Un système de gestion immobilière (PMS) est un logiciel conçu pour faciliter la gestion des propriétés en location et des hébergements hôteliers. Également utilisé dans l’industrie manufacturière, ce système informatique centralise l’organisation, la planification et la réalisation des opérations quotidiennes des entreprises d’hébergement.
Les PMS pour hôtel sont spécifiquement conçus pour répondre aux besoins spécifiques du secteur hôtelier et optimiser la gestion des opérations. Ils simplifient grandement la gestion des dossiers en permettant leur mise à jour et leur consultation depuis différents ordinateurs et dispositifs mobiles.
Choisir le PMS pour hôtel idéal est crucial pour les propriétaires d’établissements indépendants qui cherchent à améliorer l’efficacité de leurs opérations et la satisfaction de leurs clients. Imaginez le PMS comme le cœur de votre établissement, centralisant toutes les informations clients et gérant les procédures d’enregistrement et de départ. Ce guide complet vous introduira aux fondamentaux de cette solution technologique, explorera les avantages qu’elle peut offrir à votre établissement et abordera des aspects plus techniques tels que les fonctionnalités, caractéristiques et modules complémentaires offerts par les PMS.
Comment savoir si j’ai besoin d’un logiciel PMS ?
En tant que propriétaire, nous comprenons parfaitement que les contraintes budgétaires peuvent vous inciter à ne pas investir dans un PMS. Toutefois, bien que gérer vos réservations via un tableur Excel puisse sembler économique, la gestion manuelle peut, à long terme, s’avérer plus coûteuse en termes de temps et d’opportunités manquées.
Voici six signes indiquant qu’il est temps d’investir dans un PMS:
Connaissance insuffisante des performances de votre hôtel
Une mauvaise compréhension des performances d’un hôtel peut entraîner des difficultés à interpréter les données, à identifier les axes d’amélioration et à prendre des décisions judicieuses. L’accès à des données précises et actualisées sur les taux d’occupation, le chiffre d’affaires, la satisfaction client et l’efficacité opérationnelle est crucial pour mettre en place des stratégies efficaces et obtenir de meilleurs résultats.
Difficultés à maintenir des tarifs compétitifs
Les hôtels peuvent avoir du mal à proposer des prix attractifs en raison de facteurs liés au marché et à la mise en place de stratégies de tarification inefficaces. Cela peut avoir un impact négatif sur la rentabilité de votre établissement et réduire son attractivité, en particulier sur les marchés sensibles aux prix. Si vous êtes dans cette situation, envisagez de revoir vos stratégies tarifaires, d’effectuer des études de marché et d’adopter des modèles de tarification dynamique qui prennent en compte la demande, la saisonnalité, et les tarifs de vos concurrents. Nous vous recommandons d’utiliser notre outil d’analyse concurrentielle, RaccoonRev, pour élaborer une stratégie de tarification compétitive. Téléchargez notre brochure pour en savoir plus.
Enregistrement et départ manuels
Dans les hôtels, l’enregistrement et le départ sont réalisés manuellement, ce qui requiert de la part du personnel de gérer les informations des clients, de distribuer les clés et de traiter les paiements. Ce processus peut donc s’avérer très chronophage. En automatisant ces étapes grâce à un PMS pour hôtel, vous pouvez réduire le temps d’attente à la réception de votre établissement et ainsi fournir un service plus personnalisé tout en optimisant vos opérations.
Stratégie de gestion des réservations dépassé
Vous craignez de manquer des appels de clients potentiels quand vous êtes absent de votre bureau ? Bien que l’utilisation d’un moteur de réservation soit certes cruciale, y ajouter un PMS doté d’un système automatisé de proposition de réservation présente un avantage supplémentaire : en automatisant le processus de réservation, vous pouvez non seulement accepter simplement des réservations en ligne, mais aussi vous libérer de la nécessité de rester constamment à votre poste. Cette solution répond parfaitement aux préférences des voyageurs modernes qui cherchent des solutions rapides et pratiques lorsqu’ils effectuent une réservation. Améliorez à la fois l’expérience client et votre efficacité opérationnelle avec un PMS et profitez d’un processus de réservation en 5 étapes.
Communication client chronophage
Vous souhaitez pouvoir accéder aux données de vos clients pour mettre en place une communication et des offres personnalisées ? Le PMS de RoomRaccoon peut transformer votre approche en enregistrant des profils clients complets, incluant leurs préférences et les tarifs préférentiels qui leur sont proposés. Ces informations permettent de configurer des e-mails automatisés pour chaque étape du parcours client, de la réservation jusqu’au suivi post-séjour. Vous pouvez ainsi offrir une expérience unique et personnalisée, ce qui contribue à renforcer la fidélité de vos clients, qui se sentiront valorisés dès leur arrivée, chaque séjour étant adapté à leurs préférences. Les voyageurs modernes s’attendent à recevoir des confirmations par e-mail, des mises à jour par SMS et des notifications régulières tout au long de leur séjour, et un PMS pour hôtel permet de répondre à ces attentes.
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Opérations dispersées
Les hôtels qui utilisent plusieurs outils différents et opèrent de manière décentralisée peuvent rencontrer des problèmes d’efficacité et de communication au quotidien. Le PMS de RoomRaccoon permet de centraliser vos opérations et d’améliorer la communication tout en réduisant les erreurs. Des canaux de communication clairs, une formation adéquate du personnel et des processus opérationnels standardisés peuvent également contribuer à organiser plus efficacement les opérations de votre établissement. C’est pourquoi il est essentiel d’utiliser une plateforme tout-en-un, conçue pour simplifier les opérations quotidiennes et vous équiper d’outils avancés de tarification et de vente additionnelle afin d’augmenter votre chiffre d’affaires.
Qu’est-ce qu’un PMS pour hôtel tout-en-un ?
Les logiciels PMS tout-en-un intègrent généralement différents modules qui permettent de gérer l’intégralité des opérations d’un établissement hôtelier :
- Un moteur de réservation : c’est une application logicielle qui permet d’effectuer des réservations en ligne par le biais de canaux directs tels que le site web d’un hôtel, les réseaux sociaux et les métamoteurs. Avec la montée en puissance des réservations d’hébergements en ligne, même les petits établissements se doivent d’utiliser un moteur de réservation en ligne efficace. N’hésitez pas à consulter notre guide “comment recevoir plus de réservations directes” qui vous fournira des informations précieuses sur les manières d’utiliser un moteur de réservation pour hôtel afin d’augmenter votre nombre de réservations directes.
- Un channel manager : cet outil vous aide à gérer les différents sites de réservation (également connus sous le nom d’agences de voyage en ligne ou OTA) sur lesquels votre établissement est présent. Il fonctionne sur la base d’un « modèle d’inventaire mutualisé » qui permet de synchroniser les informations des chambres, leurs tarifs et leurs disponibilités sur plusieurs OTA en même temps. Cela assure une gestion précise de l’inventaire et évite les risques de surréservation, que la réservation soit effectuée directement sur votre site, via une plateforme tierce, ou bien à la réception de votre établissement.
- Un système de traitement des paiements hôteliers :le PMS de RoomRaccoon dispose d’une solution de paiement intégrée, RaccoonPay, qui assure un traitement rapide et sécurisé des transactions effectuées via votre moteur de réservation, votre channel manager, ou à la réception de votre établissement. RaccoonPay permet de suivre toutes les activités de paiement, les paiements, les remboursements et les opérations via cartes de crédit virtuelles (CCV).
Quelle est la différence entre un PMS pour hôtel et un logiciel de réception ?
Un système de réception, également appelé logiciel de réception, est en fait un PMS. En effet, l’objectif principal d’un PMS est de vous fournir les solutions technologiques nécessaires pour que vous puissiez gérer efficacement les tâches de la réception de votre établissement, d’où son autre appellation.
Toutefois, les logiciels de réception et les PMS ne sont pas identiques. Un PMS est conçu pour administrer tous les aspects de la gestion d’un hôtel. Pour éviter toute confusion, il peut aussi s’avérer utile de connaître les autres noms que peuvent avoir les PMS.
Pour éviter toute confusion, il est utile de connaître d’autres synonymes de PMS, tels que gestion de l’hospitalité, logiciel de gestion d’hôtel, gestion de motel et logiciel de gestion d’auberge.
Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion hôtelière, vous pouvez rencontrer des termes tels que « logiciel pour chambres d’hôtes » ou « logiciel pour auberges de jeunesse ». Bien que ces termes fassent généralement référence à un PMS pour hôtel, certains outils sont spécialement adaptés à un type d’hébergement et peuvent ne pas convenir à d’autres. Avant de faire un achat, vérifiez donc toujours les fonctionnalités du logiciel et son adéquation avec vos besoins et le profil de vos clients.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un PMS hôtelier ?
Un PMS offre de nombreux avantages, comme la rationalisation et l’automatisation des opérations. Il ajuste automatiquement les tarifs, analyse les prix des concurrents, fournit des fonctions d’analyse et de rapport, mémorise les préférences des clients et optimise la communication avec ces derniers. Voici d’autres avantages liés à l’utilisation du PMS de RoomRaccoon :
- Gain de temps substantiel : automatisez vos processus pour gagner jusqu’à quatre heures par jour, réduire les coûts et optimiser les tâches.
- Amélioration de la satisfaction client : utilisez des outils centrés sur vos clients pour offrir une expérience utilisateur optimale et recevoir plus d’avis 5 étoiles.
- Augmentation de la fidélisation :intégrez des fonctionnalités personnalisées pour établir un lien personnalisé avec vos clients et renforcer leur fidélité.
- Connexion instantanée aux canaux de distribution : gérez les disponibilités, les tarifs et les réservations pour proposer vos chambres sur plusieurs canaux de distribution et moteurs de recherche.
- Augmentation du chiffre d’affaires : lors de la saison estivale européenne de 2023, le RevPAR des établissements hôteliers a augmenté de 20 % en raison de la forte demande de voyages et de l’amélioration des stratégies de tarification des chambres malgré des tarifs plus élevés.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un PMS pour hôtel ?
Optez pour un PMS pour hôtel basé sur le cloud, permettant de gérer l’intégralité de vos opérations et d’assurer une communication personnalisée avec vos clients, mais aussi de profiter de fonctionnalités de vente additionnelle. L’absence d’une fonctionnalité essentielle pourrait vous contraindre à recourir à un système supplémentaire, ce qui irait à l’encontre de l’intérêt même de l’utilisation d’une solution de gestion hôtelière tout-en-un.
Heureusement, RoomRaccoon propose une solution complète qui vous assure de disposer de tous les modules essentiels. Voyons maintenant plus en détail quelles sont les fonctionnalités qui rendent l’expérience de gestion hôtelière avec RoomRaccoon aussi complète :
Gestion de la réception
Votre PMS doit fournir les outils nécessaires pour organiser et gérer efficacement votre établissement. Pour offrir à vos clients un service exceptionnel, de leur arrivée à leur départ, vous devez être en mesure d’accomplir facilement les tâches suivantes :
- Générer des factures
- Démarquez-vous dans la gestion immobilière avec les « chambres grises » de RoomRaccoon. Proposer facilement des espaces supplémentaires tels que les salles de conférence et les parkings, et générer ainsi plus de revenus
- Effectuer le check-in et le check-out de vos clients
- Configurer toutes les spécificités de votre établissement, et notamment les catégories de chambres et les tarifs pratiqués
- Modifier les réservations existantes, simplifier l’enregistrement des clients et améliorer leur expérience en leur permettant de disposer de leur propre profil et de recevoir des rappels programmés
- Effectuer un suivi des clients habitués.
Capacités de vente additionnelle et de cross selling
Maximisez vos revenus en proposant des services additionnels à vos clients. Un bon PMS devrait inclure un logiciel de vente additionnelle afin de vous permettre d’augmenter votre TrevPAR . en proposant des suppléments telles qu’une option de check-out tardif, une formule petit-déjeuner ou encore un forfait spa. Un bon PMS doit également vous permettre de personnaliser ces suppléments afin de répondre aux besoins de chaque client et de les ajouter à leur réservation directement durant leur séjour. En proposant des produits et services pertinents, vous pouvez offrir à vos clients une meilleure expérience tout en augmentant votre chiffre d’affaires. Par exemple, grâce à RaccoonUpsell, The Glen Boutique Hotel a vu son retour sur investissement augmenter de 273% en offrant à ses clients la possibilité de réserver des forfaits spa et d’autres suppléments durant le processus de réservation.
Pour en savoir plus sur les stratégies de vente additionnelle et découvrir comment tirer parti du PMS de RoomRaccoon, téléchargez notre brochure.
Logiciel basé sur le cloud
Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez ou l’appareil que vous utilisez, l’accès à votre PMS doit être le plus simple possible. Un système basé sur le cloud vous permet de gérer vos réservations en toute simplicité, que vous soyez au bureau ou en déplacement, en utilisant simplement votre téléphone ou votre tablette.
Les logiciels basés sur le cloud présentent plusieurs caractéristiques clés :
- 1. Accessibilité : vous pouvez accéder au logiciel à partir de n’importe quel appareil. Il vous suffit de disposer d’une simple connexion internet.
- 2. Évolutivité : les solutions cloud s’adaptent facilement aux besoins changeants des utilisateurs, ce qui en fait une option avantageuse.
- 3. Mises à jour automatiques : les fournisseurs de services basés sur le cloud s’occupent des mises à jour et de la maintenance, ce qui permet aux utilisateurs de profiter d’un accès continu aux dernières fonctionnalités et correctifs de sécurité.
- 4. Collaboration : les logiciels sur le cloud favorisent la collaboration en temps réel entre les utilisateurs, en leur permettant de partager des documents et de communiquer efficacement.
- 5. Sécurité des données : les fournisseurs de logiciels basés sur le cloud investissent dans des mesures de sécurité robustes pour protéger les données des utilisateurs, comme le cryptage, les contrôles d’accès ou encore la mise en place d’audits de sécurité.
- 6. Rentabilité : les logiciels sur le cloud fonctionnent souvent sur la base d’un abonnement, ce qui élimine les coûts d’infrastructure initiaux et permet aux utilisateurs de ne payer que pour ce qu’ils utilisent.
Fonctionnalités pour une communication personnalisée avec les clients
L’utilisation d’un PMS performant est indispensable pour garantir une expérience client exceptionnelle. Le PMS de RoomRaccoon offre des outils de communication personnalisés et efficaces tout au long du séjour de vos clients :
- Confirmation de réservation : immédiatement après la réservation, notre PMS envoie automatiquement un e-mail de confirmation à vos clients, leur assurant que leur réservation est bien enregistrée et exprimant votre enthousiasme à les accueillir.
- Informations préalables à l’arrivée : quelques jours avant leur arrivée, vos clients reçoivent un e-mail détaillant toutes les informations nécessaires pour simplifier leur enregistrement. C’est l’occasion idéale pour leur proposer des offres supplémentaires et des services personnalisés qui pourraient enrichir leur séjour.
- Remerciements post-séjour : après le départ de vos clients, le PMS envoie un e-mail permettant de les remercier, de leur demander leur avis sur leur séjour et de leur offrir des codes promotionnels pour de futures recommandations ou pour recommander votre établissement. Ces promotions exclusives permettent d’inciter vos clients à revenir en les faisant se sentir valorisés.
Chaque établissement étant unique, il est crucial de personnaliser ces communications pour qu’elles reflètent l’image de votre marque. Notre PMS vous aide à créer une expérience cohérente qui incitera vos clients à revenir au sein de votre établissement.
Vendre des chambres avec des agences de voyage en ligne
Deux tiers des voyageurs réservent leur voyage en ligne. Les hôtels doivent donc offrir une expérience de réservation en ligne simple et conviviale. Cela est d’autant plus important que les clients internationaux rencontrent souvent des difficultés à réserver auprès des établissements indépendants. Un PMS permet aux hôteliers de s’associer à des OTA internationales telles que Booking.com, Agoda ou encore Expedia afin d’atteindre un public plus large et d’augmenter leur nombre de réservations.
Augmentez votre chiffre d’affaires grâce à notre PMS
Maximisez vos revenus avec RaccoonRev,notre outil de revenue management qui vous aide à vendre vos chambres de manière stratégique et au moment opportun. RaccoonRev vous permet de moduler vos prix grâce à des stratégies de yield management automatisées basées sur la saison, les tarifs actuels, les prix pratiqués par vos concurrents et la disponibilité des chambres. En ajustant ces paramètres, vous pouvez significativement augmenter votre RevPAR (revenu par chambre disponible).
Optimisez vos opérations et ravissez vos clients avec RoomRaccoon
La fonction de réception automatise et simplifie les tâches quotidiennes cruciales pour la gestion de votre établissement. Notre channel manager gère votre présence sur les plateformes tierces, vous permettant de mettre à jour toutes vos annonces en un seul clic et de synchroniser vos disponibilités en temps réel pour éviter tout risque de surréservation. Simple, intuitif et optimisé, le PMS pour hôtel de RoomRaccoon fait tout le travail à votre place. Voici un récapitulatif de ce qui fait de nous le premier choix des hôteliers indépendants :
- Gain de temps quotidien : automatisez des tâches récurrentes comme la communication client, les paiements, les réservations et le processus de check-in et de check-out, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l’expérience offerte à vos clients.
- Parcours client impeccable : assurez un parcours fluide du premier contact jusqu’au suivi post-séjour, et faites de chaque point de contact avec vos clients un moment privilégié.
- Augmentation du chiffre d’affaires : notre PMS est équipé de fonctionnalités conçues pour booster votre chiffre d’affaires et vous permettre de prospérer dans un marché compétitif avec moins d’effort. RoomRaccoon est la solution idéale pour optimiser la gestion de vos opérations et offrir une expérience inoubliable à vos clients.
