On ne badine pas avec les formalités d’embauche !

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Face à la recrudescence des actions contentieuses et des sanctions délivrées en la matière, il est indispensable d’anticiper et de réaliser les formalités d’embauche sans accroc.

En effet, ces dernières semaines, le département des affaires sociales a été informé d’une nouvelle pratique de la part de « salariés » qui multiplient des actions contentieuses.

Ces derniers commencent à travailler sans remettre, volontairement, les éléments vous permettant d’effectuer les démarches préalables à l’embauche, vous mettant ainsi face à un choix cornélien : le respect de vos obligations légales ou la bonne marche de votre activité.

Malheureusement, l’adage selon lequel nul ne peut se prévaloir de sa propre turpitude a toujours vocation à s’appliquer.

C’est pourquoi le département social vous propose un zoom sur les principales étapes à ne pas oublier lors d’une embauche.

• Formalités antérieures à l’embauche :
• • Vérification des renseignements, titres et justificatifs requis à l’embauche. (attention particulière  : l’employeur qui souhaite embaucher un ressortissant étranger doit vérifier s’il a le droit de travailler en France, notamment s’il a un titre de séjour en cours de validité valant autorisation de travail. Si le titre de séjour n’autorise pas le travail, l’employeur doit préalablement solliciter et obtenir une autorisation de travail.

L’employeur doit également vérifier l’authenticité du titre de séjour, auprès du préfet de département du lieu d’embauche ou du préfet de police à Paris (R5221- 41 c. travail) au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche.

• • La DPAE : elle doit être réalisée, quelle que soit la nature ou la durée du contrat, et ce, avant que n’intervienne l’embauche sous peine de sanctions pénales.

Un employeur qui embauche plusieurs fois un même salarié (ex : un extra) doit procéder à chaque fois à une DPAE.

• Formalités postérieures à l’embauche :
• • Inscription de chaque salarié dans le registre unique du personnel : Il concerne toute personne travaillant dans l’entreprise quel que soit son contrat de travail (salariés, intérimaires, mis à disposition…) ou statut (CDI, CDD, apprenti, stagiaire dans une partie spécifique du registre unique du personnel…).
• • La visite d’information et de prévention d’embauche qui doit avoir lieu :
    • dans les 3 mois de la prise effective du poste en principe ;
    • dans les 2 mois qui suivent son embauche s’il s’agit d’un apprenti ;
    • avant l’affectation au poste pour les travailleurs de nuit et les jeunes de moins de 18 ans, ainsi que pour les salariés exposés aux agents biologiques du groupe 2 ou à des champs électromagnétiques lorsque les limites d’exposition sont dépassées.
• • Affiliation obligatoire aux caisses de retraite complémentaire.

• Documents à remettre aux salariés lors de l’embauche :
• • Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception : cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (R1221-9 c. travail) ;
  • Le contrat de travail (celui-ci doit être remis au plus tard dans les 48 heures suivant l’embauche pour les CDD, mais nous vous recommandons vivement de le signer avant la prise de poste) ;
  • Une notice d’information sur les textes conventionnels applicables dans l’entreprise ou l’établissement ;
  • Une notice d’information sur les garanties et l’étendue de la couverture prévoyance ;
  • Une notice d’information sur les garanties et l’étendue de la complémentaire santé (mutuelle) ;
  • Une copie du règlement intérieur et du règlement de sécurité, s’il y a lieu ;
  • Le livret d’épargne salariale (lorsque cela existe dans l’entreprise).

Le non-respect de ces obligations vous fait courir un risque et est passible de sanctions qui ne sont pas à prendre à la légère : travail dissimulé, requalification d’un CDD en CDI, requalification d’un temps partiel en temps plein, impossibilité de rompre une période d’essai car le contrat n’est pas signé, etc ….

N’hésitez pas à prendre attache avec le département social du GHR pour vous conseiller dans vos démarches, nous tenons à votre disposition un modèle de livret d’accueil vous permettant d’intégrer au mieux vos nouveaux collaborateurs.

Si vous souhaitez aller plus loin au-delà des services de votre adhésion, faites le choix de la conformité pour un avenir plus serein en ayant recours à un audit social de votre entreprise, pour cela, contactez le département social du GHR.