Qu’est-ce que la comptabilité hôtelière ?
La comptabilité hôtelière est le processus d’enregistrement et de conservation des documents financiers et des résultats de votre entreprise hôtelière. Une bonne comptabilité permet à la direction et aux autres parties prenantes de comprendre facilement les finances de l’hôtel et de prendre des décisions en connaissance de cause.
La comptabilité peut également consister à corriger les résultats négatifs et à donner des conseils sur les plans financiers de l’hôtel.
Sans une comptabilité de qualité, il sera très difficile pour votre hôtel de mettre en place une stratégie de gestion des revenus réussie ou une activité durable.
Dans ce blog, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité des hôtels.
Contenu
Quels sont les types de comptes d’hôtel ?
En règle générale, un hôtel tient trois types de comptes, ou grands livres. Il s’agit de :
- Comptes clients : enregistrement des transactions qui ont lieu entre un client et votre hôtel. Par exemple, lorsque le client commande un service de chambre.
- Comptes hors clients : transactions entre votre hôtel et d’autres parties, telles que les fournisseurs.
- Comptes de gestion : rapport indiquant aux directeurs, aux propriétaires et aux parties prenantes l’état de santé général de l’hôtel, généralement sur une base trimestrielle ou bimestrielle. Vous pouvez l’utiliser pour créer un certain nombre d’états financiers importants qui vous aideront à gérer vos opérations.
Bien entendu, au sein de ces trois catégories peut figurer toute une série de registres et de mesures différents qui sont tenus.
Par exemple, votre hôtel peut utiliser différents grands livres pour les ventes du bar, les ventes du restaurant, le service en chambre, la location de chambres, la location d’équipements, etc. Cela permet d’établir des rapports plus précis et d’avoir une meilleure visibilité lors de l’évaluation des performances.
Qu’est-ce que le plan comptable hôtelier ?
Le plan comptable énumère les comptes financiers établis pour votre hôtel. Il s’agit d’un moyen de documenter les registres que vous conservez et suivez pour assurer la bonne santé de votre entreprise.
Le plan comptable comprend généralement les éléments suivants :
- Recettes/revenus : argent provenant des services que vous proposez (par exemple, les réservations de chambres).
- Dépenses : argent sortant destiné à payer l’entretien et la maintenance de votre établissement et de vos services (par exemple, les salaires du personnel).
- Actifs : ce que vous possédez ou gérez et qui vous assure des revenus futurs (par exemple, vos équipements).
- Passif : ce qui implique des dépenses (par exemple, les fournisseurs).
- Fonds propres : essentiellement la valeur de votre entreprise.
Ce plan ne dicte en aucun cas la manière dont vous devez gérer votre hôtel. Votre plan comptable dépendra toujours des spécificités de votre entreprise et de vos priorités, mais ces indicateurs constituent un bon point de départ.
Mais vous verrez que pour chacun des comptes énumérés ci-dessus, vous pouvez conserver un plan comptable distinct afin de gagner en clarté et d’entrer plus facilement dans les détails des performances de votre hôtel.
Pourquoi la comptabilité hôtelière est-elle si importante ?
La comptabilité hôtelière est extrêmement importante pour comprendre l’état de santé général et la trajectoire des finances de votre hôtel. Elle vous permet de mieux comprendre vos revenus et votre rentabilité, ainsi que tous les facteurs financiers qui influencent les opérations de votre établissement. Qu’il s’agisse du budget, des prévisions, ou de la planification des coûts, la comptabilité permet d’être beaucoup plus efficace.
Sans une comptabilité hôtelière rigoureuse, vous ne saurez pas combien d’argent entre et sort, où vous dépensez trop et quelles sont les opportunités que vous n’exploitez pas.
En résumé, sans comptabilité adéquate, vous risquez d’enfermer votre hôtel dans un cycle d’endettement, lui permettant à peine de garder la tête hors de l’eau. Pire encore, l’entreprise pourrait faire faillite sans que vous vous en rendiez compte, jusqu’à ce qu’il soit trop tard.
Sachant que le chiffre d’affaires des hôtels aux États-Unis devrait atteindre 408,80 milliards de dollars en 2023, la comptabilité est essentielle pour minimiser les pertes de revenus et maximiser les profits.
Comment gérer la comptabilité dans l’industrie hôtelière ?
La comptabilité hôtelière doit impérativement tenir compte de certains aspects. Pour que votre établissement fonctionne sans heurts d’un mois ou d’une année à l’autre, vos finances doivent être en ordre.
Une comptabilité bien tenue implique de :
- Tenir un bilan à jour : ce bilan décrit l’actif, le passif et les capitaux propres de votre établissement à un moment donné.
- Utiliser le compte de résultat : il est essentiel de savoir si vous perdez ou gagnez de l’argent, et dans quelle mesure, afin de pouvoir procéder à des ajustements stratégiques.
- Utiliser les rapports sur les flux de trésorerie : les flux de trésorerie sont essentiels pour vous assurer que vous ne vous endettez pas de manière excessive. Vos revenus et vos dépenses doivent être synchronisés, sinon vous risquez de compromettre certaines parties de votre entreprise.
- Fournir au personnel une formation avancée : l’idéal est de disposer d’un service de comptabilité interne, auquel cas vous devez vous assurer que le personnel est suffisamment qualifié et qu’il utilise les meilleurs logiciels disponibles. Sinon, vous pouvez confier votre comptabilité à une équipe de professionnels dans le domaine.
- Mettre en œuvre une stratégie efficace de gestion des revenus : le suivi des principaux indicateurs clés de performance et des mesures contribuera à votre performance globale et rendra la comptabilité beaucoup moins stressante.
- Utiliser un logiciel pour gérer la comptabilité : un logiciel de comptabilité automatisé peut faciliter le travail de chacun. Il permet de gagner du temps, de fournir des données plus précises et de rendre les informations plus compréhensibles.
Tout cela en gardant à l’esprit que certains aspects de la comptabilité dans l’industrie hôtelière sont tout à fait uniques par rapport à d’autres secteurs (nous y reviendrons plus tard).
Quelle est l’importance d’un protocole de comptabilité dans mon hôtel ?
Il est très important d’établir un protocole de comptabilité dans votre hôtel. En mettant en place un processus prévoyant des analyses et des rapports réguliers, vous serez en mesure de vous faire une idée plus précise de la situation financière de votre hôtel.
Les principales procédures de comptabilité des hôtels
Lorsque vous commencez à travailler avec un comptable ou avec votre équipe financière interne, vous devez vous fixer quelques objectifs clés :
- Combien de comptes et de registres voulez-vous gérer ?
- Quelles sont les données que vous souhaitez suivre ?
- Comment voulez-vous que les données soient enregistrées ?
- Quels rapports utiliser ?
- À quelle fréquence les rapports doivent-ils être établis ?
- Quels objectifs souhaitez-vous contrôler ?
Le fait de rassembler ces étapes et de les documenter contribuera à en faire une procédure opérationnelle standard au sein de votre entreprise et, en fin de compte, à accroître vos chances de réussite.
Les postes et les rôles courants en comptabilité hôtelière
Comme nous l’avons mentionné, la comptabilité des hôtels est souvent unique et variée, car les hôtels peuvent avoir de nombreux services différents avec des comptes différents et des transactions différentes.
Tous ces éléments peuvent avoir un impact sur la comptabilité, notamment les suivants :
- Audit de nuit : le travail de l’auditeur de nuit consiste à s’assurer que chaque nouvelle journée commence sans encombre, avec une transition précise des faits et des chiffres de la journée précédente. Il s’agit notamment de fournir un rapport à un comptable pour qu’il l’examine et s’assure que tout est correct.
- Gestion des ventes : il est évident que le nombre de réservations de chambres et la manière dont elles sont vendues ont un impact sur les recettes et les transactions. Si les chambres sont survendues et qu’il y a des doubles réservations et des annulations, cela a un impact négatif sur les recettes.
- Gestion des revenus : avec les forfaits, les promotions, les extras, les suppléments et une myriade de types de chambres, le prix des chambres peut être extrêmement variable. Optimiser la valeur de chaque chambre et de chaque client influencera en fin de compte les comptes de l’hôtel.
- Personnel de première ligne : qu’il s’agisse du personnel de la réception, du bar, du restaurant ou d’autres services, il est important que toutes les transactions soient comptabilisées et que les erreurs soient réduites au minimum.
- Nettoyage et entretien : le respect d’un calendrier serré, le maintien d’une qualité de travail élevée et l’exécution efficace des tâches sont essentiels non seulement pour la rentabilité, mais aussi pour l’expérience des clients et le résultat net.
- Personnel de service : des tâches telles que le traitement des salaires et l’établissement des listes de personnel doivent être effectuées avec précision et efficacité afin de s’assurer que l’argent ne passe pas entre les mailles du filet.
Il y a aussi la comptabilité elle-même, dont nous avons parlé, pour laquelle des rapports financiers, des budgets et des prévisions adéquats sont essentiels.
L’intérêt des logiciels de comptabilité hôtelière
La bonne nouvelle, c’est qu’un logiciel de comptabilité hôtelière peut simplifier considérablement tout ce que nous avons évoqué jusqu’à présent.
Les logiciels en ligne ont eu un impact considérable sur l’industrie hôtelière à tous points de vue : ils permettent notamment de vendre plus de chambres dans plus d’endroits, de gérer plus facilement les réservations et les recettes, d’accroître l’efficacité, d’augmenter les bénéfices et d’améliorer l’expérience des clients.
La comptabilité hôtelière ne fait pas exception. Il existe de nombreux logiciels sur le marché qui permettent aux hôteliers de gérer leurs comptes, sans qu’ils aient besoin d’être eux-mêmes comptables ou spécialistes des données.
Quels sont les principaux avantages de l’utilisation d’un système de comptabilité hôtelière ?
Les avantages de l’utilisation d’un système de comptabilité hôtelière recoupent souvent les avantages de l’utilisation de n’importe quel système de gestion hôtelière automatisé. Il vous permet de :
- Gagner du temps sur les tâches manuelles (finies les feuilles de calcul fastidieuses)
- Rassembler les données fragmentées en un seul endroit facile à gérer
- Rationaliser la collecte des données et les rendre plus digestes
- Générer des rapports presque instantanément
- Rendre les rapports plus précis
- Améliorer votre capacité à prendre des décisions en temps réel avec des résultats plus rapides
- Mieux contrôler votre entreprise et bénéficier d’une plus grande flexibilité
En travaillant plus rapidement et plus précisément qu’un être humain, les logiciels vous permettent de vous concentrer sur la stratégie au lieu de vous perdre dans les petits détails. Ces derniers sont importants, mais les logiciels les rendent immédiatement accessibles et les affichent de manière à ce qu’ils soient faciles à comprendre et à rapprocher.
Les types de logiciels de comptabilité hôtelière
Concernant les types de logiciels à utiliser pour la comptabilité, il est très recommandé d’opter pour des logiciels en ligne ou basés sur le cloud, qui ne fonctionnent qu’avec une connexion internet.
Cela permet de synchroniser en permanence vos données et de les tenir à jour, sans oublier d’en assurer l’exactitude. Ils permettent également de travailler à distance, plutôt que d’être enchaîné à un bureau ou enfermé dans un bureau. Pour autant que vous disposiez d’un ordinateur portable ou d’un appareil mobile et d’une connexion internet stable, vous devriez pouvoir gérer votre comptabilité de n’importe où.
Les logiciels de comptabilité hôtelière les plus courants sont les suivants :
- Freshbooks : logiciel de comptabilité pour les petites et moyennes entreprises, y compris les hôtels.
- QuickBooks : QuickBooks est doté de nombreuses fonctions intelligentes, d’un taux de satisfaction élevé et de plans tarifaires flexibles.
- Sage Business Cloud Accounting : Sage utilise l’IA et dispose d’un haut niveau d’interactivité permettant aux hôteliers de gérer leur fonction comptable en temps réel.
- Xero : Xero est très connu et largement utilisé par les petites entreprises dans de nombreux secteurs, y compris celui de l’hôtellerie.
- M3 : M3 est un logiciel de comptabilité spécialement conçu pour les hôteliers, ce qui en fait une option intéressante.
Comment faire son choix ?
Quel est le meilleur logiciel de comptabilité hôtelière ?
Lorsqu’il s’agit de choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour votre hôtel, il est toujours bon d’étudier plusieurs options. Dressez une liste des fournisseurs potentiels afin de pouvoir comparer les caractéristiques, les modèles de tarification et la manière dont chaque produit correspond à vos préférences.
Vous voulez un logiciel de comptabilité basique très facile à utiliser ? Ou souhaitez-vous un logiciel plus performant capable de simplifier les tâches complexes ? Combien êtes-vous prêt à dépenser et quel retour sur investissement considéreriez-vous comme satisfaisant ? Il y a beaucoup de questions à se poser avant de prendre une décision d’achat.
Consulter les avis et les agrégateurs peut certainement s’avérer utile. L’un des sites les plus fiables en matière de sélection de logiciels hôteliers est HotelTechReport. Il recueille des centaines d’avis pour des dizaines de fournisseurs et est régulièrement mis à jour pour refléter les données les plus récentes. Parmi les autres sources permettant de consulter les avis et de comparer les fournisseurs, citons Software Advice et Capterra.
Si vous fondez votre décision sur les données de HotelTechReport, qui a interrogé plus de 600 hôteliers, le meilleur logiciel de comptabilité hôtelière est le suivant :
- Meilleur score HotelTech : M3
- Le plus recommandé : M3
- Pour les hôtels de luxe : Aptech Computer Systems Inc
Vous constaterez qu’il existe un certain nombre de catégories différentes, notamment des types de biens, des tailles et des emplacements différents. M3 et Aptech sont les deux fournisseurs qui reviennent le plus souvent en tête de liste.
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Si nous ne pouvons pas nous charger de la comptabilité de votre hôtel à votre place, nous pouvons en revanche améliorer l’aspect de vos rapports financiers à long terme.
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