Il existe une multitude de PMS sur le marché de l’hôtellerie. En France, de nombreux acteurs 100% français cohabitent avec des solutions internationales. Cela offre un vaste choix aux hôteliers dans leur recherche de PMS mais cela la complexifie également : comment bien choisir son futur partenaire de gestion dans un environnement aussi vaste ?
Tout d’abord, démystifions tout cela : la solution de gestion 100% adaptée à votre hôtel n’existe pas. Il y a de nombreux PMS performants sur le marché mais vous seiul pourrez juger des impératifs que doit présenter le logiciel que vous choisirez.
Que vous soyez en ouverture d’hôtel ou que vous changiez de logiciel de gestion en cours d’exercice, nous avons réuni dans cet article toutes les bonnes questions à se poser et les principaux points clés à valider au moment de choisir son nouveau PMS hôtelier.
1. Les fonctionnalités
La première étape est de valider que le logiciel correspond bien à vos besoins en termes de fonctionnalités : planning, gestion des canaux de distribution, faciliter de saisie de vos plans tarifaires, gestion du ménage en temps réel, interface de check-in/check-out, gestion des stocks, etc… Vérifiez ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, selon vos propres attentes.
2. Les options et modules
Comme nous le disions dans le paragraphe précédent, un PMS peut comprendre une multitude de fonctionnalités. Selon le profil de votre établissement, vous aurez plus ou moins besoin de telle ou telle fonction. L’idéal est donc d’avoir un logiciel « à la carte » qui, au-delà des fonctionnalités principales, propose des options et des modules additionnels. Choisir ce type d’outil vous permettra de n’activer que les options et modules dont vous avez besoin pour payer le prix le plus juste pour votre hôtel.
3. L’API et l’écosystème technologique
Il est également important de s’interroger sur l’environnement technologique de la solution hôtelière qui a retenu votre attention : ce PMS est-il connecté à d’autres logiciels métiers ? Peut-il se connecter à de nouvelles solutions ? Comment ? Propose-t ’il une connectivité par API ?
Le rôle du logiciel hôtelier (PMS) est de centraliser votre gestion quotidienne et vos réservations. Pour réussir sa mission, il doit être connecté à vos autres outils en ligne : channel manager externe, moteur de réservation en ligne, logiciel de restauration (POS)… Si ces logiciels métiers complémentaires sont essentiels au bon fonctionnement de votre établissement.
En résumé de ces trois premiers points, demandez-vous :
- Est-ce que tout ce dont vous avez besoin est bien inclus ?
- Si non, pouvez-vous l’ajouter en option ?
- Ou connecter un partenaire qui le fait ?
4. L’ergonomie et l’expérience utilisateur
Les logiciels hôteliers proposent quasi systématiquement une démonstration de l’outil avec un expert. Ce rdv est l’occasion de découvrir le logiciel et de poser toutes vos questions quant à l’utilisation de celui-ci au quotidien. Profitez-en pour échanger sur l’ergonomie, les évolutions réalisées récemment et celles prévues à court et long terme. Les logiciels hôteliers sont en constante évolution sur le cloud, et cela ne peut être que bénéfique pour votre hôtel.
5. Le Cloud
Le cloud offre un avantage significatif : vos données ne sont plus sauvegardées sur votre ordinateur, mais sur des serveurs externes sécurisés. Vous avez donc accès à vos réservations et statistiques à tout moment et sur tous types de support. Plus besoin d’être derrière le desk de la réception pour traiter une demande client, le cloud vous offre la possibilité de travailler où et quand vous en avez besoin. Plus de risque de perte des données également en cas de défaillance de l’ordinateur détenant l’outil installé.
6. La sécurisation des données
La sécurité des données de vos clients est un enjeu important. Les logiciels cloud que vous choisissez doivent garantir la sécurité et la sauvegarde de vos données. N’hésitez donc pas à poser des questions sur les normes (NF525, RGPD, PCI DSS pour les cartes bancaires…) ou à vous renseigner sur le site web de votre prestataire en amont d’un premier échange.
7. La formation et le paramétrage
Une autre étape essentielle à valider : l’accompagnement prévues par les équipes du logiciel choisi. Le changement de PMS est un moment sensible où l’accompagnement est primordial.
Serez-vous formé à l’outil avant de l’utiliser ? Est-ce inclus ou un surcoût est-il à prévoir ? Ce nouveau logiciel peut-il récupérer les réservations des principales OTA (Expedia, Booking.com…) ou devez-vous les re-saisir manuellement ?
Certains PMS prévoient des cours en ligne mais n’offre pas de réel formation. Cela peut vous convenir si vous avez le temps, mais il faut avoir conscience du temps de paramétrage et d’auto-formation à y consacrer. D’autres PMS proposent à l’inverse des paramétrages inclus et des formations à distance. Renseignez-vous bien et formulez vos attentes pour connaître les possibilités qui vous sont offertes.
8. Le support
La formation et le paramétrage sont des éléments essentiels à la prise en main, mais la suite de l’accompagnement est tout aussi important. Vous pouvez rencontrer un blocage ou avoir besoin d’aide dans l’utilisation.
Votre nouveau logiciel est-il équipé d’un service support pour les utilisateurs ? De combien de personnes ? Comment est-il joignable ? Possède t’il une hotline pour le joindre à tout moment par téléphone ? En cas de problème bloquant la nuit, une permanence est-elle prévu 24/24h ? Autant de questions à se poser avant de souscrire…
En conclusion… faites la balance du rapport qualité/prix
Il n’y a pas de logiciel parfait pour votre hôtel, mais certains PMS seront plus adaptés que d’autres à votre établissement : un service support basé en France, une solution cloud et évolutive, un logiciel personnalisable, un premier contact pertinent avec un expert, un bon projet d’accompagnement pour votre migration… Vous seul connaissez vos besoins et vos pré-requis. Listez-les, parlez-en, et inspirez-vous de cet article autant que vous en avez besoin 🙂 Nous restons disponible pour vous aider à construire votre projet.
