Démo Live avec 1CHECK

Dans un secteur de l’hospitalité en constante évolution, l’optimisation des processus opérationnels est devenue une nécessité. C’est dans ce contexte que 1Check, une solution française, se positionne comme un partenaire clé pour les établissements souhaitant moderniser et fluidifier le travail de leurs équipes. Lors d’un démo live avec Matthieu Lafon, ingénieur commercial de l’entreprise, 1Check est bien plus qu’un simple outil : c’est une véritable histoire de famille et une réponse concrète aux défis quotidiens des professionnels.

1Check : Une solution métier née du terrain

Au cœur de la mission de 1Check se trouve la volonté de digitaliser et de faciliter le travail du service des étages (housekeeping), de la maintenance, et même de la réception. L’idée n’est pas de réinventer le métier lui-même, mais de réinventer le support de travail. Fini les communications par téléphone, post-it ou cahiers de maintenance, sources de pertes d’informations, d’oublis et de temps précieux. 1Check propose une application couplée à une partie back-office qui permet aux différents services de communiquer en temps réel et de consulter les informations dont ils ont besoin.

L’histoire de 1Check est profondément ancrée dans le secteur. Conçu en 2011 par Virginie Lafon, elle-même « meilleure ouvrière de France » dans la catégorie gouvernante, l’outil est « fait par quelqu’un du métier » et répond directement aux problématiques opérationnelles que de nombreux hôteliers rencontrent. Cette origine garantit une compréhension fine des besoins des clients, un atout majeur souligné par les équipes de 1Check, dont les chefs de projet et le support sont d’anciens opérationnels.

Une adaptabilité remarquable pour tous les établissements

Bien que née dans le monde hôtelier, 1Check a rapidement étendu son champ d’application. Aujourd’hui, la solution s’adresse à un large éventail de secteurs :

• L’hôtellerie traditionnelle (du 1 étoile au 5 étoiles et palace).
• L’hôtellerie de plein air (HPA), avec une forte présence et des clients allant de 30 mobil-homes à plus de 2000.
• Les résidences de tourisme.
• La santé.
• Le transport maritime.

Cette polyvalence est rendue possible par un outil ultra générique et paramétrable, capable de s’adapter à n’importe quelle taille d’établissement, du plus petit (17 hébergements) au plus grand (1200 chambres). Les besoins fondamentaux, comme le suivi de maintenance ou le rendu des chambres, restent les mêmes, quelle que soit la catégorie de l’établissement.

Fonctionnalités clés : Une optimisation complète des opérations

1Check est une solution SaaS, accessible depuis n’importe quel ordinateur, et dispose d’une application mobile native (Android et iOS) fonctionnant en mode hors connexion – un avantage crucial dans les zones à faible couverture réseau. Elle est également multilingue, gérant une vingtaine de langues. Voici un aperçu des modules et fonctionnalités phares :

• Tableau de bord et rapports analytiques (Power BI) :

  • Fournit des statistiques claires et exploitables sur la maintenance (top 10 des incidents par objet ou lieu, temps moyen de traitement).
  • Permet une analyse poussée avec Power BI, offrant des indicateurs comme le nombre d’incidents moyens par chambre et par mois, ou la répartition des coûts de maintenance par objet.
  • Essentiel pour la planification budgétaire et la prise de décision éclairée, transformant le « sentiment » en données concrètes.
  • Les groupes hôteliers peuvent consolider les données de plusieurs établissements pour des comparaisons et des analyses globales.

• Plan des lieux dynamique et interactif :

  • Cœur de 1Check, il représente la cartographie complète de l’établissement (chambres, parties communes).
  • Des pictogrammes en temps réel indiquent le statut de chaque lieu (service en cours, incident déclaré, contrôle gouvernante, chambre prête).
  • La réception peut ainsi répondre instantanément aux clients sur la disponibilité des chambres sans harceler les autres services.
  • Permet la déclaration directe d’incidents depuis le plan, avec ajout de détails, photos, notes vocales et priorités, réduisant les allers-retours et les pertes de temps pour les techniciens.
  • Offre la possibilité d’indiquer un refus de service pour une chambre, mettant à jour le planning des femmes de chambre.

• Gestion du housekeeping :

  • Ouverture automatisée des plannings : 1Check génère des propositions d’affectation des chambres équitables, en se basant sur le temps de travail effectif et les zones géographiques, tout en permettant des ajustements manuels par la gouvernante.
  • Intégration PMS : Récupère automatiquement les données de réservation (nom du client, dates, préférences, commentaires), offrant une vision complète aux équipes. 1Check est capable de remonter le statut des chambres au PMS une fois le contrôle effectué.
  • Checklists et instructions : Permet de créer des checklists de contrôle personnalisées par type de lieu ou d’action (recouche, départ), et d’ajouter des instructions quotidiennes pour les équipes.
  • Tags NFC : En utilisant des tags NFC à l’entrée des chambres, les femmes de chambre peuvent démarrer et clôturer leur service automatiquement, assurant une traçabilité précise des temps de passage et une meilleure analyse de la productivité.
  • Comptage du linge digitalisé : Les femmes de chambre peuvent enregistrer le linge récupéré (draps, serviettes), ce qui permet d’obtenir des rapports détaillés sur les consommations et d’optimiser significativement ce poste de dépense, souvent mal maîtrisé.

• Gestion de la maintenance complète :

  • Curative : Les techniciens reçoivent les incidents avec toutes les informations nécessaires (statut de la chambre, priorité, notes). Ils peuvent prendre en charge l’intervention, la réaffecter, et la clôturer facilement. Le système met à jour le statut en temps réel pour tous les services.
  • Préventive : 1Check digitalise l’intégralité du plan de maintenance préventive, intégrant checklists de vérification récurrentes, relevés (pH, chlore, kWh) et même le carnet sanitaire avec des seuils de conformité et des alertes automatiques. Un rétroplanning offre une vue d’ensemble du plan de maintenance, indiquant ce qui est en cours, en retard, ou non fait, facilitant la gestion des contrats prestataires.
  • Détection des récurrences : Le système peut générer des alertes automatiques en cas de récurrence d’incidents sur un même objet dans un même lieu, permettant d’identifier et de résoudre les problèmes sous-jacents.

• Communication interne et historique :

  • Un système de messagerie instantanée intégré permet aux équipes de communiquer directement, remplaçant des outils comme WhatsApp et garantissant que les informations restent au sein de l’outil professionnel.
  • Un journal d’activité et un historique complet (sans limite de temps ni de données) tracent toutes les actions de housekeeping et de maintenance, facilitant la recherche d’informations en cas de besoin (ex: plainte client) et valorisant le travail des équipes.

Modules complémentaires pour une expérience client améliorée

1Check continue d’innover avec des modules de gestion plus poussés et des assistants clients :

• Gestion des plaintes clients : Permet de tracer les plaintes, de les associer à des clients ou des chambres, de valoriser les gestes commerciaux effectués et de comprendre l’origine des mécontentements par service. Ceci offre une analyse fine des points faibles impactant l’expérience client.
• Gestion des stocks : Pour les pièces détachées de maintenance ou les produits d’accueil, assurant un suivi en temps réel des consommations.
• Assistant client (intégration Guest App) : Une brique 1Check peut être intégrée aux applications web et guest apps existantes, permettant aux clients de déclarer directement un problème (ex: télé non fonctionnelle) aux équipes opérationnelles. Le client peut même recevoir des SMS/emails de suivi à chaque étape du traitement de sa demande (reçue, prise en charge, traitée), améliorant considérablement sa satisfaction.

Un investissement rentable et transparent

Concernant le coût, 1Check fonctionne sur un abonnement mensuel dont le prix moyen se situe entre 200 et 300 € hors taxes par mois, variant en fonction du nombre de chambres. Ce tarif est global, incluant un nombre d’utilisateurs illimités et l’accès à tous les modules, sans coûts cachés ni frais d’interface.

Pour les nouveaux clients venant d’Hospitality Insiders, 1Check propose une offre spéciale : 2 mois de licence offerts la première année de contrat pour toute souscription en juin 2025. Il est essentiel de mentionner cette provenance pour bénéficier de l’offre.

En somme, 1Check s’affirme comme une solution complète, intuitive et évolutive, conçue par des professionnels pour des professionnels. Elle représente un levier puissant pour optimiser les opérations, améliorer la réactivité des équipes et, in fine, rehausser l’expérience client dans l’ensemble du secteur de l’hospitalité.