Le logiciel de réception d’hôtel décrit tout logiciel conçu pour faciliter les tâches de réception. Cela comprend plusieurs types de logiciels différents, notamment des systèmes de gestion immobilière et des systèmes de point de vente. Dans cet article, vous pouvez explorer ces types de logiciels plus en profondeur, en apprendre davantage sur les fonctionnalités clés et comprendre les principaux avantages.
Menu rapide:
Comment se définit l’hôtellerie ?
Avant d’explorer pleinement les fonctionnalités et les avantages de l’utilisation Hôtel logiciel de réception, il est important de clarifier la manière dont le secteur hôtelier est défini. Les définitions les plus acceptées indiquent que l’industrie hôtelière est l’industrie qui fournit des hébergements temporaires à court terme pour les clients payants. Cependant, il est plus large que son nom ne le suggère, avec un sens de l’hôtel n’importe lequel hébergement qui correspond à cette définition de base.
En d’autres termes, l’industrie hôtelière comprend non seulement les hôtels conventionnels, mais également les entreprises similaires, telles que les motels, les maisons de vacances, les appartements avec services, les bateaux-hôtels, les auberges, les B&B, les auberges de jeunesse, etc.
Le “Industrie hôtelière : tout ce que vous devez savoir sur les hôtels» va plus en détail, fournissant une définition complète de l’industrie hôtelière et décrivant les stratégies marketing clés, les tendances technologiques, etc.
Qu’est-ce que le département Front Office ?
Le service de réception d’un hôtel est le service principalement responsable de la gestion des réservations de chambres, des activités d’attribution des chambres, de l’enregistrement et du départ des clients et d’autres activités similaires. Non seulement c’est un service qui est régulièrement en contact direct avec les clients, mais c’est aussi le premier point de contact pour la plupart des clients.
Certaines des autres fonctions clés de la réception ou de la réception de l’hôtel comprennent la gestion des dossiers des clients, la mise à jour et le suivi de l’état des chambres, la liaison avec entretien de l’hôtel et le personnel d’entretien ménager, et fournir des services aux clients. L’étendue des responsabilités rend l’utilisation d’un logiciel de réception d’hôtel très bénéfique pour le personnel.
Pour un parcours client typique, les clients de l’hôtel auront probablement des interactions en ligne et hors ligne avec la réception. Ces interactions se produiront tout au long du voyage, y compris avant l’arrivée, immédiatement après l’arrivée, pendant le séjour, au départ du client et même après avoir quitté la propriété.
Vidéo : Tâches du réceptionniste à la réception | Formation hôtelière | Réceptionniste
L’importance de la réception dans un hôtel
En tant que principal point de contact pour les clients et premier point de contact majeur à leur arrivée, la réception est l’un des éléments les plus cruciaux d’un hôtellerie. À bien des égards, le personnel travaillant à la réception est considéré comme l’incarnation de l’hôtel, et de nombreux clients se feront leurs premières impressions en fonction de leurs interactions avec ces employés.
En plus d’être très visible pour les clients, la réception assume certaines des tâches les plus critiques pour le succès des opérations hôtelières, notamment les réservations et l’attribution des chambres. La nature variée et l’importance de ces tâches font du logiciel de réception d’hôtel un investissement judicieux, offrant rapidité et précision.
Qu’est-ce qu’un logiciel de réception d’hôtel ?
Le logiciel de réception d’hôtel est un terme fourre-tout désignant toute solution logicielle ou système destiné à faciliter les opérations de réception. Certains logiciels de réception sont complets et couvrent plusieurs aspects du travail de front office, tandis que d’autres solutions sont axées sur des tâches ou des responsabilités plus spécifiques.
D’une manière générale, les logiciels de réception d’hôtel sont destinés à aider les employés à gérer les données, à accéder rapidement aux informations, à améliorer la productivité et à accroître la précision. L’utilisation d’un logiciel peut aider à rationaliser de nombreuses tâches, et les solutions modernes comportent souvent une forte composante d’automatisation, permettant d’effectuer certaines tâches avec une implication humaine minimale.
4 avantages de l’utilisation d’un logiciel de réception d’hôtel
Les logiciels de réception d’hôtel sont bénéfiques pour plusieurs raisons. Dans les sections suivantes, vous découvrirez quatre des avantages les plus importants de l’acquisition d’un logiciel de ce type.
1. Augmenter l’efficacité
L’un des principaux avantages associés aux logiciels de réception d’hôtel est l’amélioration de l’efficacité. De nombreuses solutions logicielles de cette catégorie permettent d’effectuer même des tâches complexes sans effort. secondes. Certaines tâches clés peuvent même être partiellement ou entièrement automatisées, réduisant ou éliminant le besoin d’implication humaine.
Tout cela signifie que votre personnel de réception peut économiser beaucoup de temps et d’efforts, tout en répondant rapidement aux besoins de vos clients. Lorsque les tâches peuvent être effectuées à partir d’une application facile à utiliser en quelques clics, votre réception peut offrir une expérience client plus efficace, résoudre les problèmes rapidement et minimiser les temps d’attente.
2. Stockage de données amélioré
Un autre avantage majeur de l’utilisation d’un logiciel de réception d’hôtel est la centralisation des données. Non seulement cela garantit que chacun sache où chercher les informations dont il a besoin, mais cela signifie également qu’il peut trouvent rapidement ce qu’ils recherchent et l’utilisent dès que possible.
Les données peuvent être partagées dans tout l’hôtel et les informations peuvent être mises à jour en temps réel, garantissant ainsi que le personnel travaille toujours avec des chiffres précis. Les solutions modernes basées sur le cloud permettent également d’accéder aux données sur une large gamme d’appareils, notamment les smartphones et les tablettes, même si les employés se trouvent à ce moment-là à l’extérieur de l’hôtel.
3. Analyse du rapport
Un élément clé d’une efficacité gestion de l’hôtel implique non seulement de créer des rapports, mais aussi d’analyser ces rapports. Cela permet à un hôtel de comprendre pleinement les domaines de progrès, les domaines de régression et la situation actuelle de l’entreprise. Le reporting et l’analyse des rapports sont également importants pour sécuriser financement hôtelier et fournir des mises à jour aux parties prenantes.
Les logiciels de réception d’hôtel peuvent améliorer presque tous les aspects du reporting et de l’analyse, de la création de rapports à l’examen des données et à l’extraction des principaux résultats. Que vous souhaitiez créer des graphiques de revenus, décomposer les performances de votre entreprise ou explorer de grandes quantités de données pour identifier les tendances clés, les logiciels de réception peuvent vous aider.
4. Réduisez les erreurs et les coûts
De nombreuses tâches dont le front office est responsable nécessitent toujours de la précision. Effectuer manuellement des calculs complexes ou saisir des données importantes dans un système est sujet aux erreurs humaines. Pas seulement Si cela crée de la confusion au sein d’un hôtel, cela peut aussi potentiellement entraîner des coûts inattendus et même des problèmes juridiques.
Technologie hôtelière peut grandement contribuer à réduire les erreurs humaines, le logiciel de réception d’hôtel étant l’un des meilleurs exemples. Par exemple, un bon système de gestion des revenus peut calculer automatiquement le tarif idéal de la chambre. En revanche, un bon système de point de vente peut automatiquement maintenir les données à jour au fur et à mesure des transactions.
4 fonctionnalités clés du logiciel de réception d’hôtel
Dans les sections suivantes, vous découvrirez quatre fonctionnalités clés que les logiciels de réception d’hôtel devraient offrir.
1. Création de profil client
Les clients des hôtels modernes veulent être traités comme des individus et non comme des clients génériques. Votre offre doit donc être adaptée à chaque personne. Pour y parvenir, vous devez collecter des données clients précieuses et gardez cela organisé, c’est pourquoi il est si important que le logiciel de réception de l’hôtel permette la création de profils clients.
Une fois les profils des clients créés, les hôtels peuvent collecter et stocker des informations sur les préférences de chaque individu, les services demandés et les interactions avec le personnel de l’hôtel. Il est alors beaucoup plus facile de comprendre les différents besoins de vos clients et d’ajuster votre offre afin de répondre et de dépasser leurs attentes.
2. Gestion des tâches hôtelières
Tous services hôteliers nécessitent la capacité de gérer efficacement les tâches, en particulier pour la réception de l’hôtel. Il est essentiel d’investir dans un logiciel de réception d’hôtel doté d’une solide offre de gestion des tâches.
Certaines fonctionnalités auxquelles vous devez vous attendre ici incluent la possibilité d’attribuer des tâches spécifiques à des individus, de réattribuer des tâches une fois qu’elles ont été attribuées et la possibilité pour les membres du personnel de fournir des mises à jour de statut. Une bonne fonctionnalité de gestion des tâches vous permet de savoir ce qui doit être fait et l’état actuel de chaque tâche.
3. Communication et demandes
La communication est au cœur de tout hôtel à succès, donc tout bon propriétaire de l’hôtel investira suffisamment dans des solutions qui facilitent la communication. Le logiciel de réception d’hôtel est un excellent exemple de solution qui facilite cela, car elle peut permettre l’envoi de messages, d’instructions, de rapports et de mises à jour de statut entre les employés.
De nombreux logiciels de réception aident également la réception à communiquer plus efficacement avec les clients. Parallèlement, il peut être nécessaire d’envoyer des demandes, telles que des demandes de paiement, ou des demandes de suivi de certaines actions. Le logiciel peut vous aider et même automatiser bon nombre de ces demandes.
4. Fonctionnalité d’enregistrement des invités
Pour le personnel de la réception, l’enregistrement des clients est une responsabilité majeure, et il est essentiel d’investir dans un logiciel de réception d’hôtel qui permet un enregistrement rapide, facile et sans tracas.
Certaines des meilleures options logicielles peuvent potentiellement contribuer à faciliter les processus d’enregistrement conventionnels, ainsi que les enregistrements en libre-service et sans contact. Surtout, un logiciel de haute qualité permettra également au personnel d’effectuer rapidement les procédures d’enregistrement, ce qui contribuera ensuite à minimiser les frictions et à optimiser les premières impressions.
5 exemples de solutions logicielles de réception d’hôtel
Comme indiqué précédemment, les logiciels de réception d’hôtel peuvent prendre de nombreuses formes différentes. Dans les sections ci-dessous, vous découvrirez cinq des types de logiciels de réception les plus importants du marché.
1. Système de gestion immobilière (PMS)
Un système de gestion immobilière, ou PMS en abrégé, est un exemple de logiciel de réception d’hôtel, mais peut être considéré comme une solution compressive tout-en-un pour la gestion d’un hôtel. Il permet aux utilisateurs de gérer ou réaliser des tâches liées aux ventes, au marketing, au revenue management, aux opérations de front office, tâches ménagères, et beaucoup plus.
Dans le «5 conseils essentiels pour choisir le bon système de gestion immobilière“, non seulement vous pourrez en savoir plus sur ce qu’est un PMS, mais vous pourrez également accéder à des conseils pour sélectionner la solution la mieux adaptée à vos besoins.
2. Système de gestion des revenus (RMS)
Un système de gestion des revenus est un outil qui permet aux hôtels d’analyser les données, d’anticiper intelligemment les niveaux de demande et d’ajuster les tarifs pour maximiser les revenus. C’est l’un des principaux exemples d’hôtel logiciel de réception, aidant aux stratégies de tarification et de distribution pour augmenter la génération de revenus, les bénéfices et votre budget de l’hôtel.
Dans le «Système de gestion des revenus (RMS) : quels sont les avantages ?“, vous pouvez apprendre comment fonctionnent les systèmes de gestion des revenus et comprendre les avantages pour un propriétaire d’hôtel moderne cherchant à maximiser ses profits.
3. Système de gestion des canaux (CMS)
Un système de gestion des canaux est utilisé pour gérer et optimiser votre stratégie de distribution. Il vous permet d’automatiser de nombreuses tâches associées à la mise à jour des prix et de la disponibilité sur plusieurs canaux, tels que les agences de voyages en ligne, les métamoteurs de recherche d’hôtels et le site Web de votre propre hôtel.
Un bon gestionnaire de canaux sera capable de se connecter à votre système de gestion immobilière et à votre moteur de réservation, afin que les informations sur la disponibilité et les tarifs des chambres soient mises à jour pour toutes les plateformes en temps réel. Un logiciel de gestion des canaux peut éviter des problèmes tels que les doubles réservations et vous garantira de maximiser la demande pour vos chambres d’hôtel.
4. Logiciel d’entretien ménager
Les logiciels de ménage sont un investissement crucial pour les hôtels modernes, car ils permettent de gérer correctement les tâches de ménage. Cela signifie identifier les pièces qui doivent être nettoyées, ou les éléments qui doivent être réapprovisionnés, en créant une liste de tâches nécessaires, en attribuant des tâches à des employés spécifiques et en recevant des mises à jour de statut en temps réel.
Souvent, les logiciels d’entretien ménager permettent une gestion plus large de l’équipe d’entretien ménager, comme la gestion des horaires de vos employés et des informations de paie. Les solutions d’entretien ménager contribuent à améliorer la communication non seulement au sein du service lui-même, mais également avec d’autres équipes, telles que le personnel des ventes, du marketing et de la maintenance.
5. Système de point de vente (POS)
Un système de point de vente, ou système POS, est une solution qui vous permet de traiter les paiements. Il facilite généralement plusieurs options de paiement, permettant aux utilisateurs de vérifier des informations importantes, telles que les niveaux de stock et les données de prix. Un système de point de vente peut également se connecter à commercialisation de l’hôtel, les données de ventes et de distribution.
Dans le «Systèmes de point de vente : aperçu et importance dans l’industrie hôtelière“, vous pouvez en apprendre davantage sur le fonctionnement des systèmes de point de vente et sur la manière dont ils peuvent vous aider opérations hôtelières et l’expérience client. Ce faisant, vous aurez également une idée plus claire de leur valeur en tant que forme de logiciel de réception d’hôtel.
Vidéo : Principales caractéristiques d’un système de point de vente
Investir dans la technologie de la réception des hôtels
En plus d’investir dans le bon logiciel de réception d’hôtel, d’autres solutions technologiques peuvent améliorer les opérations de réception. Les exemples incluent la technologie en libre-service, les chatbots d’hôtel basés sur l’IA et les applications mobiles dédiées. Parfois, les réceptions des hôtels déploient même des robots pour effectuer des tâches clés.
Dans le «Technologie Front Office : la dernière technologie pour le service d’accueil“, vous pouvez en savoir plus sur les différentes solutions technologiques disponibles et comment elles contribuent aux front offices du monde entier.
La réception de l’hôtel est le visage de votre entreprise et le premier point de contact pour les clients, il est donc important de fournir des outils pour garantir un fonctionnement optimal du service. Avec le bon logiciel de réception d’hôtel, vous pouvez augmenter l’efficacité, améliorer la gestion des données, améliorer la communication et vous assurer que votre équipe fonctionne à plein régime.
