Ouvrir un établissement hôtelier, que ce soit pour une création ou un rachat, est une magnifique aventure professionnelle et humaine !
Que ce soit une reprise ou une ouverture, vous devrez prendre de multiples décisions pour le lancement de votre projet. Parmi ces décisions, le choix de vos logiciels de gestion s’imposera à vous. Nous nous concentrerons dans cet article sur le sujet pour vous aider à y voir plus clair.
De quels logiciels ai-je (réellement) besoin ? Pourquoi ? Lequel choisir au milieu des nombreuses offres existantes sur le marché ? Quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Nos experts vous éclairent sur le meilleur moyen de sélectionner tous vos logiciels partenaires pour votre hôtel.
Pour commencer… Listons les différents logiciels à connaître pour un hôtel :
- Le PMS (Property Management System) est le logiciel central de gestion de votre hôtel : il centralise vos chambres et vos réservations, vos clients, vos check-in/check-out quotidiens… C’est l’outil indispensable.
- Le channel manager sert à la gestion de vos OTA (acronyme pour Agences de réservation en ligne) comme booking.com, Expedia ou bien encore Airbnb.
- Le moteur de réservation en ligne est dédié à la vente directe sur votre site internet. Aussi appelé Booking Engine, il est essentiel pour ne pas dépendre des OTA.
- Le RMS est l’outil d’analyse et de décision du revenue management dans votre hôtel. Il n’est pas impératif d’en avoir un, mais cet outil aide les hôteliers qui l’utilisent à définir leurs prix selon la période et à se comparer à leurs concurrents de proximité.
- Le POS (pour Point of Sales) est l’outil de gestion du restaurant et/ou du bar si vous en possédez un dans votre établissement. Les POS sont en majorité connectés au PMS pour vous permettre de centraliser vos revenus et d’envoyer les notes sur les chambres de l’hôtel.
- Le CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel additionnel qui sert à exploiter le fichier client de manière continue (via des communications) et segmentée. Vous maintenez le contact avec vos clients au-delà de leur séjour.
- L’expérience client se définit par de nombreuses solutions logicielles complémentaires et variées : envoi de communications personnalisées, suggestion de ventes additionnelles, espace client en ligne pour gérer ses réservations, etc… De nombreuses solutions existent sous plusieurs noms.
Cette liste n’est pas exhaustive. De nos jours, il existe des logiciels pour tous les types de besoins digitaux hôteliers : l’ouverture des portes par cartes ou QR Codes, les bornes de check-in/check-out, la coordination interne de l’équipe, la comptabilité, la e-réputation, la fidélité, le spa, les séminaires… A vous, hôteliers, de faire votre choix pour personnaliser votre hôtel à votre image !
1. Lister vos besoins
La première étape est de lister vos besoins. C’est à vous et à votre équipe de définir vos besoins avant toute chose. Lors de vos échanges avec des logiciels, vous aurez des propositions de modules complémentaires (souvent très intéressants car ils vous permettent de centraliser votre gestion en un outil unique, à moindre coût). Vous devez donc savoir en amont de quoi vous aurez besoin pour savoir vous situer ou être pro-actif au milieu de ces propositions.
La majorité des logiciels sont aujourd’hui sur le cloud. Ils ne sont donc pas installés sur votre ordinateur mais disponible en ligne grâce à des identifiants. Cela leur permet d’être disponible 24/24h 7/7j, sur tous les supports ayant accès à internet, d’être toujours à jour avec la dernière version de l’éditeur et de bénéficier de maintenance en temps réel. Un article est dédié au Cloud, il est disponible en cliquant ici.
2. Etablir un budget réaliste
Tout projet nécessite une estimation de budget.
Il en est de même pour un projet aussi conséquent que l’ouverture d’un hôtel. Une partie de ce budget sera alloué aux logiciels que vous souhaitez acquérir, selon vos besoins et vos souhaits d’organisation. Il est donc essentiel de prévoir l’estimer.
Pour établir ce budget, posez-vous les bonnes questions : De quels logiciels ai-je besoin ? Qu’est -ce que je souhaite automatiser ? Quels services en ligne vais-je offrir à mes clients ?
Vous pouvez également classer vos besoins logiciels par ordre de priorité pour mieux décider une fois toutes les propositions en main.
3. Pré-sélectionner les logiciels auxquels demander une démo
Une fois vos estimations de besoins et de budgets rédigées, la recherche débute. Vous savez ce que vous voulez comme solution, il est temps de découvrir ce que le marché propose. La majorité des recherches se font en ligne, mais vous pouvez aussi vous rendre à un salon spécialisé pour rencontrer les solutions directement. Les sites internet de chaque solution détaillent très bien les fonctionnalités et les valeurs ajoutées de leur outil. Cela vous permettra de faire une pré-sélection en toute sérénité et en toute autonomie.
Nous vous recommandons de choisir 3 logiciels de chaque catégorie à qui demander plus d’informations. Une démonstration gratuite en ligne est souvent proposée, c’est un atout pour découvrir l’outil que vous allez (peut-être) acheter, demandez-la !
4. Affiner son choix final
Vous allez réunir les devis de chaque logiciel, avec plus ou moins de propositions de modules additionnels pour répondre à vos attentes. Vos devis seront (normalement) personnalisés à vos besoins, c’est important. Vos logiciels doivent correspondre à votre hôtel pour vous faire gagner en efficacité et en productivité au quotidien.
Parfois, un logiciel va réunir plusieurs logiciels dont vous avez besoin. C’est avantageux pour vous : une seule solution à prendre en main, des coûts réduits, l’assurance d’avoir les données réunies en une solution. Cela est notamment le cas pour les PMS qui peuvent intégrer en natif un channel manager et un booking engine.
5. Être accompagné dans le lancement
Bravo, vous avez choisi les solutions logicielles qui vous accompagneront !
Maintenant, place aux mises en service 😊
Soyez très vigilant dans le choix de votre partenaire sur ce point : serez-vous accompagné pour le lancement du logiciel et l’installation de celui-ci pour votre hôtel ? Serez-vous formé ?
Si vous devez paramétrer seul votre compte pour un logiciel aussi essentiel que le PMS, prévoyez beaucoup de temps. D’autant plus que vous serez en phase de découverte de la solution. Favorisez si possible un logiciel dont l’équipe paramètre votre compte sur mesure par avance.
Il en va de même pour la formation. Selon l’importance de l’outil dans votre quotidien, il est préférable de choisir une solution qui inclut une formation dédiée plutôt qu’un simple accès à des vidéos de formation en ligne. Préférez également des logiciels avec un service support disponible et réactif (notamment via une hotline) en cas de besoin inattendu.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour bien préparer votre recherche de logiciels !
