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La gestion de structures d’hébergement multisites ou de plusieurs établissements hôteliers en même temps peut être un véritable challenge pour les groupes. Entre les différences de personnel, les exigences locales, les réglementations et les problèmes opérationnels, les responsables de la gestion des sites doivent jongler avec de nombreuses informations. En effet, la gestion multi-sites en hôtellerie est complexe et nécessite une coordination efficace entre les différents établissements. Les groupes hôteliers doivent pouvoir contrôler chaque site à distance, être informés en temps réel de tout problème rencontré, s’assurer que chaque établissement respecte les normes en vigueur et prodigue un service en cohérence avec l’identité de la marque qu’il représente. Aujourd’hui, avec les bons process et les solutions technologiques appropriées, la gestion multi-sites devient plus efficace. Les problématiques spécifiques liées à la gestion multisite La gestion multi-sites en hôtellerie ou dans le domaine de l’hébergement médicalisé implique de nombreux défis. Le premier est la coordination des différents sites. En effet, les établissements doivent faire face à de nombreuses problématiques liées à la gestion des ressources humaines, à l’optimisation des coûts, à la maintenance des équipements, à la conformité réglementaire, à la satisfaction des clients et à la sécurité des patients. Il est essentiel de garantir que chaque site fonctionne de manière homogène et offre une expérience client similaire et de qualité.Afin d’apporter un service de signature, la marque doit prendre soin de former régulièrement son personnel à la culture d’entreprise et au respect des procédures opérationnelles normalisées (PON ou POS). Les groupes hôteliers doivent également être en mesure de collecter et de traiter rapidement les données de chaque site pour prendre des décisions éclairées. Par ailleurs, les problèmes techniques doivent être résolus rapidement pour minimiser les perturbations et les coûts. Cette gestion des coûts peut s’avérer particulièrement difficile à optimiser. Les coûts de personnel, d’entretien et de fonctionnement peuvent varier d’un site à l’autre, et il est souvent difficile d’identifier les inefficacités et de les corriger. Par ailleurs, la gestion des réservations, des annulations, ainsi que la communication avec les clients doivent être homogènes. Dans le domaine des lieux d’hébergement médicalisés, la gestion multi-sites est encore plus complexe. Les établissements doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de sécurité et de santé des patients, ce qui peut varier d’un site à l’autre en fonction de la nature des soins fournis. Les responsables de la gestion doivent également coordonner les activités des médecins, des infirmières et du personnel de soutien pour garantir une continuité des soins et une qualité de service élevée pour chaque patient. La solution technologique 1Check Face à ces défis de la gestion multisite, les groupes hôteliers et les lieux d’hébergement médicalisé doivent être en mesure de disposer d’une vision globale de toutes leurs propriétés, afin de pouvoir gérer efficacement leurs opérations et leur personnel. C’est là que 1Check intervient avec une solution technologique innovante adaptée aux besoins des groupes hôteliers et d’hébergements médicalisés. 1Check est une application métier qui permet aux gestionnaires de surveiller et de gérer facilement les opérations de plusieurs sites à partir d’une seule interface. Grâce à cette solution, les entreprises peuvent centraliser leurs processus de gestion et de communication, en offrant une visibilité en temps réel sur l’ensemble de leurs établissements. Accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, elle permet aux utilisateurs d’assigner des tâches et des responsabilités à leur personnel, de vérifier l’état des chambres, des installations et des équipements, de communiquer facilement avec leur personnel et de suivre l’état des opérations à distance. Les personnels en mobilité peuvent ainsi remonter instantanément les problèmes rencontrés, qui arriveront sous forme d’alertes, et fluidifier la communication avec la direction. Par ailleurs, 1Check offre une solution de conformité réglementaire. Les groupes hôteliers doivent se conformer à une variété de réglementations et de normes locales, nationales et internationales, qui peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. 1Check aide à assurer la conformité en fournissant des vérifications de conformité réglementaire automatisées pour tous les sites. Il est possible de personnaliser les listes de vérification pour s’adapter aux normes locales et aux exigences spécifiques de chaque site. Souple et modulaire, la solution peut être personnalisée en fonction des besoins de chaque entreprise. Elle peut être interfacée avec d’autres outils de gestion, tels que les logiciels de gestion hôtelière, les systèmes de réservation ou les plateformes de paiement. En outre, 1check intègre des fonctionnalités d’analyse de données qui permettent aux entreprises de collecter, de stocker et d’analyser les données en temps réel. Grâce à ces fonctionnalités, les gestionnaires peuvent surveiller les performances de leurs établissements, identifier les tendances et les problèmes potentiels, et prendre des décisions éclairées. Ceci permet aux hôtels d’améliorer leur productivité et leur rentabilité. L’analyse de données, ou big data, un outil puissant pour les groupes hôteliers. En effet, les groupes hôteliers peuvent collecter et analyser des données provenant de différentes sources, telles que les réservations, les commentaires des clients, les opérations en cours, etc. En rassemblant ces données, il est possible d’identifier des tendances, des schémas et des opportunités qui leur permettent de mieux comprendre leur entreprise, les comportements des clients et les performances de chaque site. Par exemple, les données peuvent aider les groupes hôteliers à optimiser leurs processus de gestion de la maintenance en surveillant les pannes fréquentes, les temps de réponse, la performance des équipements, etc. Les données peuvent également aider les groupes hôteliers à comprendre les préférences de leurs clients et à personnaliser leur expérience en fonction de leurs goûts et de leurs besoins. De plus, l’analyse de données peut aider les groupes hôteliers à détecter les anomalies, les erreurs et les fraudes potentielles. En surveillant les activités suspectes, les groupes hôteliers peuvent détecter les comportements frauduleux et les arrêter avant qu’ils ne causent des dommages. Enfin, l’analyse de données peut aider les groupes hôteliers à améliorer leur rentabilité en identifiant les domaines où les coûts peuvent être réduits sans nuire à la qualité des services. Par exemple, les données peuvent aider les groupes hôteliers à identifier les fournisseurs les plus rentables, à ajuster les niveaux de personnel en fonction des besoins réels et à optimiser les processus de gestion des stocks. En outre, l’analyse de données peut aider les groupes hôteliers à améliorer l’expérience client en identifiant les besoins et les préférences de leurs clients. Ainsi, la visibilité globale offerte par les logiciels de gestion et app mobile deviennent des outils encore plus puissants lorsqu’ils sont intégrés avec des outils de business intelligence tels que celui de Microsoft. L’entreprise 1Check propose une API ouverte qui permet aux data analyst des groupes hôteliers d’identifier les données à rechercher dans le système. 1Check collecte ensuite ces données et les transmet aux analystes pour une analyse approfondie. Par exemple, les data analyst peuvent identifier le nombre de spots lumineux cassés dans l’année. Cette question, qui peut sembler insignifiante, peut coûter très cher à l’hôtel si elle n’est pas traitée à temps. Ils peuvent également identifier les taux de fréquentation par chambre pour chaque site. Ces données sont cruciales pour prendre des décisions éclairées et optimiser la gestion des sites. 1Check propose des solutions pour différents types d’établissements, y compris les campings. Par exemple, un camping peut utiliser 1Check pour optimiser la gestion de ses emplacements. Les data analyst peuvent ainsi analyser les données pour identifier les emplacements les plus populaires et les moins populaires, et ajuster les prix en consé En conclusion, la gestion multi-sites en hôtellerie peut sembler un casse-tête. Cependant, avec les bonnes solutions technologiques, elle est nettement plus efficace et moins stressante. 1Check offre une solution innovante et complète, qui s’avère extrêmement puissante pour les groupes qui font de la data analyse. Vous voulez en savoir plus ? 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Une approche globale pour améliorer les conditions de travail et la performance de vos équipes Les équipes opérationnelles sont des éléments essentiels de votre organisation. Qu’elles œuvrent à l’accueil, l’entretien ménager, la maintenance technique, ou encore qu’elles fournissent des services telles que dans la restauration et le spa, elles doivent fournir un travail minutieux, souvent répétitif et dont certaines tâches peuvent être source de pénibilité. Améliorer leur confort au quotidien est primordial afin qu’elles évitent les erreurs, gagnent du temps, réduisent le stress et les difficultés d’ordre physique. Cela permet également de renforcer votre responsabilité sociale d’entreprise (RSE), fidéliser vos employés et éviter le turnover. Dans cet article, nous vous donnons des conseils pratiques pour optimiser leur organisation et ainsi faire évoluer les pratiques dans la profession. Mettre en place un plan d’action actualisé Les procédures opérationnelles standardisées (POS) ou normalisées (PON) rassurent et donnent des indications claires aux équipes, qui ne craignent pas alors de mal faire et témoignent d’un encadrement sécurisé. Ces procédures permettent d’anticiper les risques et de réduire leurs effets. Il s’agit de documents rédigés qui, pour chaque département, rassemble et priorise l’ensemble des tâches à réaliser, les routines quotidiennes, les réponses à apporter selon les problématiques rencontrées… –Organiser des réunions d’équipe de manière fréquente permet de faire un état des lieux, remonter les points de préoccupation et favoriser la coopération entre les membres de l’équipe. Avoir un plan de formation et coaching booste la motivation de vos équipes. Découvrez le potentiel de vos équipes et faites évoluer vos talents. Montrez-leur ce que vous attendez concrètement d’eux, et comment réaliser leurs tâches ou encore à se servir des outils de suivi que vous leur mettez entre les mains. –Anticiper les besoins en ressources humaines est indispensable. Les équipes opérationnelles ne peuvent réaliser le travail de deux à trois personnes pour être pleinement efficaces. Ayez le personnel nécessaire en temps voulu et prévoyez les besoins en termes de RH. –Les protocoles d’hygiène, surtout en ces temps, rassurent. Mettez en place des protocoles, installez des distributeurs de désinfectant pour les mains et utilisez des produits non toxiques. Vos équipes se sentiront prises en considération et rassurées de ne pas être exposées à des risques dus à des collaborateurs moins pointilleux qu’eux. Les innovations technologiques au service de l’efficacité opérationnelle Les robots nouvelle génération et outils digitaux dédiés au domaine de l’hôtellerie se développent de plus en plus. De simples investissements changent parfois complètement la donne. Lorsque des tâches pénibles peuvent être simplifiées à l’aide de dispositifs techniques, offrir ce confort à vos équipes opérationnelles permettra de les fidéliser. –Choisir des aspirateurs performants, dotés d’une puissance d’aspiration élevée et d’une filtration efficace, aide les équipes d’entretien à éliminer rapidement et facilement la poussière et les allergènes. Un design ergonomique, avec une bonne prise en main et un faible poids, permet de réduire la fatigue et les tensions musculaires lors de l’utilisation prolongée. -Se fournir en lève-lits à énergie autonome ou électrique, comme ceux proposés par ATL Production, permet de soulever facilement et en toute sécurité les lits pour faciliter le nettoyage en dessous et autour. Ces dispositifs réduisent les efforts physiques et les risques de blessures liés au soulèvement manuel des lits, tout en améliorant la productivité et la qualité du travail. –Les dispositifs de houssage/déhoussage de couettes, tels que ceux proposés par Fixacouette, sont des solutions innovantes qui aident à enfiler et à retirer les housses de couettes sans effort excessif ni posture contraignante. Ces dispositifs permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de prévenir les troubles musculo-squelettiques (TMS) chez les employés. –Les nettoyeurs vapeur sont une alternative écologique et efficace aux produits chimiques de nettoyage. Ils utilisent de la vapeur d’eau pour nettoyer et désinfecter les surfaces, éliminant ainsi les bactéries, les moisissures et les acariens sans recourir à des substances nocives. De plus, la vapeur pénètre facilement dans les moindres recoins, assurant un nettoyage en profondeur. –Les chariots d’étages et à fond mobile permettent de transporter facilement le matériel nécessaire au nettoyage et à l’entretien des chambres. Les modèles à fond mobile ajustent automatiquement la hauteur du plateau en fonction de la quantité de matériel, évitant ainsi aux employés de se pencher ou de se baisser de manière répétée pour accéder aux produits et aux équipements. –La domotique facilite la gestion des équipements électriques et électroniques dans votre établissement, tels que l’éclairage, le chauffage et la climatisation. En automatisant ces systèmes, vous réduisez la consommation d’énergie et améliorez le confort des employés et des clients. De plus, la domotique permet de centraliser la surveillance et le contrôle des installations, simplifiant ainsi la maintenance. –Les clés virtuelles, comme celles proposées par LoungeUp, permettent de dématérialiser les clés traditionnelles et d’utiliser des smartphones ou des cartes à puce pour accéder aux chambres et aux espaces communs. Cette solution simplifie la gestion des accès, réduit les coûts liés aux clés physiques et améliore la sécurité en offrant un contrôle plus précis des entrées et des sorties. Nul besoin pour les équipes d’accueil de passer la journée à reproduire des modèles de clés perdus ou à aller ouvrir la porte via une clé passe-partout. Adopter un logiciel ou une application métier 1Check est une plateforme de gestion mutualisée du travail, utilisable en mobilité sur tablette ou mobile. Elle offre de nombreux avantages pour améliorer le confort et l’efficacité de vos équipes opérationnelles : –Des listes de contrôle numériques ou checklists. Les listes de contrôle permettent de standardiser les procédures et d’assurer la qualité des services dans tous les domaines de votre établissement. Elles garantissent que chaque membre du personnel suit les mêmes processus et respecte les mêmes normes, tout en facilitant l’évaluation de la propreté, le contrôle de l’état des équipements et la vérification de la conformité aux réglementations en vigueur. –La transmission d’informations est facilitée. 1Check facilite la communication entre les membres du personnel, garantissant ainsi une circulation fluide des informations importantes. Les employés peuvent consulter et partager des informations en temps réel, minimisant les risques d’erreurs ou d’oublis et favorisant une collaboration plus efficace. –Le fil d’actualité et le tableau de bord personnalisé. Le fil d’actualité informe les équipes des dernières nouvelles et mises à jour concernant l’établissement, tandis que le tableau de bord personnalisé leur permet de visualiser et de gérer leurs tâches quotidiennes. Cette approche centralisée et personnalisée améliore l’organisation et la productivité des employés. –Un outil qui permet une réponse rapide aux plaintes et la mise en place d’actions correctives. Grâce à 1Check, les équipes peuvent réagir rapidement aux problèmes signalés par les clients ou les collègues. La plateforme facilite la mise en place d’actions correctives, en assurant un suivi et une résolution efficace des incidents, améliorant ainsi la satisfaction des clients et la réputation de l’établissement. –L’automatisation des tâches. 1Check simplifie la gestion administrative en automatisant diverses tâches, telles que les rappels pour les entretiens réguliers, les check-in/out et la création de rapports. En réduisant la charge de travail manuelle, la plateforme permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et d’améliorer leur efficacité. Pour en savoir plus sur les avantages de cette solution, n’hésitez pas à visiter notre site web https://www.1check.com et à explorer les onglets dédiés aux différents secteurs d’activité, tels que l’hôtellerie, le camping et les établissements de santé. Découvrez comment cette solution peut aider votre établissement à optimiser ses processus, à renforcer la collaboration entre les équipes et à améliorer la satisfaction des clients. Améliorer le confort et l’efficacité de vos équipes opérationnelles est essentiel pour garantir leur bien-être, la qualité de service et la satisfaction de vos clients. En adoptant un plan d’action actualisé, en utilisant des robots et des outils adaptés, et en intégrant des logiciels ou des applications métier, vous contribuez à l’évolution des pratiques dans la profession et au succès de votre établissement.

Ce n’est pas un secret, l’ère post-Covid a vu la « guerre des talents » s’intensifier. Le Forum Économique Mondial a mené une enquête soulignant cette baisse de fidélité des employés. On parle d’un turnover aux alentours de 75% dans l’industrie hôtelière, quand il est en moyenne de 10 à 15% dans les autres industries.L’écart choque. Les employés pointent le manque de perspectives d’évolution, des conditions de travail inefficientes et un manque de reconnaissance. Dans les établissements hôteliers tout comme dans les établissements de santé, la recrudescence des « Burn out » avec des salariés sous haute pression défraye les chroniques. Du côté des employeurs, recruter est un réel casse-tête, former de nouveaux employés coûte cher et met le niveau de service à risque. La fidélisation des recrues : une priorité absolue En 2021, 43% des établissements de santé plaçaient la fidélisation des équipes comme l’un des principaux défis à relever (Enquête Permuteo & Horizontal Software).Dans le domaine de l’hôtellerie, c’est également l’un des enjeux des plus cruciaux qui apparaissait en fil rouge des conférences du FHT (salon Food Hotel Tech) 2022. Rien de ceci n’est optimal. Pourtant des solutions existent. Les DRH le savent bien : la fidélisation des employés passe par l’écoute, la personnalisation du management, la responsabilisation et la valorisation de leurs compétences. On parle de bien-être au travail. Savez-vous que pour ce faire, les outils numériques s’avèrent être d’une grande aide ? « 82% des employés considèrent que la digitalisation améliore l’efficacité et l’optimisation du temps de travail ». Étude Capterra 2021 S’il était encore besoin de préciser, la technologie ne remplace pas l’humain ; elle au contraire à son service. En équipant vos collaborateurs, aux niveaux managériaux comme opérationnels, vous avez tout à y gagner. Et pas d’inquiétude si vos collaborateurs ne sont pas tous issus de la génération « Digital Native », les nouvelles technologies sont conçues pour être intuitives. La digitalisation au service du management stratégique… pour des équipes épanouies Développez votre culture d’entreprise.Lorsque l’on sait que 80% des jeunes professionnels ne se sentent pas écoutés (The Workforce Institute) et que c’est une raison suffisante pour quitter leur emploi, il apparaît urgent de travailler son image de marque employeur.Les intranets d’entreprise et Webapp semblables à des réseaux sociaux sont de formidables outils de communication interne.Vos employés peuvent :– suivre les actualités de la société,– découvrir les nouvelles recrues que vous leur présenterez,– en savoir plus sur les employés du mois et les complimenter,– partager leurs idées si vous leur offrez un espace d’expression et les incitez à répondre à des sondages (même anonymes).Vous pouvez ainsi suivre le ENPS (employee Net Promoter Score) – autrement dit le taux de satisfaction général de vos employés, et surtout l’optimiser. Les équipes dotées d’un espace de travail collaboratif digital sont 38% plus engagées que leurs pairs non digitalisés. Du côté du Top Management, 70% des leaders interrogés soulignent une nette amélioration du bien-être au travail des employés (Etude Goldsmiths, University of London and Automation Anywhere). Outillez votre Top Management pour que chaque ressource soit présente au moment le plus approprié.Lorsque les équipes sont en sous-effectif, tout le monde se trouve être en état de stress : les agents opérationnels, les responsables de services, la direction. L’inverse est aussi vrai. Lorsqu’elles sont en sureffectif, les agents s’ennuient voire se sentent inutiles, alors que les responsables doivent répondre d’un retour sur investissement. Être capable d’aligner les besoins face aux ressources est un enjeu sur le plan économique tout comme humain. Les logiciels dédiés aux ressources humaines tel Skello vous permettent de cartographier les compétences disponibles en interne. Ceux-ci peuvent être synchronisés avec :    – des  prédictions de marché révélées par de l’IA (intelligence artificielle) ;– des outils opérationnels permettant de prévoir à l’avance les besoins en termes de ressources – agents de ménage, femme de chambres- au regard des réservations enregistrées dans le PMS La solution de gestion des opérations 1Check, conçue par et pour les équipes opérationnelles et managériales vous permettra entre autres de remonter ce type d’information. Il vous est alors nettement plus facile de savoir de quelles compétences et quels types de contrats vous avez besoin à quel moment. La technologie au service du management opérationnel… pour optimiser les talents L’automatisation des tâches, pour que chacun se concentre là où il a de la valeur ajoutée78% des employés déclarent que l’automatisation leur a permis de se libérer des tâches répétitives et chronophages.Le digital permet en effet d’automatiser les tâches récurrentes, administratives et de fluidifier la communication entre les services. Plutôt que de passer du temps à remplir des documents, faire des rapports d’activités et attendre qu’ils soient lus par les responsables qui doivent effectuer des validations ou des actions pour faciliter le travail de leurs équipes, les processus sont standardisés et automatisés. Les actions des ASH (agents des services hospitaliers) ou agents de ménage sont normés et traçables par exemple. Cela évite également les marges d’erreur et ainsi de refaire plusieurs fois le même travail. Si chaque employé travaille essentiellement sur des tâches à valeur ajoutée, il se sent plus utile et valorisé.Les managers peuvent également compter sur l’IA et le Machine Learning pour que les outils apprennent automatiquement à automatiser les flux de travail. Cela contribue à réduire l’épuisement professionnel de ces derniers et à leur offrir du temps de leadership, d’écoute et d’interactions avec leurs équipes. « Plus les entreprises investissent dans l’automatisation, plus les environnements de travail sont humains » Interview de business leaders, Goldsmiths Study, University of London & Automation Anywhere Les big datas, pour s’assurer de la motivation de chaque talent. Prenons l’exemple d’IBM. La multinationale a créé un algorithme qui permet de déterminer avec 95% de justesse lorsqu’un employé est sur le point de quitter l’entreprise. Vous avez un data analyst au sein de votre groupe ? Celui-ci peut paramétrer vos outils d’analyse de métadonnées afin d’alerter les DRH et managers sur les talents nécessitant le plus d’attention. Comment cela se passe-t-il concrètement ? Dans un espace de travail digitalisé, de nombreuses données sont intégrées et lorsqu’elles sont bien triées, les informations que l’on peut en tirer sont hautement valorisables. Si un employé commence à cumuler les retards depuis plusieurs jours consécutifs et que cela s’associe d’une baisse de performance, cela indique certainement un malaise. Le problème peut être d’origine exogène. Si votre collaborateur rencontre des difficultés dans sa vie privée, sans être indélicat, il appréciera certainement que son manager se montre plus à l’écoute et plus flexible. Un aménagement des horaires, quelques jours de congés, cela peut faire la différence. Il y a un souci lié à l’environnement de travail. Il est essentiel de comprendre la source du problème, de voir ce qu’il est possible de faire pour aider le collaborateur à retrouver confiance et le fidéliser. Est-il venu le temps de lui accorder une augmentation ? Une prime ? Augmenter son nombre de RTT ? Une formation ? Revaloriser son cahier des charges ? 33% des employés recherchent un nouvel emploi simplement parce qu’ils ont l’impression d’avoir fait le tour de leur poste et recherchent de nouveaux challenges. (Étude du cabinet de conseil Korn Ferry, 2018). Souhaite-t-il être écouté pour que les processus de travail soient adaptés à une réalité de terrain ? En RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) on parle de co-construction avec les collaborateurs. En effet, les équipes ont surement de bonnes idées à partager. Le constat est simple : le travail est plus agréable, le moral des équipes est meilleur, les employés se sentent plus à leur place et donc le turnover diminue. Les opérations de terrain fluidifiées grâce aux solutions digitales Chaque métier ou presque, au sein des établissements dédiés à l’hébergement, l’hôtellerie, les centres de vacances, les EHPAD ou encore les établissements de santé, a sa solution répondant à ses problématiques spécifiques de terrain. Loin d’être exhaustifs, nous vous citons quelques fonctionnalités facilitant le travail des équipes opérationnelles. L’outil des DRH La gestion des plannings se fait de manière automatisée en prenant en considération les contrats et contraintes de chacun. Les employés reçoivent leurs plannings à l’avance et peuvent s’organiser sereinement. Avec de la visibilité, leur balance vie privée / vie professionnelle s’en retrouve plus équilibrée.Par ailleurs, la gestion de la paperasse concernant les extras peut être hautement simplifiée. En effet, l’expression des besoins depuis les différents services est maintenant centralisée. Avec un outil comme RH EXTRA de 1Check, les contrats des extras sont conçus et classés automatiquement une fois signés, les déclarations URSSAF sont auto-générées dans la foulée. Vos équipes RH gagnent un temps précieux et se concentrent sur ce qui leur plaît : l’identification et la fidélisation des collaborateurs. Le housekeeping Dotées de tablettes ou mobiles avec une app dédiée, les équipes d’entretien gagnent en efficacité. Les checklists leur permettent de ne rien oublier. Les déclarations de casse, les inventaires, les besoins en termes d’équipements se font en quelques clics et sont communiquées en temps réel aux services de maintenance ou de blanchisserie. Les besoins d’intervention et les mises à jour des priorités sont indiqués clairement et en temps réel, ce qui est essentiel pour des personnels sans cesse en mouvement. Elles ont systématiquement un aperçu de la charge de travail et de leurs responsabilités, ce qui a un effet apaisant.L’achèvement des tâches est communiqué instantanément, permettant des vérifications rapides par la gouvernante générale ou la société externe qui emploie les agents d’entretien. Cela augmente la qualité de service et la reconnaissance par le management. La maintenance Avec un CMMS – système informatisé de gestion de la maintenance – les responsables et agents de maintenance pourront, à l’instar de leurs collègues du housekeeping, recevoir des plans clairs et priorisés des tâches à réaliser. Les demandes d’intervention du moment sont reçues en temps réel. Les nécessités de maintenance périodique et suivis des réglementations des ERP (établissements recevant du public) sont rappelées automatiquement, évitant ainsi les oublis. L’évaluation des équipements est facilitée, notamment via une traçabilité des incidents – il devient donc plus simple de faire évoluer son plan de maintenance préventive – et les commandes sont effectuées de manière automatique. Le front desk Une plateforme permettant une visibilité en temps réel du statut des chambres indique à la réception quand les chambres sont disponibles et peut lui permettre de procéder à des demandes prioritaires qui seront reçues automatiquement par le service des étages afin d’apporter un service d’excellence. Connectée à votre PMS, vous pourrez également bénéficier d’une option de planification automatique des chambres, faisant ainsi gagner énormément de temps aux agents de réception et permettant d’apporter un service d’excellence. Le Cardex permet de gérer l’expression des demandes spécifiques et besoins des clients et de transmettre l’information automatiquement aux services dédiés. Un client souhaite un oreiller plus confortable ? Le service de chambres en est informé et en tient compte lors de la préparation de la chambre. Un autre client est allergique au gluten ? Le restaurant peut prévoir une solution Gluten Free pour le petit déjeuner.Un registre numérique centralisé des objets perdus, avec suivi des opérations de restitution, leur permet aussi de s’éviter du temps de recherche dans tous les lieux de l’hôtel, camping, EHPAD, ou navire de croisière, par exemple, et d’appeler tous les services. Par ailleurs, en donnant la possibilité aux clients de réaliser eux-mêmes leurs check-in/out via une Guest App, le front desk est libéré de ces tâches administratives.Les équipes d’accueil peuvent alors passer plus de temps sur des tâches à valeur ajoutée et leur procurant satisfaction : être au contact des hôtes afin de les conseiller et leur apporter une expérience humaine agréable. Vous êtes directeur d’établissement, directeur des opérations ou encore DRH de groupe ? Vous souhaitez certainement mettre en place une politique de management des talents.  Si vous faites partie des 30,5% qui ne l’ont pas encore fait par manque d’outils (Étude ANDRH, Féfaur et Cornerstone OnDemand 2015), vous avez maintenant une idée de ce qu’il est possible de faire. Tout outil visant à réduire la bureaucratie et à automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, ont pour finalité d’améliorer les conditions de travail, la productivité et donc d’optimiser la rétention des collaborateurs. Ces solutions sont maintenant très simples à mettre en place, une simple connexion Internet suffit. Toutes les mises à jour sont généralement automatiques. Le plus important pour passer à l’hôtellerie 4.0 est de s’assurer que votre PMS est interfaçable avec vos outils métier. Et puis, dans les secteurs de l’hôtellerie ou les établissements de santé, les contacts entre les collaborateurs et les clients sont constants. Ainsi, nous ne sommes pas surpris de voir que les employés motivés sont la clé n°1 pour une expérience client réussie (Étude économique Glassdoor « Happy Employee, Satisfied Customer). Ainsi, les équipes ne sont pas là pour répondre à des clients frustrés mais pour les aider à maximiser leur expérience client ou expérience de patient. C’est souvent pour cela qu’ils ont choisi ces métiers.

Le secteur de l’hébergement est singulier. Qu’il s’agisse d’hôtellerie classique, de plein air, de croisière ou de maisons médicalisées, c’est l’un des rares, si ce n’est le seul secteur, où les clients restent sur place assez longtemps (une nuit, une semaine, un mois) alors que les flux entrants et sortants de ces derniers sont similaires à d’autres secteurs. L’hôtellerie a donc un double objectif : gérer les flux et gérer les clients présents (sans les considérer comme des stocks). Afin de réaliser ce double objectif, il est vital d’avoir un bon système d’information. Les outils technologiques dédiés à votre secteur se sont énormément développés ces dernières années. Nous faisons ici un état des lieux des « must have » afin de garantir une bonne coordination du flux incessant d’informations (les fameuses ‘datas’). Cette coordination se base sur 4 piliers fondamentaux et 2 bonus qui changent la donne. Le premier pilier : le PMS Les ‘Property Management Systems’ (PMS) – ou systèmes de gestion des propriétés en français – sont des logiciels conçus pour vous aider à gérer les réservations, les factures et les clients de vos établissements. Si vous faites encore tout cela à la main ou via des tableurs excel, il est temps de vous digitaliser et de gagner du temps pour vous concentrer sur le pilotage stratégique et l’optimisation des opérations sur le terrain. Relié à votre Channel Manager, votre calendrier de disponibilités est diffusé en temps réel. Il existe plusieurs types de PMS, tels que Asterio, RoomMaster, Maestro, Opera, Mews, Oracle Hospitality, Thaïs Pms, Medialog, Hotelogix, Misterbooking, Infor, Resalys Neo, Jazotel, Arkiane et bien d’autres. Chacun d’eux offre des fonctionnalités avancées et une meilleure gestion des réservations et de l’expérience client. Ils peuvent également faciliter la communication entre les employés et améliorer l’efficacité opérationnelle. Outil central, il vous permet de monitorer votre activité. Notez qu’il doit pouvoir s’interfacer avec d’autres applications ayant chacune leur spécificité pour maximiser l’optimisation de votre gestion hôtelière. Avant de contracter avec un PMS, vérifiez bien qu’il a une API ouverte ! Le second pilier : le CRM Les CRM (Customer Relationship Management) de l’hôtellerie sont des outils essentiels à la gestion des relations avec les clients et à la croissance des entreprises hôtelières. Ils permettent aux entreprises hôtelières de gérer les réservations, de comprendre le comportement des clients et de mieux répondre à leurs besoins, de communiquer avec les clients et d’améliorer l’expérience client. Les logiciels CRM de l’hôtellerie, comme celui de Experience Hotel par exemple, sont dotés de tableaux de bord centralisant l’ensemble des informations client, les points de contact, les commentaires ajoutés par les membres de vos équipes et vous permettent d’avoir une vue complète et unifiée de leur activité. Grâce à des outils d’automatisation par emailing, SMS ou encore notifications push (via le CRM-Guest app de Bowo par exemple) vous pouvez les accompagner à chaque étape de leur parcours client, avant pendant et après leur séjour, de leur premier contact à la fidélisation en somme. Certains CRM, ou PMS (les contours des solutions diffèrent de l’une à l’autre) vous permettent d’avoir une gestion centralisée également des avis clients. Le troisième pilier : l’application métier Une autre solution technologique de nouvelle génération des plus efficaces en terme d’optimisation de gestion de vos établissements est l’application métier 1Check. Cette solution, créée par des professionnels de l’hôtellerie, offre une plateforme complète pour organiser et suivre toutes les activités des équipes opérationnelles en charge de l’hébergement, tout en leur apportant une communication inter services fluide et immédiate. Fonctionnant en mobilité, elle offre un panel très complet de modules allant du prévisionnel de staffing, ouvertures automatisées et contrôles de chambre et lieux publics pour le département housekeeping, à la gestion de maintenance corrective et préventive pour les services techniques, en passant par les objets trouvés ou inventaires, jusqu’à la mise en place d’un assistant virtuel multilingue accessible en chambres et connecté aux équipes pour la gestion des demandes clients Doté d’outils de reporting et d’alertes en temps réel, il vous permet de suivre l’ensemble des indicateurs clés afin d’identifier les axes d’améliorations de la qualité de service ou de prendre des décisions s’appuyant sur des données précises et complètes . Le quatrième pilier : le POS Les logiciels POS de l’hôtellerie sont des outils précieux pour les hôteliers. Ils permettent d’automatiser la gestion des réservations, des ventes, des inventaires et des finances de l’établissement. Ce sont des logiciels de point de vente (Point Of Sales) et ils sont conçus pour faciliter la prise en charge des ventes et commandes au sein du room service, du restaurant ou de la boutique de votre hôtel. C’est indispensable pour réaliser de la vente additionnelle et augmenter ainsi votre chiffre d’affaires. La connexion entre votre PMS et votre POS vous permettra de centraliser la facturation. Ceci est essentiel pour votre gestion et pour une expérience d’achat plus fluide par les hôtes. Les piliers bonus qui changent la donne Le pilier Yield Management Le Yield Management permet aux hôteliers d’optimiser leurs tarifs et leurs offres en fonction de la demande et des mouvements du marché. Traditionnellement paramétré manuellement par un expert, il peut également être géré à l’aide de l’intelligence artificielle. En analysant en temps réel les données de la demande, et en connaissance des calendriers des évènements, les applications de yield management aident les hôteliers à fixer leurs tarifs de manière optimale sur le court et moyen-long terme, afin de maximiser leurs recettes. Votre expert pourra définir en amont les règles et stratégies complexes correspondant à votre établissement / groupe, laisser l’app faire le travail opérationnel au quotidien et opérer un contrôle régulier pour s’assurer de la logique de prix mise en place. Les 10 meilleurs logiciels de yield management pour l’hôtellerie sont Oracle Hospitality Revenue Management System, Cloudbeds Revenue Management, IDeaS Revenue Solutions, RevControl, RateTiger by eRevMax, RoomKeyPMS, Avvio Revenue Management System, Roomvu, Siteminder Rate Manager et KWHotel Professional. Le pilier Guest App La Guest App est une plateforme de gestion en ligne (sans téléchargement), destinée à l’amélioration de l’expérience client. Elle permet aux équipes des établissements d’accueillir les guests en toute simplicité et en toute sécurité. Avec une Guest App comme celle de Bowo par exemple, les clients sont en contact avec l’hôtel dès avant leur arrivée, ils peuvent réaliser leur pré-check-in en ligne et s’éviter tout le temps administratif encore en vigueur dans de nombreux hôtels à leur arrivée. Idem pour leur check-out. Ils peuvent accéder à tous les services de l’hôtel et réserver en ligne leur table au restaurant ou leur place au spa, passer commande au room service, ou leur article favori dans votre boutique, se connecter à leur compte Netflix ou Amazon Prime depuis leur chambre, contacter vos équipes d’accueil par chat ou encore accéder à votre offre de conciergerie. Cet outil vous permettra de personnaliser l’expérience client, de fluidifier la communication avec ces derniers, d’avoir une meilleure vision des demandes de services et fréquentation des différents points de ventes, de générer de la vente additionnelle (via des notifications push entre autres ou de l’emailing automatisé), de digitaliser toute la partie paiement, d’optimiser votre qualité d’accueil avec des équipes disponibles pour être au contact avec les clients au lieu d’être noyées dans la paperasse et le reporting. Les outils technologiques mentionnés ci-dessus peuvent être d’une grande aide aux hôteliers pour gérer efficacement leurs propriétés. En intégrant ces 6 piliers à votre stratégie opérationnelle, vous pourrez améliorer votre productivité, améliorer l’expérience client et optimiser vos résultats financiers. Le plus important étant de vérifier que vous choisissez des outils qui peuvent s’interconnecter. Pour vous aider, les éditeurs d’outils Cloud hôteliers 100% connectés se sont regroupés sous le label Synapse et vous pouvez les retrouver sur https://synapse-hotel.fr N’hésitez pas à explorer et à tirer parti des avantages que ces outils offrent pour votre hôtel. La plupart des acteurs mentionnés dans cet article seront présents au salon Food Hotel Tech. La 6ème édition du salon incontournable des outils tech hôteliers aura lieu les 14 et 15 mars 2023 à Paris Expo, Porte de Versailles – Hall 5. Retrouvez l’équipe de 1Check sur le stand D84

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