Les 7 étapes pour annoncer une nouvelle difficile sans briser la confiance

Annoncer une mauvaise nouvelle n’est jamais un moment facile. C’est une réalité que tous les managers connaissent un jour, comme me l’a rappelé récemment un manager qui se sentait démuni et gêné face à cette situation délicate. Pourtant, loin d’être une simple compétence de communication, annoncer une nouvelle difficile est un acte de management et de leadership très fort. C’est un moment où votre attitude, votre posture et vos mots peuvent réellement transformer cette épreuve en une preuve de leadership.

Pour vous aider à naviguer ces échanges complexes, j’ai synthétisé dans cet épisode sept étapes simples et concrètes pour annoncer une nouvelle difficile sans briser la relation.

Les 7 étapes pour un management responsable face à l’annonce difficile

Étape 1 : Planifier le rendez-vous pour décharger son esprit Une mauvaise nouvelle ne s’improvise pas. Il est crucial de la mettre dans votre agenda. Planifier le rendez-vous vous permet de vous libérer l’esprit (puisque c’est écrit, c’est planifié) et d’arrêter de stresser sur le moment opportun pour le faire. Prenez le temps de vous préparer mentalement, car on n’annonce surtout pas de mauvaises nouvelles « à chaud ». Si vous convoquez le collaborateur, il est important de ne pas lui indiquer la thématique directe du sujet douloureux, mais de rester généraliste, afin de ne pas la faire angoisser et qu’elle arrive déjà « remontée » avant même que vous ayez pu commencer à parler.

Étape 2 : Noter toutes les idées, les faits et les points principaux Il est impératif de préparer des éléments concrets pour éviter les erreurs et les approximations. Je vous recommande de lister les idées clés et les faits, en évitant vos perceptions ou vos émotions. Si vous disposez de documents, gardez-les de côté mais notez les éléments que vous mettrez en avant. Votre collaborateur doit retenir le quoi et le pourquoi de cet échange. Utilisez un vocabulaire simple et précis, qui ne laisse aucune place à l’interprétation, surtout si vous vous adressez à quelqu’un dont la langue maternelle n’est pas la vôtre.

Étape 3 : La répétition et la préparation de la conversation Répétez la conversation à voix haute. Exercez-vous devant un miroir, une caméra, ou même un micro pour simuler la discussion. Cela vous permet de vous projeter, d’anticiper la situation et de diminuer votre stress le jour J. La répétition permet d’éviter des erreurs. Si vous n’êtes pas à l’aise, demandez à un tiers de confiance (idéalement hors de l’entreprise) pour réviser et anticiper différentes réactions, tout en ajustant votre rythme.

Étape 4 : Créer le bon cadre Le lieu de la rencontre doit être calme et absolument confidentiel. L’objectif est d’amener un cadre de sérénité. Évitez les lieux où vous risquez d’être exposé ou interrompu, comme les couloirs, les bureaux ouverts, les open space, ou même votre poste de travail si vous êtes réceptionniste ou en restauration. Pour garantir cette « bulle de sérénité », coupez votre téléphone (mettez-le en mode avion) et demandez à la personne de faire de même.

Étape 5 : Annoncer les faits avec empathie Une fois le cadre posé, entrez dans le vif du sujet sans tourner autour du pot. Plus vous attendez, plus la situation sera pesante pour vous et votre collaborateur. Partagez les faits que vous avez préparés et soyez le plus factuel possible. S’il y aura inévitablement de l’émotion, le fait de rester sur les faits vous donnera un fil conducteur. Être en empathie consiste à reconnaître le ressenti de l’autre personne et à comprendre qu’elle peut souffrir, sans pour autant vous excuser de devoir partager ces faits.

Étape 6 : Accueillir la réaction de l’autre Laissez à la personne le temps d’assimiler et de digérer ce que vous venez de dire. Si la nouvelle est une surprise, elle peut « tomber des nues ». Soyez à l’aise avec le silence, car il fait partie du processus de compréhension. Ne commettez pas l’erreur de vouloir meubler ce silence au risque de vous emmêler les pinceaux. Laissez la personne s’exprimer, même si c’est à chaud, et prenez de la hauteur pour ne pas vous laisser déborder par ses émotions. Surtout, n’essayez pas de minimiser ou de relativiser la situation en disant « ne t’inquiète pas, ce n’est pas grave ». Assumez la dureté de l’annonce que vous faites par besoin pour le bien de l’entreprise.

Étape 7 : Accompagner la suite et construire l’après Tout ne s’arrête pas à la conversation. Montrez à votre collaborateur qu’on l’accompagne et qu’on essaie de créer la continuité. Terminez par des perspectives : quel est le plan de suite ou de fin ? Cela peut inclure une formation, une nouvelle mission, ou le plan de fin s’il y a lieu, selon la nature de la nouvelle. C’est ce qui transforme cette annonce en un acte de management responsable. Après l’annonce, effectuez évidemment le suivi nécessaire, que ce soit avec le collaborateur, votre direction ou les équipes si l’information doit être transmise.

Annoncer une nouvelle difficile est un passage obligé du rôle de manager. Ce qui fera la différence, ce n’est pas tant la nature de la nouvelle que la manière dont vous allez la transmettre. En préparant votre message, en choisissant vos mots, en respectant le silence et en assurant l’accompagnement, vous démontrez que le respect, la clarté et la bienveillance peuvent coexister même dans les moments délicats.

Une annonce bien menée est un acte de leadership fort. Gardez en tête qu’elle peut même devenir un moment de reconnaissance où le collaborateur se sent respecté, considéré et écouté, et qu’elle renforce la confiance avec le reste des équipes.

Si cet épisode vous a aidé à y voir plus clair, je vous invite à le partager avec un collègue manager, car plus nous parlons de ces sujets, plus nous élevons la qualité du management dans notre secteur !