Chers WuBookers,
parmi les nombreux rôles au sein d’un hôtel, il y a également celui du night auditor. Il s’agit d’un poste clé pour le bon fonctionnement de l’établissement, car cette personne est responsable à la fois du service client et de la comptabilité, garantissant ainsi une efficacité maximale pour l’établissement et pour le personnel de réception (de jour).
Voici en détail ses principales missions et comment elles peuvent être facilitées grâce à la technologie appropriée.
Que fait un night auditor ?
Comme vous pouvez l’imaginer, les night auditor travaillent la nuit — généralement de 23h00 à 7h00. Leurs tâches recoupent celles habituellement effectuées par le personnel de réception, mais pas seulement.
L’auditeur établit des rapports détaillés sur la comptabilité et les opérations quotidiennes de l’hôtel, appelés audits de nuit, qui permettent aux autres membres du personnel et aux décideurs de travailler plus efficacement.
Fonctions liées à la réception
Dans les petits hôtels, où l’organigramme du personnel est restreint, l’auditeur de nuit est généralement la seule personne présente sur place pendant la nuit et devient donc le point de référence pour les clients. Il s’occupe des check-in et check-out, répond aux demandes et aux avis, coordonne avec les autres services (comme le ménage ou la maintenance) et applique le protocole d’urgence en cas de besoin. En effet, il représente l’autorité principale de service et assume des responsabilités transversales.
En tant que responsable de la réception durant la nuit, il doit :
- enregistrer les paiements des clients quittant l’établissement à des heures inhabituelles ;
- organiser les transferts pour les arrivées ou les départs ;
- gérer les appels téléphoniques et les e-mails ;
- laisser des consignes opérationnelles à ses collègues du prochain quart de travail ;
- et signaler tout problème à la direction.
Ce poste requiert donc un large éventail de compétences professionnelles et personnelles, notamment d’excellentes aptitudes organisationnelles et de communication, aussi bien avec les clients qu’avec les collègues, ainsi qu’une grande rigueur et minutie. Cela est d’autant plus important que, lorsque la nuit tombe, les opérations de réception ralentissent et laissent place à d’autres activités, notamment celles liées à la comptabilité.
Activités administratives et audit de nuit
Une autre mission essentielle de l’auditeur est l’audit de nuit : un processus de vérification des comptes et des données, indispensable à la gestion de la trésorerie de l’hôtel.
Dans ce cadre, l’auditeur de nuit examine l’ensemble des comptes et effectue les opérations suivantes :
- il rapproche les transactions de la journée ;
- il vérifie les activités de la réception (check-in, check-out et taux d’occupation) ;
- il contrôle que les paiements et acomptes ont été correctement saisis et facturés ;
- il enregistre les no-show à l’hôtel (clients ne s’étant pas présentés) afin de remettre les chambres invendues à disposition ;
- il met à jour le statut de chaque client, en ajoutant les éventuels services supplémentaires utilisés.
L’audit donne lieu à des rapports détaillés, pouvant porter, par exemple, sur :
- les revenus de la journée (globaux ou segmentés entre clients hébergés et non hébergés) ;
- la situation financière de l’hôtel ou de certains départements ;
- les tendances des réservations ;
- les réservations confirmées ou les paiements en attente.
L’ensemble de ces contrôles garantit une surveillance continue de la situation financière de l’établissement et permet à la direction de prendre des décisions éclairées.
Les collègues du matin bénéficient également du travail de l’auditeur de nuit, car ils disposent d’informations précises sur d’éventuelles situations critiques ou besoins opérationnels spécifiques.
Mais pourquoi toutes ces vérifications doivent-elles être effectuées la nuit ?
Parce que les systèmes numériques de gestion comptable considèrent minuit comme la fin officielle de la journée. Ainsi, les réservations, les comptes, la fréquentation et toutes les transactions sont enregistrés à cette date.
Il est donc important d’attendre la clôture quotidienne à minuit pour obtenir des rapports précis sur l’occupation et les revenus, ou pour vérifier les transactions encore ouvertes.
La technologie au service du travail du night auditor
Comme nous l’avons vu, l’auditeur accomplit cinq tâches fondamentales pour la trésorerie et la santé financière de l’établissement :
- il effectue le rapprochement financier et vérifie que les recettes et dépenses sont correctement équilibrées ;
- il passe en revue le registre des clients pour corriger d’éventuelles anomalies de facturation, libérer les chambres des no-shows, et s’assurer que l’expérience client se déroule sans encombre ;
- il produit des rapports quotidiens sur le taux d’occupation, les revenus et les transactions ;
- il contrôle la régularité des paiements effectués ;
- il prépare le travail du lendemain, lorsque l’équipe de la réception prend à nouveau le relais.
Toutes ces tâches peuvent être réalisées manuellement ou à l’aide de la technologie, qui permet d’accélérer les processus et d’éviter les erreurs.
Un exemple d’outil particulièrement utile pour les auditeurs de nuit ?
👉 Zak, le PMS de WuBook!
Zak de WuBook : pour gérer votre hôtel, de jour comme de nuit
Zak is WuBook’s all-in-one management software that simplifies all hotel operations, from reservation to check-out. It is also a valuable tool for night auditors. In addition to ensuring the smooth organization of various activities, it allows you to obtain useful data on the hotel’s finances at various times of the day.
Zak keeps track of the complete list of all recorded payments and all issued documents, which the night auditor can check at any time. Some sections and features further streamline their job.
The paid/unpaid section, for example, allows you to identify at a glance reservations that have not been paid or have only been partially paid, with all the details of the customer and the reservation. The Cashflow section, on the other hand, reports the flow of daily income or expenses (or for a specific period of your choice), also in comparison with the previous period. Cash movements can be linked to individual reservations or recorded manually with even more explicit details for greater clarity (e.g., “Maintenance expenses,” “Agency commission,” and so on).
Finally, the area dedicated to accounting closings helps hoteliers and their staff manage the cash closing process, both for individual shifts and for the entire day. For each cash closing, Zak updates the records and generates a report with all the data and any notes entered, which is always accessible for consultation. In addition, before confirming a closing, it is always possible to check and modify every detail.
All closing operations are then saved and stored in memory so that they can be retrieved for internal financial analysis.
These and many other features support not only the work of the night auditor but the entire hotel, ensuring efficiency, convenience, and accuracy at every step. This is another reason why Zak is an indispensable software for your hotel!
Zak est le logiciel de gestion tout-en-un de WuBook qui simplifie l’ensemble des opérations hôtelières, de la réservation jusqu’au check-out. C’est également un outil précieux pour les auditeurs de nuit.
En plus d’assurer une organisation fluide des différentes activités, il permet d’obtenir à tout moment des données utiles sur la situation financière de l’hôtel.
Zak conserve la liste complète de tous les paiements enregistrés et de tous les documents émis, que l’auditeur de nuit peut consulter à tout moment. Certaines sections et fonctionnalités rendent son travail encore plus efficace.
La section “Payé / Non payé”, par exemple, permet d’identifier d’un seul coup d’œil les réservations non réglées ou partiellement payées, avec tous les détails relatifs au client et à la réservation.
La section “Trésorerie (Cashflow)”, quant à elle, affiche le flux des revenus et des dépenses quotidiennes (ou sur une période spécifique de votre choix), avec la possibilité de comparer ces données avec la période précédente.
Les mouvements de caisse peuvent être liés à des réservations individuelles ou saisis manuellement, avec des détails explicites pour une plus grande clarté (par exemple : « Frais de maintenance », « Commission d’agence », etc.).
Enfin, la zone dédiée aux clôtures comptables aide les hôteliers et leur personnel à gérer le processus de clôture de caisse, que ce soit pour un quart de travail ou pour la journée entière.
Pour chaque clôture, Zak met à jour les enregistrements et génère un rapport contenant toutes les données et les éventuelles notes ajoutées, toujours accessibles pour consultation. De plus, avant de confirmer une clôture, il est possible de vérifier et modifier chaque détail.
Toutes les opérations de clôture sont ensuite enregistrées et conservées afin de pouvoir être utilisées ultérieurement pour des analyses financières internes.
Ces fonctionnalités, parmi bien d’autres, soutiennent non seulement le travail de l’auditeur de nuit, mais aussi celui de l’ensemble de l’hôtel, en garantissant efficacité, praticité et précision à chaque étape.
C’est une raison de plus pour laquelle Zak est un logiciel indispensable pour votre hotel!
