Entre les rendez-vous, les réunions et éventuellement de longs trajets, il n’y a pas de place pour l’improvisation lorsqu’on voyage pour le travail en France. Pour réussir son voyage d’affaires, il faut bien organiser tous les aspects de ce déplacement professionnel. Cela nécessite de tout prévoir à l’avance afin de rester concentrer sur sa mission. Voici quelques conseils pour organiser un voyage d’affaires en France.
1- Réserver un hébergement en avance
Avant de partir en voyage pour le travail, il faut définir un lieu d’hébergement en avance. Cela contribue à mieux s’organiser et à gagner du temps. Pour louer un hébergement en France, visitez un moteur de recherche dédié comme rentola location qui propose de nombreuses offres de chambres, studios et maisons à louer pour toutes les gammes de prix. Il permet d’entrer en contact rapidement avec les propriétaires pour prendre des renseignements supplémentaires sur leurs logements et fixer une date pour la visite. Lorsque le logement est réservé, il ne reste plus qu’à remplir les autres formalités administratives.
Susannah Toensend, Canva.com
2- Remplir toutes les formalités administratives
Les contraintes administratives diffèrent selon que le voyage s’effectue d’une ville à une autre dans le territoire français ou si le lieu de provenance est un pays étranger.
Pour un déplacement dans une autre ville française, il suffit d’avoir une pièce d’identité valide (carte d’identité, permis de conduire). En revanche, un étranger doit vérifier certains détails avant le départ.
D’abord, s’assurer d’avoir les documents administratifs requis pour entrer sur le sol français tels que passeport, carte d’identité, ou visa de court séjour professionnel. Ensuite, se rassurer sur la possibilité d’utiliser son permis de conduire en cas d’une éventuelle location de voiture. Il faut également vérifier que les moyens de paiement sont disponibles et aviser la banque d’un éventuel voyage. Enfin, une mise à jour des vaccins nécessaires est requise.
3- Planifier ses déplacements sur place
Il est important d’organiser tout ce qui concerne la logistique lors du voyage pour éviter des contre-temps une fois sur place. En effet, on n’est jamais à l’abri d’un éventuel retard lorsqu’on voyage via des transports en commun (avion ou train) pour rejoindre la ville de destination.
De plus, il est conseillé de se renseigner sur les différents modes de déplacement disponibles sur place. Le fait de connaître les heures et les tarifs permet de faire une planification claire des itinéraires importants et du temps des trajets. Ensuite, il faut procéder à l’achat des titres de transports en avance ou à la réservation d’une voiture de location en fonction du mode de déplacement choisi. Il est aussi recommandé d’identifier et réserver à l’avance les restaurants ou les salles de réunions où peuvent se dérouler les déjeuners, dîners ou rencontres d’affaires prévus.
Cette étape permet au voyageur de budgétiser sa logistique et de maîtriser ses frais de déplacement au cours de son voyage professionnel. Dans le cadre d’un voyage aux frais d’une entreprise, il est important de ne pas dépasser les montants plafonds prévus par la politique de remboursement.
4- Organiser son emploi du temps
Il ne faut pas perdre de vue la mission à accomplir lors du voyage. C’est pourquoi une bonne planification de l’emploi du temps est nécessaire. Toutes les journées de travail doivent être productives pour atteindre les objectifs professionnels fixés par l’employeur.
Pour ce faire, il faut contacter les interlocuteurs à rencontrer et convenir des heures précises de rendez-vous. Ensuite, il faut préparer les supports de travail qui serviront lors des rencontres afin d’avoir toutes les chances de remplir la mission. Préparez tous les documents importants sous format papier et numérique afin de les avoir à portée de main au moment propice. Si cela est nécessaire, traduisez à l’avance les supports commerciaux dans la langue des interlocuteurs.
Par ailleurs, il est aussi recommandé de planifier son temps libre si la durée prévue le permet. Qu’on soit habitué ou pas, un voyage d’affaires engendre énormément de stress, ce qui nuit à la productivité. Pour éviter que cela n’impacte sur la réussite de la mission, il faut se déconnecter et s’imposer des temps libres. Un bon moyen de chasser la fatigue et le stress consiste à se laisser aller à des loisirs personnels. Cependant, le temps consacré aux loisirs ne doit pas empiéter sur les objectifs fixés dès le départ.
5- Préparer sa valise
La valise personnelle doit également être prête à l’avance pour éviter d’oublier des documents ou objets importants. Il faut d’abord choisir le type de valise. Généralement, un voyage d’affaires ne dure que quelques jours. Alors, une valise cabine est adéquate, car elle assure un gain de temps à l’aéroport et limite les risques de pertes.
À l’intérieur de la valise, certaines affaires pourraient ne pas passer le contrôle de sécurité de l’aéroport tels que des objets tranchants ou coupants. Apprêtez aussi des vêtements de circonstance en prenant en compte la météo de la ville. Choisissez des tenues convenables pour chaque occasion à laquelle vous allez assister.
En somme, la valise et le bagage à main doivent comporter tous les vêtements adaptés et les documents importants qui pourraient servir lors du voyage. Pour que la mission professionnelle soit un succès, il est conseillé de s’organiser plusieurs jours à l’avance.
