Gestions des stocks, des plannings, des réservations, des encaissements, de la traçabilité, sont des tâches incontournables de l’industrie CHR. Désormais, il est habituel d’y cumuler l’administration de nouvelles solutions, pour accroître le chiffre d’affaires par des canaux différents. Des outils informatisés pour les professionnels viennent aider à simplifier les procédés et à les rendre performants.
Vous êtes restaurateur et vous voulez optimiser l’organisation de votre activité ? Vous cherchez à maximiser votre rentabilité en ajustant chaque élément influençant le fonctionnement de votre établissement ?
Voici les 6 outils de gestion de restaurant indispensables pour maîtriser toutes les ficelles d’une exploitation efficace et rémunératrice.
Le logiciel de caisse enregistreuse pour restaurant
C’est l’outil essentiel à tout établissement de restauration. Le logiciel de caisse enregistreuse est au cœur de l’activité et permet à lui seul de piloter de multiples étapes du process, de la prise de commande aux rapports de chiffre d’affaires. Cet équipement bureautique assure l’exactitude des encaissements clients, mais également le traitement des tâches nécessaires à la sécurisation de la trésorerie.
Plus que d’être utile à la gestion d’un restaurant, il est aussi le garant d’un suivi comptable fiable. En effet, ce logiciel conserve en mémoire tous les paiements reçus et les factures liées. Si la loi n’impose pas aux restaurateurs de s’équiper d’un système de caisse, il est en revanche obligatoire depuis 2018, d’employer du matériel certifié NF525 pour les commerçants assujettis à la TVA et utilisant ce procédé de traitement des recettes.
Le logiciel de caisse restaurant est aussi en mesure de dispenser de multiples services, selon le fournisseur et la formule choisis. Il collecte des données pouvant délivrer des statistiques sur l’exploitation et des analyses approfondies de l’activité, permettant d’identifier les recettes, le panier moyen… Les informations sont, le plus souvent, accessibles en ligne à tout moment et sauvegardées sur le cloud.
Certains systèmes se complètent de modules de gestion de la salle, des stocks, du menu, d’offres promotionnelles, de commandes ou encore des plannings, à la manière de Lightspeed, Popine, JDC ou L’Addition, des prestataires incontournables sur le secteur des logiciels de caisse enregistreuse pour restaurants. Toutefois, des outils spécifiques peuvent être souscrits indépendamment, pour bénéficier de solutions optimisées pour chaque tâche.
Le logiciel de gestion des réservations de tables
C’est en quelques sortes le nerf de la guerre au sein d’un restaurant. La gestion des réservations est capitale pour assurer un renouvellement des tables optimisé et accroître son chiffre d’affaires. La qualité d’un service repose essentiellement sur une organisation efficace en amont des réservations clients.
Grâce à un logiciel de réservation de tables, des créneaux horaires peuvent être déterminés avec précision et étalés sur la durée d’ouverture. Une bonne répartition permet de fluidifier la prise de commande et leur traitement en cuisine, mais également de faciliter la gestion en salle des arrivées et d’éviter ainsi cohue et attente prolongée.
L’emploi de ce type de solution digitale génère un important gain de temps. Les réservations prises par téléphone voient leur nombre diminuer au profit de réservations online, plus pratiques pour le client et surtout moins chronophages pour le responsable de salle. L’équipe est alors totalement mobilisée à des tâches plus productives sur site. Par ailleurs, l’établissement devient joignable 24 h/24 et 7 j/7, plutôt que de se restreindre aux heures d’ouverture physique hebdomadaires. Une garantie supplémentaire d’augmenter le volume de réservations et d’optimiser le taux d’occupation et le renouvellement des tables. Un reporting en direct du remplissage est assuré, consultable à tout moment.
Les logiciels peuvent aussi envoyer un rappel aux clients par email ou SMS, pour limiter les annulations et les no-shows (réservations non-honorées), ou encore émettre des alertes en cas de modifications. Le suivi en temps réel du nombre de couverts simplifie l’organisation interne du staff.
MyBeezBox fait confiance à ses partenaires Guestonline, Overfull, TheFork et Zenchef pour assurer la gestion des réservations et faciliter le traitement des bons cadeaux par une connexion immédiate entre les logiciels, permettant de retrouver toutes les informations du bon cadeau et son statut actualisé dans l’espace MyBeezBox.
Le logiciel de gestion de stocks pour la restauration
La rentabilité d’un établissement de restauration se joue aussi en cuisine. Quoi de plus décisif que la gestion de ses stocks ? Sans une organisation parfaite et un suivi rigoureux, les pertes peuvent être très importantes.
Des solutions digitales sont donc conçues pour améliorer la gestion des matières premières et de leur consommation. Avec des logiciels tels que Yokitup, Symbioz ou encore Inpulse, vous accédez à des services pouvant éclairer vos opérations, voire les automatiser. Quel que soit le procédé, l’objectif est de faciliter la prise de commande auprès des fournisseurs, d’actualiser les stocks selon le volume d’achats et la production vendue, et d’initier un inventaire rapidement. En régissant mieux les fluctuations, le gérant reprend le contrôle de sa marge et diminue considérablement les risques de perdre de la marchandise.
Les logiciels de gestion des stocks sont aussi visionnaires et anticipent les besoins en se basant sur des prévisions de ventes. L’IA vient apporter un calcul lissé pour ajuster les approvisionnements, réduire le gaspillage et optimiser les coûts.
Le logiciel de gestion du planning en restauration
La gestion du personnel est bien souvent un axe complexe à maîtriser. Or, sans une équipe au complet en salle et en cuisine, le restaurant n’est pas en mesure de tourner à plein régime. L’humain est au cœur du fonctionnement de l’établissement et des logiciels sont donc conçus pour simplifier les tâches liées à son organisation.
En CHR, un système fiable de mise en place des plannings est un véritable enjeu, tant sur le bon déroulement du service, que d’un point de vue financier. Les surcoûts imputés aux heures supplémentaires ou aux erreurs d’effectifs peuvent peser lourd sur la rentabilité du restaurant.
L’industrie souffre de ses horaires décalés et de la baisse de motivation du personnel. Le bien-être des employés est donc un axe incontournable à valoriser, pour prétendre évoluer avec une équipe impliquée dans le développement de la structure. Des plannings bien optimisés contribuent à améliorer la qualité de vie du staff.
D’un point de vue légal, un logiciel spécialisé vient garantir le respect de la conformité réglementaire du volume horaire des salariés et de leur temps de récupération. Il évalue avec exactitude les jours de repos dus et le nombre d’heures maximal opérable. Mieux gérer sa main-d’œuvre assure une meilleure exploitation de l’activité.
Avec des logiciels comme Combo ou Skello, simplifiez la gestion des ressources humaines !
Le logiciel hygiène de traçabilité HACCP des restaurants
La réglementation impose une traçabilité des produits, une conservation à la bonne température et oblige à disposer d’un plan de nettoyage. L’HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) est une méthode de prévention des risques liés à l’hygiène alimentaire.
S’équiper d’un logiciel facilitant le respect des règles établies est la garantie d’opérer de manière adéquate et de gagner du temps au quotidien. Le système proposé par Octopus intervient à chaque étape clé, pour remplir cette mission.
La traçabilité est assurée dès la réception des marchandises. Lors du contrôle des produits, les différents relevés sont générés rapidement, les bons de livraison archivés et les éventuelles fiches de non-conformité créées. Plus besoin de découper les étiquettes des articles reçus, une simple photo suffit. Les dates de péremption des denrées alimentaires sont calculées automatiquement et imprimées sur autocollants, évitant ainsi les oublis et les erreurs de mention des DLC.
Les cellules réfrigérées sont équipées de capteurs de températures, pour assurer le suivi exact de la chaîne du froid et délivrer une consultation en direct à distance. Un outil de planification des tâches d’entretien des zones de travail est également intégré, pour élaborer un process de nettoyage quotidien sur-mesure et fiable. Équipements de cuisson, plonge, sols, surfaces de préparation, frigos… chaque élément voit ainsi son traitement hygiénique programmé.
Le logiciel de revenus complémentaires en restauration
Les établissements de restauration tendent à développer de nouveaux canaux pour générer un chiffre d’affaires complémentaire à leur activité principale. Les services de livraison et de Click & Collect ont évidemment pris une ampleur impressionnante les dernières années, mais sont parfois délégués à des entreprises indépendantes, par crainte de devoir gérer une prestation complexe et chronophage.
MyBeezBox permet aux restaurateurs de disposer de leur propre boutique personnalisée avec paiement en ligne automatisé, pour vendre en emporter et à la livraison, limitant les frais de traitement par des intermédiaires et le coût pour le consommateur.
Cet e-shop intégré au site du restaurant peut également suggérer d’autres produits originaux et générer ainsi des sources de revenus parallèles, tout aussi simples à exploiter. Parmi ces solutions clé en main pour attirer de nouveaux clients et diversifier leur activité, les gérants se prennent au jeu de créer des offres spéciales et de mettre en place des bons et des chèques cadeaux, propices à l’augmentation de chiffre d’affaires.
