Informations sur la relation de travail : de nouvelles obligations pour les employeurs

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Par un nouveau texte (décret 30 octobre 2023, JO du 31 octobre), la France finalise la transposition d’une directive communautaire en matière d’information sur la relation de travail.

Si la plupart de ces informations sont d’ores et déjà communiquées par les employeurs lors de la conclusion du contrat de travail, il convient toutefois de s’assurer de leur exhaustivité.

Les dispositions de ce décret entrent en vigueur le 1^er novembre 2023.

• Information à délivrer à tous les salariés :

L’employeur a pour obligation de communiquer une liste d’informations de manière individuelle. Par principe, cette information se matérialise par la remise de documents. Néanmoins, le décret précise qu’un simple renvoi aux dispositions législatives, règlementaires ou aux stipulations applicables suffit à satisfaire cette obligation.

Depuis le 1^er novembre 2023, l’employeur doit donc communiquer individuellement aux salariés les informations suivantes a minima :

• Au plus tard le 7^ème jour calendaire à compter de la date d’embauche (c. trav. art. R.1221-34)

• L’identité des parties à la relation de travail ;
• Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
• L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
• La date d’embauche ;
• Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
• Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
• Les éléments constitutifs de la rémunération telle que définie par le code du travail, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
• La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes.
• Au plus tard 1 mois à compter de la date d’embauche :
• Dans le cas du salarié temporaire, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;
• Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à ses obligations en la matière ;
• La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
• Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;
• Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

• Informations des salariés recrutés avant le 1^er novembre :

Si un salarié n’a pas obtenu les informations obligatoires, il peut en demander communication à tout moment auprès de l’employeur qui est tenu de répondre selon les modalités temporelles ci-avant évoquées selon la nature de l’information demandée.

• Informations dues aux salariés appelés à travailler à l’étranger :

Aux informations communiquées à tous les salariés s’ajoutent des informations particulières si le salarié travaille à l’étranger.

Les dispositions du décret distinguent le cas où le salarié est appelé à travailler à l’étranger pour une durée consécutive supérieure à 4 semaines du cas où salarié est détaché dans le cadre d’une prestation de service transnationale en UE ou dans l’EEE.

• Pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives :

Les informations supplémentaires à communiquer sont les suivantes :

• Le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;
• La devise servant au paiement de la rémunération (avec possibilité d’un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables)
• Le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
• Les renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.

Cette communication doit se faire avant la date de départ du salarié.

• Dans le cadre d’une prestation de service transnationale en UE ou dans l’EEE pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives :

S’ajoutent aux informations précédentes, les informations suivantes :

• La rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil (avec possibilité d’un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables) ;
• Le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;
• L’adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil conformément aux dispositions de l’article 5, paragraphe 2 de la directive 2014/67/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 relative à l’exécution de la directive 96/71/CE.

Cette communication doit se faire avant la date de départ du salarié.

• Modalités de communication communes à toutes les informations :

Le décret précise les modalités de communication. Elle doit se faire soit par format papier soit par voie électronique, par tout moyen permettant de conférer une date certaine.

Plus précisément, pour le format papier, l’employeur communique soit en envoyant les informations par lettre recommandée avec accusé de réception soit par remise en mains propres contre décharge. Pour le format numérique, l’employeur peut envoyer les documents si les conditions suivantes sont remplies :

• Si le salarié dispose d’un moyen d’accéder à l’information sous format électronique ;
• Si les informations peuvent être enregistrées et imprimées ;
• Si un justificatif de transmission ou de réception de ces informations est possible.

• Informations sur la modification des informations communiquées :

Si une ou plusieurs informations communiquées viennent à être modifiées, l’employeur doit remettre aux salariés un document indiquant la liste des modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard, le jour de la prise d’effet des modifications. Cette communication se fait selon les mêmes modalités, format papier ou électronique, précédemment décrites.

Le décret aménage une dispense de l’obligation de l’information si la modification des informations à délivrer à tous les salariés résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives, règlementaires ou des stipulations conventionnelles. (c. trav. art. R. 1221-40)

• Sanction du défaut d’information :

Le salarié n’ayant pas reçu les informations obligatoires dispose d’un recours devant le conseil de prud’hommes.

Néanmoins, le décret précise que le salarié doit avoir mis en demeure l’employeur préalablement de lui communiquer ou de compléter les informations. L’employeur doit répondre dans un délai de 7 jour calendaire à compter de la réception de la mise en demeure.

• Informations sur les postes à pourvoir en CDI dans l’entreprise :

Par ailleurs, le décret définit les modalités d’information des postes en CDI à pourvoir dans l’entreprise pour les salariés en CDD et les intérimaires qui disposent d’une ancienneté continue d’au moins 6 mois.

Le salarié concerné doit formuler une demande écrite par tout moyen permettant de conférer une date certaine à sa réception.

En réponse, l’employeur doit fournir une liste des postes à pourvoir en CDI correspondant aux qualifications professionnelles du salarié, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Si l’entreprise comporte moins de 250 salariés, l’employeur peut formuler une réponse orale à compter de la deuxième demande si la réponse est inchangée.

Si un salarié a déjà formulé deux demandes au cours de l’année civile, l’employeur est dispensé de répondre.

Le Cabinet Barthélémy propose sur le sujet une infographie récapitulative des éléments du décret que vous trouverez ci-dessous.