Standing, facilité d’accès ou encore capacité d’accueil : différents critères sont à prendre en compte lorsque l’on recherche une salle pour réunir ses équipes. À Paris, plusieurs établissements peuvent répondre à vos besoins. Comment faire le bon choix ? Voici quelques conseils pour vous aider à trouver le lieu idéal pour votre réunion de travail.
Établir la liste de ses besoins
Vous avez besoin de louer une salle de réunion à Paris pour un événement professionnel ? De nombreux établissements peuvent vous accueillir au sein de la capitale. Commencez par lister vos besoins selon la nature de votre réunion : séminaire, séance de brainstorming, workshop, réunion de direction, etc. Cela vous aidera à choisir un lieu en fonction des prestations proposées. Il vous faut déterminer, par exemple :
- le nombre de participants ;
- la durée de la location ;
- la superficie des salles proposées à la location (il faut compter au moins 3 m² par personne) ;
- la configuration souhaitée pour votre salle de travail (tables et chaises agencées en classe, îlots, conférence, U, etc.) ;
- l’équipement nécessaire au déroulement de la réunion (WIFI, vidéoprojecteur, micros, tableau blanc, etc.) ;
- les besoins en matière de restauration : petit-déjeuner, repas, collation, boissons, thé ou café, etc. ;
- si vous souhaitez organiser un cocktail dans un espace de réception après le travail et/ou des activités de team building.
Choisir une salle de réunion en fonction d’un arrondissement de Paris
L’organisation d’une réunion de travail en dehors des bureaux est une question de logistique. Il faut trouver un lieu facilement accessible. Les locaux de votre entreprise se trouvent à Paris ? La Défense, Monceau, les Invalides, Arc de Triomphe ou les Champs-Élysées… vous apprécierez de trouver une salle de réunion à louer dans votre arrondissement ou à proximité de votre quartier ! Vos équipes pourront s’y rendre à pied ou grâce aux transports en commun.
Si vos collaborateurs viennent de partout en France ou de l’étranger, il peut être pratique de louer une salle à proximité de grandes infrastructures de transports : la gare du Nord ou la gare de Lyon, l’aéroport d’Orly ou de Roissy, etc.
Opter pour un établissement spécialisé dans l’accueil des événements d’entreprise
Il est recommandé de se renseigner sur l’expertise de l’établissement en matière d’accueil de réunions professionnelles. Celui-ci doit répondre à toutes les normes de sécurité et d’accessibilité en vigueur. Le catalogue des prestations doit être assez étoffé pour répondre à tous vos besoins :
- un hôte ou une hôtesse d’accueil pour guider les participants ;
- des espaces aménagés pour les réunions (ameublement et équipement technique) ;
- une équipe discrète, à votre écoute et à votre disposition tout au long de la réunion ;
- la possibilité de se restaurer sur place ;
- des espaces de convivialité pour les pauses entre les séances de travail.
Miser sur le dépaysement pour favoriser la déconnexion
Quels que soient les enjeux de votre réunion, vous aurez besoin d’un lieu propice à la réflexion et à la concentration. C’est donc l’occasion de louer une salle dans un établissement qui invite à la déconnexion totale par rapport au quotidien. À Paris, vous avez l’embarras du choix entre des monuments historiques, des hôtels particuliers, des lofts ou encore d’anciens bâtiments commerciaux totalement rénovés. Vous pouvez faire votre choix en fonction de l’ambiance recherchée : un intérieur cosy, un design contemporain et fonctionnel, un univers artistique ou encore un thème de décoration particulier (la magie, les années 1950, un club anglais, etc.). Les espaces intérieurs sont aménagés en salons ou en salles à manger, avec du mobilier confortable et fonctionnel, choisi avec soin pour s’intégrer au décor. Les espaces extérieurs (rooftop, terrasse, patio, etc.) vous accueillent lors de vos pauses, pour décompresser au milieu d’un environnement végétal.
Demander un devis avant de faire la réservation
Vous avez trouvé le lieu idéal pour votre prochaine réunion de travail ? Contactez l’établissement pour établir un devis réunissant tous vos besoins. Une fois le devis validé, faites la réservation au plus vite en fonction de vos dates. Il ne vous restera plus qu’à informer vos collaborateurs.
Vous avez besoin d’aide pour trouver le lieu idéal et organiser toute la logistique de votre réunion de travail ? Vous pouvez faire appel à des spécialistes de la location de lieux atypiques. Ces experts dans l’organisation de séminaires, de formations et d’événements d’entreprise vous aideront à réussir votre projet !
