Le changement de PMS est un moment clé pour un hôtel. C’est une décision murement réfléchie.
Vous avez choisi votre nouvel outil, mais comment ne pas louper le moment de la transition entre votre ancien et votre nouveau système auprès de vos équipes et de vos clients ?
Chez Misterbooking, nous accompagnons chaque année des centaines d’hôtels dans cette phase de transition. Notre expérience nous a permis de vous rédiger cet article contenant nos meilleurs conseils sur le sujet ! Bonne lecture…
1) Organisation et retroplanning
Pour qu’une transition se passe parfaitement, il est essentiel qu’elle soit :
- Connue de tous : l’hôtelier le prévoit avec l’équipe du PMS, mais il est essentiel d’en informer aussi toute l’équipe de l’hôtel pour que chacun soit prêt et motivé à prendre en main ce nouvel outil qui l’aidera au quotidien dans son travail.
- Programmée : qu’allons-nous faire, par qui et quand ? quel est le meilleur moment de l’année pour mon hôtel ?
- Préparée : quelles sont les étapes et les actions associées ? Quand est-ce que j’interviens ?
Les équipes du PMS peuvent construire avec vous un retroplanning de mise en place et de formation pour vous donner de la visibilité sur les différentes étapes et les actions à réaliser par vos soins. Plus vous serez organisé avec les équipes de votre nouveau PMS, plus vous serez serein dans la transition 😊
2) Soutien et formation
En lien direct avec le sujet précédent, il est important d’avoir un accompagnement de la part de votre nouveau PMS dans cette transition. Appuyez-vous sur leur équipe support pour vous assister, vous guider et vous écouter.
La relation future entre vous et votre nouveau PMS dépendra en grande partie de ce moment sensible. Un excellent accompagnement pendant la transition vous conduira vers un partenariat solide, de confiance. Un PMS performant vous formera à son outil, en 1to1, pour vous assurer une pleine utilisation du logiciel que vous achetez, selon vos besoins. Des formations seront également adaptées pour la réception et la comptabilité.
C’est la raison pour laquelle, depuis sa création il y a 20 ans, Misterbooking offre le service support à tous ses clients. Votre chargé de compte mettra en ligne vote compte selon le questionnaire rempli par vos soins et vous formera au logiciel, en 3 sessions distinctes. Ensuite, une équipe support de 7 personnes sera disponible à tout moment en cas de blocage ou question par téléphone (Hotline basée en France), Skype, e-mail ou ticket.
3) Transfert de données
Le transfert de vos données est une étape importante lors d’un changement de PMS pour la bonne continuité de votre activité. Que ce soit pour vos données clients (Cardex) ou pour vos réservations futures, vous devez retrouver vos informations rapides dans votre nouvel outil.
Certaines OTA peuvent renvoyer toutes vos réservations futures à votre nouveau PMS. Aucune action de votre part n’est requise. C’est le cas entre le PMS Misterbooking et les deux OTA leaders du marché : Booking.com et Expedia.
Les données importées vous permettront de ne pas impacter les clients par votre changement d’outil. Pour eux, aucune différente, leur réservation, et donc leur satisfaction, seront maintenues à leur meilleur niveau !
4) Connectivités à activer
Enfin, pensez dès le paramétrage aux connectivités que vous voudrez activées avec votre PMS : OTA, GDS, CRS évidemment, mais aussi CRM, e-réputation, upselling, POS… Votre nouvel outil vous permettra certainement de nouvelles connexions possibles, profitez-en !
C’est autant de possibilité de développer vos ventes et votre activité avec un échange de données fluides et faciles dès le commencement. Mais certaines connectivités peuvent prendre du temps ou nécessité un délais qu’il vaut mieux avoir anticipé. Pensez-y !
En conclusion…
- AN-TI-CI-PER
- Favorisez la période la plus calme de l’année pour une transition sereine
- Planifier les étapes et le transfert des données
- Veillez à choisir un PMS qui inclut un service support pour vous accompagner
- Faites confiance à notre équipe, nous sommes à vos côtés 😉
