Quand on pense digitalisation d’un hôtel, on pense souvent à la digitalisation du parcours client et aux logiciels qui vont avec.
Pourtant, la digitalisation ne concerne pas seulement la réception : elle peut être un atout non négligeable pour tous les pôles de l’hôtel, y compris le pôle ménage.
Le pôle ménage, grand oublié de la digitalisation
S’il y a un pôle qui bénéficie peu de la digitalisation, c’est bien le housekeeping (mot anglais qui désigne le pôle ménage).
Feuilles de papier, stylos, talkies-walkies… il n’est pas rare que les étages soient encore entièrement gérés “à l’ancienne”, alors même que le reste de l’hôtel et des équipes a pris le tournant du numérique.
C’est pourtant bien dommage !
Gouvernante, femmes de chambre, réception, direction… tout le monde ressort gagnant d’un pôle ménage bien équipé !
Pourquoi ?
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D’un côté gouvernante et femmes de chambre ont accès à un outil de travail pratique qui permet un gain de temps et de confort de travail,
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De l’autre, la réception est informée facilement en temps réel, sans besoin d’aller à la pêche aux informations,
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Et finalement la direction a accès à des statistiques supplémentaires pour optimiser l’exploitation de son hôtel !
En bref, pourquoi s’en priver ?
La base : choisir un PMS adapté
Le moyen le plus simple de digitaliser son pôle ménage… est tout simplement de sélectionner un PMS qui propose un module housekeeping.
Objectif : éviter de multiplier les outils et donc les coûts. C’est également plus facile pour les équipes qui ont moins de logiciels à prendre en main.
Les fonctionnalités à rechercher :
- Une vision planning à la semaine, idéale soit pour la gouvernante soit pour gérer un prestataire externe
- La possibilité de mettre à jour le statut des chambres à jour en temps réel
- La présence d’options dédiées à la technique et à la maintenance (statut spécifique pour les chambres où une anomalie a été repérée, possibilité de laisser un commentaire technique sur la chambre, distinct du commentaire ménage)
- Une ergonomie simplifiée pour distinguer en un coup d’œil les chambres à faire (par exemple un code couleur)
- Un suivi du linge pour gérer les flux en rapport avec la blanchisserie
Bonus : si le module ménage fonctionne sur mobile, pas besoin d’équiper toute l’équipe en tablettes, des smartphones seront suffisants.
Il peut également être important d’avoir des niveaux d’accès différenciés selon le poste et le pôle auquel les équipes appartiennent. C’est particulièrement pratique si le ménage est externalisé, ou encore si vous faites régulièrement appel à des extras pendant la saison.
Finalement, le module housekeeping est également l’occasion d’intégrer un peu plus les femmes de chambre à la relation client.
Certains modules indiquent par exemple le nom du client qui occupe, ou va occuper la chambre, ce qui permet de renforcer la personnalisation.
Attention cependant à bien travailler sur le paramétrage de votre PMS, que ce soit pour la gestion opérationnelle ou les analyses statistiques (ventes mini bar, utilisation des produits d’accueil…). Un mauvais paramétrage peut considérablement amoindrir les bénéfices du module.
N’hésitez pas à bien en discuter avec l’équipe de votre PMS lors de sa mise en place.
Pour aller plus loin : connecter un outil spécialisé
En cas de besoins spécifiques, il existe des outils spécialisés adaptés qui permettent d’aller encore plus loin.
Planning d’équipe avec gestion des affectations, déclaration d’incidents, gestion des objets trouvés, inventaire du mobilier, fonctions RH… de nombreuses fonctionnalités peuvent venir en complément de celles de votre PMS.
En premier lieu, vérifiez toujours que votre PMS n’est pas déjà en mesure de répondre à vos besoins (il serait dommage de s’équiper d’un autre outil pour rien).
Si la nécessité d’un logiciel complémentaire se confirme, recherchez un ou des outils parfaitement connectés à votre PMS. La connectivité est vraiment clé dans cette situation.
Un outil non connecté avec votre PMS signifiera immanquablement des doublons, un besoin de ressaisir les informations de part et d’autre, que l’équipe de réception n’aura pas accès aux commentaires des femmes de chambre ou encore que les femmes de chambre devront jongler entre deux outils et deux interfaces.
En résumé : une situation 100% non souhaitable.
Pour être sûr de faire le bon choix : partez de votre PMS et consultez les outils partenaires. Ou posez tout simplement la question au support client qui pourra vous aiguiller en fonction de vos besoins.
Conclusion
La digitalisation d’un hôtel ne concerne pas seulement quelques pôles précis, elle doit s’envisager au global, en incluant notamment le pôle ménage.
Efficacité, simplicité, performance, travail d’équipe, analyse statistique, relation client… cette digitalisation du housekeeping ne présente que des avantages, ne passez pas à côté !
Si vous êtes en pleine recherche de votre PMS, découvrez notre article “Comment analyser un devis de logiciel PMS ? ”
