveau l’exemple du property manager de Bologne mentionné plus haut et imaginons combien de contrats il doit préparer, envoyer et vérifier pour chacun des cinq appartements qu’il gère.
Pour éviter qu’il ne passe tout son temps à cette tâche, le module Vacation Rental de Zak dispose déjà d’un système qui automatise cette activité. Grâce au système de modèles, il est possible de préparer et d’enregistrer des contrats standards qui peuvent être programmés ou envoyés manuellement pour chaque réservation.
Cela signifie qu’ils n’ont plus besoin d’être personnalisés à chaque fois et que le property manager peut se consacrer à d’autres tâches.
Reporting détaillé et diversifié : tout sous contrôle en permanence
La santé de l’activité se reflète dans les données. Zak permet au property manager de consulter les KPI d’un seul logement ou de l’ensemble des propriétés gérées, ou encore de sélectionner uniquement ceux appartenant à un certain propriétaire.
Selon les filtres appliqués, il peut visualiser les réservations reçues, les montants, les extras générés, les frais de ménage et — autre facteur de simplification — la commission attendue pour lui-même, pour le propriétaire, ainsi que pour les OTA à l’origine de la vente.
Un rapport similaire peut ensuite être partagé avec les différents propriétaires, qui conservent ainsi un contrôle permanent sur la performance et le reporting de leurs biens.
Vue (et paramètres) dédiés aux propriétaires : vive l’autonomie
Parlons des propriétaires : nous savons que beaucoup souhaitent rester informés de l’occupation et des réservations reçues. Dans certains cas, cependant, cette curiosité compréhensible peut devenir stressante pour le property manager, qui doit non seulement veiller au bon fonctionnement de tout, mais aussi tenir les différents propriétaires à jour.
Les vues dédiées résolvent parfaitement ce problème : grâce à un simple lien personnalisé, le propriétaire peut toujours consulter en temps réel la disponibilité des logements et les dates pour lesquelles des réservations ont été effectuées. Et si le property manager a accordé des permissions d’édition, le propriétaire peut également fermer des dates de manière autonome pour gérer directement la disponibilité de son appartement.
Messagerie centralisée : un seul panneau pour toutes les communications
Que se passe-t-il lorsqu’un client demande des informations via Booking.com ou Airbnb ? Pas de panique : Zak permet de gérer tous les messages provenant de ces OTA depuis une seule page. Lorsqu’un message est reçu, Zak notifie le property manager, qui peut accéder à cette section pour lire et répondre à toutes les demandes des clients ayant réservé via ces deux plateformes.
Ainsi, il n’est plus nécessaire de perdre du temps entre les différents intranets des agences tout en conservant une vue complète des communications avec les clients.
Génération du rapport DAC7 (pour le marché italien)
Avec l’introduction du règlement européen connu sous le nom de DAC7, les plateformes qui gèrent des ventes en ligne sont tenues de transmettre des données sur les vendeurs dépassant certains seuils de revenus à l’Agence des revenus italienne (Agenzia delle Entrate). Vacation Rental permet de générer ces rapports pour les autorités fiscales : une fonctionnalité essentielle qui réduit la charge opérationnelle des property managers et qui sera bientôt étendue à d’autres marchés européens.
Tous les avantages du module WuBook pour les property managers
Toutes ces fonctionnalités garantissent aux property managers une gestion fluide et ergonomique, leur permettant de se concentrer sur les aspects de l’activité qui requièrent toute leur attention, sans distractions. Le tableau de bord complet et intuitif, la gestion du DAC7, la répartition automatique des commissions entre le gestionnaire et les différents propriétaires, ainsi que la création et l’envoi des contrats de location pour les clients sont des fonctionnalités pratiques qui font gagner du temps et de l’énergie, tout en contribuant au chiffre d’affaires des propriétés.
De plus, nous travaillons actuellement à la mise en place d’autres fonctionnalités qui permettront, par exemple, une gestion encore plus fluide et semi-automatique des paiements et des factures entre les professionnels de l’hospitalité et les propriétaires.
Alors, comment obtenir ce module précieux ? Contactez le support pour l’activer ou pour recevoir plus d’informations. Nous sommes toujours disponibles pour ceux qui souhaitent grandir avec nous !
