Rappel légal du cadre des congés payés :
Par principe, la période de référence de prise des congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
Durant cette période de référence, la période légale de prise des congés payés doit au minimum comprendre l’intervalle entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf si l’employeur fixe autrement soit par l’établissement d’un document unilatéral de l’employeur (DUE) ou par accord d’entreprise (avec consultation du CSE, si vous en disposez).
La loi établit une possible dérogation pour que votre salarié pose 5 semaines de CP consécutives s’il peut justifier de contraintes géographiques, tels que les salariés étrangers ou ressortissants des DROM.
Si un salarié ne prend pas l’intégralité de son congé principal de 4 semaines durant la période de prise légale, il peut bénéficier de jours de congés supplémentaires pour fractionnement, dans les conditions suivantes, si aucun accord n’établit le fractionnement différemment :
- 2 jours ouvrables supplémentaires si le salarié prend 6 jours minimum de congés en dehors du 1er mai jusqu’au 31 octobre ;
- 1 jour de repos supplémentaire s’il prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de cette même période.
L’employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés, et ce, au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.
Exemple : si la période commence le 1er mai, il convient d’afficher l’information sous forme de DUE avant le 1er mars 2025.
Après avoir informé le personnel de la période durant laquelle ils peuvent poser leur congé estival, l’employeur doit fixer l’ordre et les dates de départ de chacun.
L’ordre et les dates de départ en congé sont fixés par un accord collectif, après avis du CSE. A défaut, l’employeur doit communiquer à chaque salarié, par tout moyen conférant date certaine, les critères retenus et ce, au moins 1 mois avant l’ouverture de la période.
A défaut d’accord, les critères devant être pris en compte sont les suivants :
- La situation de famille des salariés, notamment les possibilités de congé du conjoint ou partenaire lié par un PACS, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- La durée de service chez l’employeur ;
- L’activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;
Le saviez-vous ? : Les conjoints et partenaires liés par un PACS travaillant dans une même entreprise ont le droit à un congé simultané.
Un salarié ne peut donc pas partir en congés sans l’autorisation de son employeur, sauf à encourir des sanctions. Néanmoins, l’efficacité de ces dispositions est liée au fait que l’employeur ait bien respecter la procédure légale précédemment décrite.
Modification des dates de congés :
Sauf circonstances exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ en congés ne peuvent pas être modifiés par l’employeur ou le salarié moins d’un mois avant la date prévue pour le départ effectif en congé.
Fermeture annuelle de l’entreprise :
En cas de fermeture de l’entreprise durant l’année, l’employeur doit informer ses salariés, par écrit conférant date certaine, au moins 1 mois à l’avance. Si vous en disposez, le CSE doit lui aussi être consulté préalablement à l’information des salariés dans le cadre de la marche générale de l’entreprise.
A défaut d’information préalable, la fermeture de l’entreprise n’est pas considérée comme une période de congé et l’employeur a l’obligation d’indemniser les salariés pour les salaires perdus.
En résumé :
L’employeur doit informer les salariés :
- De la période de prise des congés payés, et ce, au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci ;
De l’ordre des départs en congés, d’une modification des dates de départ ou encore de la fermeture de l’entreprise, au moins 1 mois avant le départ effectif.
