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Votre PMS ne devrait pas seulement être l’allié de la réception.
On vous parle toujours de la relation entre les réceptionnistes et le PMS.
D’un côté c’est normal, ils sont les 1ers concernés et il impacte énormément leur quotidien.
Mais la réception est loin d’être le seul pôle de l’hôtel qui utilise le PMS !
Vous comprenez où nous voulons en venir ↷
Lorsque vous choisissez et paramétrez votre PMS, pensez à tous les utilisateurs et futurs utilisateurs : collaborateurs, services, prestataires, directeurs…
Vous ne voyez pas la différence en termes de besoins et d’usages ?
→ Suivez-nous, on vous emmène à la découverte des bénéfices à rechercher pour chaque type de poste ou de métier !
1. Des besoins qui varient selon les utilisateurs
Si vous ne devez retenir qu’une phrase de cet article, c’est celle-là :
Un bon PMS doit être adapté et facile d’utilisation pour tous ses utilisateurs !
C’est loin d’être un conseil en l’air !
Votre comptable ne trouve jamais les infos dont il a besoin ? Votre revenue manager n’arrive pas à implémenter correctement ses recommandations ? Vos femmes de chambre ont fini par ré-utiliser des feuilles papier car elles ne comprenaient pas l’outil ?
→ Autant de situations qui font perdre du temps, de l’énergie ET de la rentabilité à l’hôtel.
Comment éviter ces problèmes ? Sachez précisément les usages, fonctionnalités et bénéfices dont vous aurez besoin pour chaque pôle.
Voici quelques exemples qui devraient vous parler !
2. Les bénéfices par pôle ou poste
Quels bénéfices et avantages devez-vous rechercher pour chaque pôle de l’hôtel ? Voici les 6 cas que nous rencontrons le plus souvent.
Un pôle vous intéresse en particulier ? Cliquez dessus :
Le PMS pour les investisseurs
Le PMS pour l’équipe ménage
Le PMS pour le service comptable
Le PMS pour la direction
Le PMS pour le Revenue Manager
Le PMS pour la réception
2.1 Le PMS pour les investisseurs : suivi et précision
Les investisseurs ont besoin d’accéder à des données multi-échelles, notamment en cas de groupe hôtelier.
→ Le logiciel PMS est leur porte d’entrée pour surveiller les performances d’un établissement ou du groupe dans son ensemble.
En résumé, ce que le PMS doit leur apporter :
- Suivi des données par établissement et pour l’ensemble du groupe.
- Suivi de l’évolution du chiffre d’affaires.
- Suivi des performances.
2.2 Le PMS pour l’équipe ménage : intégration et communication
Eh oui, le PMS concerne aussi les femmes de chambre. Il peut faciliter leur quotidien tout en boostant l’efficacité.
→ Le principal bénéfice à rechercher : faire exploser les cloisons traditionnelles entre les différents services.
Votre PMS doit permettre aux femmes de chambre d’avoir accès aux informations clients et de pouvoir faire remonter des indications en temps réel.
Cela favorise une meilleure communication entre les services qui profite à toute l’équipe.
C’est aussi une formidable opportunité de mieux intégrer l’équipe ménage dans l’expérience et la relation client.
En résumé, ce que le PMS doit leur apporter :
- Une digitalisation des tâches.
- Un accès en temps réel aux informations.
- Une meilleure intégration dans l’expérience et la relation client.
2.3 Le PMS pour le service comptable : fiabilité et accessibilité des données
Pour le comptable, l’accès à des données fiables et centralisées est une nécessité.
→ Pourquoi perdre du temps à lui extraire des rapports s’il peut avoir un accès dédié et direct au PMS ?
C’est une solution intéressante pour tous : le directeur qui gagne du temps et le comptable qui a les données sous la main en quelques clics.
En résumé, ce que le PMS doit lui apporter :
- Accès à la source (au PMS) pour récupérer les informations nécessaires.
- Vérification et fiabilité des données.
- Centralisation des informations.
2.4 Le PMS pour la direction : recul et analyse
Le directeur ou la directrice d’un hôtel a besoin de recul sur l’exploitation quotidienne de l’hôtel.
→ Contrairement aux investisseurs, il ou elle est sur le terrain et supervise à la fois l’opérationnel et le développement de l’établissement.
Le rôle du PMS est donc doublement stratégique :
- Lui apporter des informations sur la gestion quotidienne (une checklist de ce qui a été réalisé ou pas dans la journée => arrivées, départs…).
- Lui fournir des données utiles pour prendre des décisions en termes de commercialisation.
En résumé, ce que le PMS doit apporter :
- Contrôle quotidien de l’exploitation.
- Analyse des indicateurs et des performances.
- Soutien pour l’optimisation de la stratégie commerciale.
2.5 Le PMS pour le revenue manager : données et paramétrage
Le rôle du PMS est essentiel pour le revenue manager. Il est la source qui lui fournit les données nécessaires pour construire la stratégie tarifaire.
→ Dans l’idéal, il est même l’outil qui permet de mettre en place facilement les recommandations tarifaires.
Cette mise en place facilitée est importante pour l’efficience de la stratégie et donc pour la rentabilité de l’hôtel.
Vous le voyez, un PMS inadapté peut avoir des conséquences négatives tangibles : délais pour mettre en place les préconisations, difficultés à implémenter certaines recommandations…
En résumé, ce que le PMS doit apporter au revenue manager :
- Analyse du prévisionnel.
- Mise en place de stratégies commerciales basées sur les données du PMS.
- Si le PMS le permet, mise en place des précos directement sur le PMS.
2.6 Le PMS pour la réception : focus sur la relation client
Et voici le dernier exemple, celui qui va le moins vous surprendre : l’équipe de réception.
On dit souvent qu’un PMS doit faire gagner du temps aux réceptionnistes, mais c’est presque un abus de langage.
→ Le PMS doit permettre aux réceptionnistes de se concentrer sur leur vrai métier : un métier centré sur les clients et non pas sur des tâches administratives rébarbatives et répétitives.
Le PMS ne doit pas être le logiciel qui pompe tout le temps des réceptionnistes, il doit au contraire être l’outil qui les libère des tâches à faible valeur ajoutée.
En résumé, ce que le PMS doit leur apporter :
- Meilleure connaissance de la clientèle.
- Plus de temps passé sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- Augmentation de la qualité des échanges (moins d’échanges administratifs = plus de relation client).
À retenir : partez toujours des utilisateurs !
Ce qu’il faut retenir de ces exemples ?
Tout simplement que le choix d’un bon PMS pour votre hôtel va beaucoup dépendre de ses utilisateurs.
Qui aura accès au PMS ? Qui l’utilisera au quotidien ? Qui devra avoir un accès aux données ? Qui l’utilisera pour prendre des décisions stratégiques ? Qui sera concerné par tel ou tel module ?
C’est en répondant à ces questions que vous trouverez le PMS qui sera vraiment l’allié de tous les collaborateurs et prestataires de votre hôtel.
Conclusion
Considérez votre PMS comme un partenaire qui doit pouvoir s’adapter à chaque poste ou pôle de l’hôtel.
En comprenant les avantages spécifiques liés à chaque métier, vous pouvez maximiser l’utilisation et donc la rentabilité du logiciel.
N’est-ce pas exactement ce qu’on souhaite quand on investit dans un outil ? Qu’il soit exploité au maximum par l’équipe ?
Si c’est votre cas, vous savez ce qu’il vous reste à faire !
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