Un appel d’offres est un outil essentiel pour les hôtels qui souhaitent acquérir de nouveaux produits, systèmes ou services, tels que des systèmes de gestion immobilière (PMS).
L’IT est à la fois un document et un processus structuré qui permet aux organisations de collecter et d’évaluer des informations auprès de différents fournisseurs.
En exprimant clairement les exigences et les attentes de l’hôtel, un appel d’offres permet de garantir une évaluation complète et équitable des solutions potentielles, en particulier lors de la sélection d’un système de gestion de l’immobilier.
Ce processus permet non seulement d’identifier les offres les plus appropriées, comme un PMS, mais aussi de prendre des décisions et de négocier en connaissance de cause.
Pour les hôtels qui se lancent dans l’aventure des appels d’offres, il est essentiel d’en comprendre l’objectif et la structure pour réussir le processus de sélection des fournisseurs.
Un appel d’offres est-il un document ou un processus ?
Il s’agit des deux.
Oui, un appel d’offres est un document – un questionnaire qui cherche à obtenir des informations sur un produit, un système ou un service disponible.
C’est également un processus de collecte et d’évaluation d’informations en plusieurs étapes, spécifiquement structuré.
Un appel d’offres sollicite de l’organisation émettrice (un hôtel ou un groupe hôtelier, par exemple) des informations sur les détails du produit ou du système, tel qu’un PMS ou un service proposé par plusieurs fournisseurs concurrents. Il permet à cette organisation de comparer non seulement les produits de ces fournisseurs, mais aussi tous les services qui les accompagnent – mise en œuvre et formation, support aux utilisateurs, etc.
Structure de la demande de propositions idéale
L’appel d’offres idéal commence par expliquer clairement les activités de l’entreprise émettrice et les raisons pour lesquelles elle souhaite obtenir ce type de produit, en particulier un PMS.
Il décrit les exigences actuelles en matière de fonctionnalité du produit, du système ou du service, ainsi que les attentes futures à son égard.
Une fois rédigé, revu et approuvé au sein de l’organisation, le document d’appel d’offres est prêt à être distribué aux fournisseurs présélectionnés.
Détail des réponses des fournisseurs
L’appel d’offres demande à chaque vendeur qui l’a reçu de décrire son produit en détail.
Lorsque les réponses des fournisseurs sont aussi détaillées, l’hôtel ou le groupe hôtelier peut déterminer la pertinence de chaque produit proposé.
Grâce à cette évaluation, l’émetteur de l’appel d’offres peut ensuite identifier les produits qu’il souhaite examiner plus en détail.
La réponse détaillée à l’appel d’offres permet de faire avancer le processus de sélection, de négociation et de mise en œuvre en toute connaissance de cause et de manière efficace.
Importance du document d’appel d’offres
Le document d’appel d’offres est l’outil central de collecte d’informations dans le processus d’appel d’offres.
Il permet aux fournisseurs de comprendre les besoins de l’émetteur, tels que ceux liés à un PMS, et d’adapter leurs réponses aux nombreuses questions posées dans l’appel d’offres de manière précise et informative.
Formats des appels d’offres
Un certain nombre de formats d’appels d’offres ont vu le jour, certains demandant des réponses détaillées sous forme de texte, d’autres se limitant à des réponses “oui/non” ou à des notes de “0 à 5” dans une feuille de calcul.
Nous pensons que le format texte est le plus utile car il fournit des informations significatives, supportant une analyse approfondie du produit de chaque vendeur.
Ce format permet également une comparaison efficace des caractéristiques et des fonctions, des services de support et des prix proposés.
Structure standard de l’appel d’offres
La structure du questionnaire d’appel d’offres est relativement standard.
Elle est expliquée et des exemples de présentation de l’émetteur, d’explication de l’exigence et de questions types sont fournis dans le kit d’appel d’offres que vous pouvez télécharger.
Nous espérons qu’il vous sera utile.
Vous pouvez télécharger le guide de l’appel d’offres de Shiji et les modèles de support ci-dessous :
Guide de l’appel d’offres – Fichier PDF
Fiche d’évaluation de l’appel d’offres – Fichier Excel
Modèle de demande de propositions – Fichier Word
