Chers WuBookers, comme vous le savez déjà, un PMS est un outil indispensable pour ceux qui travaillent dans l’industrie de l’hospitalité. En effet, gérer un hôtel, une chambre d’hôtes ou une maison de vacances à plein temps sans support technologique adéquat risque de créer des perturbations pour les clients et de générer des pertes de temps et d’argent pour les opérateurs. Tout aussi important, cependant, est de s’assurer que le logiciel de gestion choisi est adaptable aux besoins de la propriété et de ses clients. Dans cet article, nous nous concentrons précisément sur l’importance de la personnalisation du PMS hôtelier.
Logiciel de gestion hôtelière et immobilière : un outil indispensable
PMS (acronyme de Property Management System) est un logiciel qui aide les hôtels, chambres d’hôtes et propriétés en général à effectuer toutes les activités ordinaires et extraordinaires : de la fixation des tarifs, la gestion des ventes, l’attribution des chambres, à la planification du ménage. Une technologie conçue pour répondre aux besoins de l’industrie, rationalisant les processus et facilitant la gestion, avec des effets positifs sur les opérations et les profits. À condition, toutefois, qu’elle soit facile à utiliser et adaptée à la propriété.
Les avantages de la personnalisation du PMS
Les avantages d’un PMS personnalisé sont nombreux :
- Il permet une utilisation plus fluide du logiciel lui-même, évitant les problèmes techniques ou les étapes inutiles, car il est réactif aux besoins réels de ceux qui doivent l’utiliser ;
- Il permet de tirer le meilleur parti de son potentiel, en optimisant l’investissement réalisé dans son activation ;
- Il réduit le temps passé par le personnel dans des opérations chronophages ;
- En conséquence, il augmente la rentabilité de l’outil et du personnel hôtelier, qui peuvent alors se consacrer à toutes les activités difficilement déléguées à un logiciel.
Mais en quoi consiste exactement la personnalisation du PMS et comment se concrétise-t-elle en termes pratiques ? Voyons cela en prenant Zak, le logiciel de gestion hôtelière de WuBook, comme exemple.
Zak de WuBook : le PMS tout-en-un adapté aux propriétés
Zak est le logiciel de gestion tout-en-un pour les hôtels, chambres d’hôtes et locations de vacances qui vous aide à prendre le contrôle total de votre propriété. Un contrôle qui provient également des possibilités offertes par la plateforme telles que : personnalisation front-end et back-end, automatisation des opérations répétitives, rapports avec statistiques avancées et accessibilité depuis n’importe quel appareil.
Personnalisation de la plateforme
Parmi les facteurs clés dans le choix du bon PMS, il y a aussi la facilité d’utilisation. Un aspect qui découle, d’une part, des paramètres macroscopiques et transversaux du PMS, tels que les fonctionnalités possibles et leur facilité d’exécution. D’autre part, cela dépend aussi de la flexibilité du logiciel, c’est-à-dire de sa capacité à s’adapter aux modes d’utilisation personnalisés aux besoins de chaque hôtelier ou gestionnaire de propriété.
Zak de WuBook est conçu avec des interfaces claires et intuitives qui accélèrent la récupération des informations et l’exécution des activités quotidiennes. De plus, il permet d’agir sur les tableaux de bord ou les panneaux de contrôle (également appelés “dashboards”) liés à diverses opérations, afin de visualiser et de traiter uniquement les données pertinentes à ce moment-là ou en général pour la propriété. Cela peut concerner, par exemple, le calendrier des réservations (filtrable selon les besoins), mais aussi les listes de clients ou les indicateurs de performance. De plus, avec l’outil d’estimation hôtelière, il est possible de structurer des devis complets et efficaces, parfaitement coordonnés avec l’image de la propriété.
Automatisation des tâches récurrentes
Les activités récurrentes dans un hôtel ou une chambre d’hôtes sont nombreuses et affectent à la fois les opérations et la stratégie commerciale. Le premier groupe comprend, par exemple, la gestion du ménage. Cela inclut la planification quotidienne des shifts, les éventuels nettoyages supplémentaires et la mise en œuvre des notifications automatiques vers et depuis la réception lorsque les employés ont terminé.
Certaines interactions avec les clients peuvent également être automatisées : en effet, Zak permet de créer des communications personnalisées (qui peuvent également être créées de toutes pièces avec le support de l’intelligence artificielle intégrée) pouvant être envoyées automatiquement en fonction des actions entreprises par les clients. Une option qui soulage le personnel des opérations manuelles, assurant la rapidité et la cohérence en termes de style et de contenu. Particulièrement efficace, par exemple, est l’envoi d’emails demandant des feedbacks – une action souvent négligée par manque de temps, mais qui peut significativement influencer la perception de la propriété et la génération de nouvelles réservations.
Statistiques avancées
Des règles automatisées personnalisées peuvent également concerner la fixation des tarifs et des dérivations, mais aussi le traitement des rapports périodiques. Tirer directement les données collectées par le PMS élimine en effet le risque d’erreur humaine et, donc, des évaluations potentiellement incorrectes. Après avoir défini les métriques les plus intéressantes et configuré le rapport de base en conséquence, l’hôtelier peut décider quelles données visualiser et exporter la documentation.
Accessibilité depuis n’importe quel appareil
Les rôles et l’organisation affectent également la façon dont le PMS est utilisé : certains préféreront l’utiliser depuis des PC (les réceptionnistes et les directeurs, par exemple) et d’autres l’utiliseront plus souvent depuis des smartphones ou des tablettes (les agents de ménage, mais aussi les clients qui effectuent des paiements en ligne en déplacement). Zak est un logiciel programmé pour être utilisable à 100% depuis n’importe quel appareil grâce à des paramètres graphiques conviviaux qui s’adaptent aux différents écrans. La personnalisation de l’expérience est un aspect clé pour s’assurer que tout fonctionne bien et que tous les services sont délivrés – et appréciés – correctement.
5 autres fonctionnalités qui font la différence
Ce ne sont là que quelques aspects qui influencent la mesure dans laquelle le PMS peut être adapté aux besoins de chaque propriété, mais Zak en offre au moins autant qui peuvent faire une différence en termes d’utilisabilité et d’efficacité :
- Autorisations différenciées pour différents utilisateurs. Tous ceux qui travaillent avec le PMS ne sont pas intéressés par toutes les fonctionnalités (ou n’ont pas tous besoin d’accéder à tout). Zak permet de créer des identifiants uniques pour chaque utilisateur avec des autorisations complètes ou limitées à certaines zones uniquement ;
- Multilingue et multicurrency. Nous avons mentionné plus haut l’importance de la personnalisation de l’expérience pour les opérateurs et surtout pour les clients. Une prérogative attendue et en vogue tout au long de 2024 passe également par la capacité d’interagir avec le système dans sa propre langue et de pouvoir payer dans sa propre monnaie ;
- Check-in en ligne, pour simplifier et accélérer l’arrivée et le paiement, soulageant ainsi le personnel hôtelier d’une tâche et réduisant les attentes à la réception pour les clients. Lorsqu’une nouvelle réservation est effectuée par le personnel ou directement par le client via le site de l’hôtel, Zak génère un lien qui peut être envoyé au client pour qu’il entre les informations nécessaires pour procéder ;
- Détection de surbooking. Les surbookings peuvent être le résultat d’une stratégie précise ou d’un malheureux hasard : dans les deux cas, il est également important de les gérer grâce à des notifications immédiates, envoyées par le système lorsqu’il détecte un chevauchement de réservations pour le même hébergement aux mêmes dates. De plus, pour réduire le risque de surbooking, Zak effectue des mises à jour rapides entre toutes les plateformes de vente et le calendrier des disponibilités.
Enfin, le service client. Quel que soit le plan tarifaire, Zak fournit un support technique initial (pour l’ouverture du compte et la configuration initiale selon les besoins de l’hôtelier) et continu, gratuitement. L’équipe de support est disponible 7 jours sur 7 par email avec des temps de réponse moyens d’une heure. Une ressource précieuse, disponible pour tous, qui contribue au bon fonctionnement de l’outil et, par conséquent, aux performances de la propriété.
Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités incluses dans Zak : pour en savoir plus, nous vous invitons à demander un essai gratuit pour voir s’il s’agit du PMS qu’il vous faut.
