Démo Live – Thaïs PMS avec Alicia Dorget

Thaïs PMS est une solution technologique française dédiée aux hôteliers et restaurateurs. Le système combine de manière native les fonctionnalités de Property Management System (PMS) et de Point of Sale (POS).

L’histoire de Thaïs PMS remonte à 2006/2007. Le fondateur, Aurélien, étudiant en informatique, a initialement développé la solution pour répondre aux problématiques métier de l’hôtel-restaurant familial situé dans le Jura. La société s’est lancée en étant déjà Full Cloud, une approche avant-gardiste à l’époque qui n’a trouvé son marché qu’en 2013. Aujourd’hui, Thaïs PMS fait partie du paysage hôtelier depuis près de 20 ans et dessert environ 1000 hôtels en France et dans les pays francophones.

Clientèle et modularité

Thaïs PMS s’adresse principalement aux hôteliers et hôteliers restaurateurs. La clientèle s’étend des petits établissements (jusqu’à 50 chambres) aux hôtels de 100 chambres, ainsi qu’aux résidences, appart’hôtels et campings ayant des besoins hôteliers. L’entreprise travaille avec des établissements indépendants, des groupes et des centrales.

Le cœur de métier de Thaïs PMS demeure le PMS, mais la solution est modulable selon les activités des établissements. Elle intègre de façon native la partie restauration (POS) et la partie « service », qui permet de gérer la location horaire ou journalière de divers éléments, tels que des salles de séminaires, des vélos ou des parkings. Cette modularité garantit une centralisation du chiffre d’affaires et une fluidité des interactions entre les services.

Philosophie et ergonomie : l’innovation 2024

La philosophie de Thaïs PMS repose sur la création d’une solution complète et non complexe, conçue pour être intuitive et ergonomique. L’entreprise effectue des mises à jour toutes les deux semaines.

En 2024, Thaïs PMS a entrepris une refonte complète de l’ergonomie de la solution, malgré sa réputation d’être déjà intuitive. Ces nouvelles interfaces ont été pensées spécifiquement pour chaque rôle au sein de l’établissement (direction, réception, équipes ménage, serveurs).

• Dashboard pour la direction : Un tableau de bord a été créé pour la direction, servant de feuille de route quotidienne ou de to-do list pour les tâches journalières (comme l’encodage de cartes au check-in ou la gestion du ménage au check-out).
• Facilité d’utilisation : Le logiciel est hautement configurable et personnalisable, permettant notamment la mise en place des tarifs et des restrictions directement dans le PMS, qui envoie ensuite automatiquement les informations aux channel managers connectés. La personnalisation inclut des détails pratiques, comme l’ajout de pictogrammes ou de photos par chambre, ce qui est crucial pour le personnel de réception et les saisonniers.
• Responsabilisation des équipes : Thaïs PMS accompagne les clients avec des procédures de travail pour l’outil, responsabilisant les équipes à mieux segmenter et utiliser le logiciel, ce qui a un impact sur les indicateurs clés et l’accueil.

Amélioration de l’expérience client et opérationnelle

L’automatisation est au cœur de la stratégie de Thaïs PMS. L’objectif est de supprimer les tâches répétitives (les « tâches rébarbatives ») pour que les équipes puissent se concentrer sur le service client, leur cœur de métier.

• Guest app (web application) : Thaïs PMS propose une Guest App (web application) envoyée en amont de l’arrivée du client via un lien sécurisé (par email, SMS ou WhatsApp). Elle permet au client d’effectuer son pré-check-in (saisie autonome des heures d’arrivée/départ), d’accéder à la vente additionnelle (upsale), et potentiellement d’ouvrir sa porte (via des serrures connectées comme Sésame technologie).
• Fonctionnalité « vu récemment » : Une fonction simple mais efficace permet aux réceptionnistes de revenir rapidement sur les dossiers clients qu’ils manipulaient après avoir été interrompus, un scénario fréquent en réception.
• Web app ménage : Les équipes ménage peuvent utiliser un téléphone ou une tablette pour gérer les chambres à faire, signaler des problèmes de maintenance, gérer le linge ou facturer des articles de mini-bar, le tout en temps réel, fluidifiant la communication avec la réception.

Le nouveau module de restauration (POS)

Le module de restauration a été entièrement repensé et est considéré comme une innovation majeure lancée récemment (disponible pour tous les clients depuis environ deux semaines). Il a été mis à niveau pour répondre aux besoins des restaurateurs gérant jusqu’à 150 couverts.

Le POS permet de gérer le cahier de réservation qui s’alimente automatiquement si un client réserve un forfait comprenant des repas via le PMS (par exemple, une soirée étape).

Les principales fonctionnalités incluent :

• La gestion du plan de salle, incluant le multi-salle et le multi-service.
• La prise de commande sur pad ou pocket, avec une gestion flexible des menus (prise de commande individuelle ou collective).
• La possibilité de transférer la note sur la chambre ou le compte client, évitant au client de devoir payer au restaurant si le POS et le PMS ne sont pas reliés.
• Des connexions existent avec des plateformes de réservation comme Zenchef et Overfol.

Reporting et aide à la décision

Thaïs PMS met l’accent sur l’analyse de données, un point qui a été renforcé ces dernières années. Le PMS fournit les indicateurs clés (KPIs) standards comme le taux d’occupation, le RevPAR et le chiffre d’affaires, avec des possibilités de filtrage par groupe de clients ou type de chambre.

• Dashboards personnalisés : Les utilisateurs peuvent créer leurs propres tableaux de bord d’analyse, choisis spécifiquement pour leur établissement.
• RM dashboard : Un outil simple a été développé, souvent avec l’aide d’experts en Revenue Management (RM), pour analyser les montants en charge et le chiffre d’affaires, servant d’aide à la prise de décision.
• Module de recommandation tarifaire : Un module de recommandation tarifaire quasi natif a été intégré. Basé sur l’analyse de la demande, il fournit des suggestions automatiques à l’hôtelier (ex : ajustement du prix ou de la durée minimale de séjour).
• Statistiques restauration : Le nouveau POS inclut des outils d’analyse pour suivre le nombre de couverts, le ticket moyen et le chiffre d’affaires, ventilé par moment de consommation ou par jour de la semaine.

Connectivité et comptabilité

Thaïs PMS milite pour un écosystème ouvert. L’entreprise propose des API ouvertes, gratuites et documentées pour faciliter la connexion avec d’autres solutions. Thaïs PMS n’impose pas de frais de connectivité pour les partenaires. Le système utilise des webhooks pour des échanges d’informations en temps réel (déclencheurs).

• Comptabilité : Le module Resort centralise et consolide le chiffre d’affaires de l’hôtel, du service et de la restauration. Il permet l’exportation de fichiers d’écriture comptable normés. Il existe une connexion directe avec le logiciel comptable Pennylane.
• Législation : Thaïs PMS est préparé pour le passage à la facturation électronique et la connexion au portail Chorus (prévue pour 2026/2027), les factures étant déjà dématérialisées.
• Automatisation administrative : Le PMS dispose d’une connexion directe avec l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques (INC) pour l’automatisation de l’envoi des rapports administratifs mensuels.
• Communication client : Un module de communication permet d’envoyer le bon message au bon moment, de la confirmation à la facturation, réduisant ainsi les tâches répétitives. Ce module gère également la communication interne (ex : SMS automatique au night après la clôture de caisse).

Tarification et support

Thaïs PMS privilégie la transparence en affichant ses tarifs directement sur son site. L’exemple donné est un coût mensuel d’environ 350 € HT pour un établissement de 50 chambres avec restaurant. Ce coût inclut les liens sécurisés 3D Secure.

Un aspect essentiel de l’offre Thaïs PMS est l’absence d’engagement : la solution est sans engagement ni reconductions tacites.

Les équipes de Thaïs PMS sont basées en France (principalement à Montpellier et Bordeaux), et l’entreprise met l’accent sur le support humain et l’accompagnement personnalisé pour la prise en main et le déploiement de la solution.

Perspectives d’avenir

En 2026, Thaïs PMS prévoit d’intégrer des TPE (Terminaux de Paiement Électroniques) connectés. Cette évolution permettra aux serveurs d’utiliser un pad comme solution de paiement à table, minimisant les erreurs de saisie et fluidifiant le parcours client.