Devenues des sources de revenus complémentaires incontournables pour les établissements hôteliers et les restaurants, les cartes cadeaux soulèvent quelques interrogations quant à leur gestion. L’administration fiscale distingue par ailleurs deux catégories selon leur usage, les « bons à usage unique » (BUU) et les « bons à usage multiple » (BUM).
Vous doutez de la marche à suivre pour intégrer les bons et les chèques cadeaux à votre chiffre d’affaires ? Vous ignorez quand déclarer leur vente et quel niveau de taxes appliquer ? Découvrez tous nos conseils pour traiter comptablement la TVA des cartes cadeaux.
Comprendre la valeur comptable et le taux de TVA des cartes cadeaux
Les typologies de cartes cadeaux et leur traitement comptable
Deux formats se distinguent : le bon cadeau, qualifié de bon à usage unique (BUU) par l’administration fiscale depuis 2019, et le chèque cadeau, déterminé comme bon à usage multiple (BUM). Tous deux sont achetés en amont de leur date d’utilisation effective, mais leur traitement comptable diffère.
Le bon cadeau incarne une prestation définie (nuitée, massage…) et s’échange contre ce service spécifique. Il s’encaisse comptablement au moment de son achat.
Le chèque cadeau est une valeur monétaire déterminée (50 €, 100 €…), que l’utilisateur remet à l’hôtelier ou au restaurateur comme paiement de tout ou partie de sa facture. Il est acquis à une certaine date, mais il entre en comptabilité lors de son usage par le bénéficiaire. Son montant peut être dispatché entre différents services.
Les taux de TVA des cartes cadeaux
Avec les bons cadeaux (BUU) incarnant des prestations bien définies, la TVA applicable est celle correspondant au produit acheté. Par exemple, pour offrir une nuitée à l’hôtel ou un dîner au restaurant (hors boissons alcoolisées) la taxe est de 10 %. En revanche, pour un massage au spa de l’établissement, elle sera de 20 %. Ainsi, dans le cas d’un bon qui regrouperait sous forme de package une nuit, un repas et un soin bien-être, la TVA se verrait enregistrée comptablement en attribuant le taux adéquat à chaque élément.
Les chèques cadeaux (BUM) sont pour leur part considérés comme non soumis à la TVA au moment de leur achat, la prestation qu’ils couvriront n’étant pas définie à ce moment-là. La taxe sera donc attribuée lors de leur usage et appliquée aux taux correspondants à la nature des différents services consommés.
Bien déclarer la vente de cartes cadeaux et leur TVA en compta
Pour traiter comptablement les cartes cadeaux et être en conformité avec la législation, il est conseillé de les intégrer au logiciel PMS de l’établissement ou à son logiciel de caisse. Leur enregistrement peut toutefois différer, selon l’organisation interne de l’entreprise, les attentes de son service financier ou encore son système de gestion informatique. Nous abordons donc ici la procédure de manière générique.
Comment enregistrer comptablement une carte cadeau ?
Au moment de l’achat, le bon et le chèque cadeau font l’objet d’une vente classique, enregistrée dans le PMS ou le logiciel de caisse.
Le traitement du paiement, en revanche, diffère :
- celui du bon cadeau est encaissé et son montant est intégré au chiffre d’affaires du jour ;
- celui du chèque cadeau est saisi, mais sa valeur n’entre pas dans le CA, considérée comme un acompte client (arrhes) sur une prestation encore non consommée.
Notez qu’avec un logiciel de caisse, les comptables recommandent de privilégier l’usage d’un compte débiteur, auquel attribuer le règlement avant intégration au chiffre d’affaires.
Lors de son utilisation par le bénéficiaire, le traitement de la carte cadeau est actualisé dans le logiciel :
- le « bon » portant le numéro d’attribution défini au moment de l’achat est déclaré utilisé ;
- le « chèque », enregistré préalablement comme arrhes, est inséré sur la facture du client comme mode de règlement, pour solder tout ou partie de sa note et se voit alors encaissé comptablement dans le chiffre d’affaires du jour.
Quel que soit le format de carte cadeau, le taux de TVA appliqué correspond à la nature du produit consommé.
Comment traiter comptablement une carte cadeau non-consommé ?
Le montant d’un bon cadeau est encaissé le jour de sa vente. Il intègre donc le chiffre d’affaires immédiatement. Si sa date limite d’utilisation est dépassée, il suffit d’indiquer son expiration dans le logiciel PMS, car il ne sera jamais appliqué à un séjour ou à une prestation.
La somme payée lors de la vente d’un chèque cadeau, en revanche, n’est pas enregistrée financièrement le jour même. Sa valeur n’entre pas dans le CA à cet instant. Pour l’intégrer, il doit être dépensé par son bénéficiaire, qui aura le loisir de l’utiliser pour la prestation de son choix (pouvant être soumise à un taux de TVA distinct). S’il n’est pas consommé dans le délai de validité imparti, il convient de créer une facture, pour un produit correspondant à ce type de non-usage, et de la solder avec ledit chèque.
Quand et comment déclarer la TVA des cartes cadeaux ?
La TVA se déclare au moment du traitement comptable des cartes cadeaux dans le chiffre d’affaires. Celle du bon cadeau est donc émise le mois de sa vente. Celle du chèque cadeau est, quant à elle, présentée le mois de son utilisation par le bénéficiaire.
Notez qu’une entreprise offrant une carte cadeau à l’un de ses employés ou à l’un de ses clients ne peut pas intégrer le montant de TVA appliqué à son achat lors de sa déclaration, car celle-ci n’est pas déductible. Une exception octroie toutefois la possibilité de la récupérer sur les présents de faible valeur (73 € TTC par personne et par an maximum), transmis à l’occasion des fêtes de fin d’année.
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